Varför ISO 9001?

Tina Bohlin, SIS projektledare för den svenska spegelkommittén för ISO 9001-arbetet, svarar på några vanliga frågor.

Hur sparar organisationen pengar genom att använda ISO 9001?

Ett fungerande kvalitetsledningssystem ger förutsättningar att effektivisera verksamheten och stärka upp processerna (aktivitetsflödena) i organisationen, oavsett om det gäller tillverkande industri eller tjänsteorganisationer. Besparingar finns att hämta i produktionen/utförande av tjänsten, men även i andra processer som är relaterade till medarbetare, leverantörer och kunder.

Kvalitetsbristkostnader kan uppgå till hela 10-30 procent av den totala omsättningen. Ofta är denna siffra högre för tjänsteföretag än för tillverkande företag. Ett ledningssystem baserat på ISO 9001 är en god investering, men för att säkerställa maximal effekt krävs god anpassning till den egna organisationen. Det är inte ovanligt att man kan hämta in stora delar av investeringen på bara ett par år.

Vad är det viktigaste för att ett ISO 9001-projekt ska lyckas?

Ledningens stöd och engagemang är en förutsättning för att få ut maximalt av ledningssystemet. Informera – Entusiasmera – Engagera genom att göra medarbetarna delaktiga i kvalitets-/förbättringsarbetet.

Tinas tips för att lyckas:

  • Forma ledningssystemet efter organisationens arbetssätt, kultur, kunder och andra relevanta intressenter.
  • Tillsätt tillräckligt med resurser så att man har möjlighet att skapa ett riktigt bra och verksamhetsanpassat ledningssystem.
  • Se till kundnyttan och koppla detta till hur man arbetar både internt och externt.
  • Identifiera möjliga kostnadsbesparingar och uppmuntra till förbättringsinitiativ.
  • Att införa ett kvalitetsledningssystem är inte en engångshändelse, det handlar om att skapa en kvalitetskultur med delaktiga medarbetare. Då uppnås verklig nytta och utväxling.

Hur ser certifieringsprocessen för ISO 9001 ut?

När organisationens ledningssystem uppfyller kraven i ISO 9001 anlitar organisationen en extern oberoende part – ett så kallat ackrediterat certifieringsbolag – för att göra en revision och för att kontrollera att kraven verkligen är uppfyllda. Därefter kan certifieringsbolaget utfärda ett certifikat.

Vilka fördelar finns det med certifiering?

Förutom de positiva effekterna av ett fungerande kvalitetsledningssystem såsom effektivisering, kostnadsbesparingar och ökad lönsamhet, drar organisationen även nytta av en ISO 9001-certifiering i form av stärkt varumärke med många gånger nöjdare medarbetare och kunder som följd. Det är helt enkelt många gånger konkurrensstärkande och ökar organisationens förtroendekapital. ISO 9001 används mer och mer i upphandlingsförfaranden.

Hur lång tid tar det att bli 9001-certifierad?

Det tar olika tid för olika organisationer och beroende på flera faktorer, till exempel:

  • Hur ser organisationen ut, storlek, omfattning, bransch?
  • Finns det ett befintligt ledningssystem, och hur ser det i så fall ut?
  • Vilka huvud- och stödprocesser ska identifieras? Hur komplicerade är dessa?
  • Vilken nivå ligger ledningens engagemang på och vilka resurser finns tillgängliga?
  • Är certifiering kund- eller organisationsdriven, dvs. vad är incitamentet och tidsramen?

En organisation bör kalkylera med ca. 9-12 månader, beroende på resursinsats. Detta kan stärkas upp med t.ex. hjälp av extern utbildning och eventuell konsulthjälp. Det är viktigt att poängtera att effekten av kvalitetsledningssystemet ska vara bestående, och att organisationen ser det som en del av dess hållbara affärsutveckling. Det är många som behöver anpassa sig och vänja sig, såväl ledning, mellanchefer och personal som kunder och leverantörer. Det finns en styrka i synergieffekterna av ett effektivt kvalitetsledningssystem.


Case: Västervik har ISO 9001-certifierat hela kommunen

Västervik har fått ett kvitto på sitt arbete. Nu är de certifierade mot ISO 9001 som för två år sedan implementerades i kommunens alla verksamheter. - Det blir lättare att uppfylla krav och nå de mål och uppdrag som finns genom systematiken i systemet, säger kommundirektör Anders Björlin.

Grunderna i kvalitetsledning enligt ISO 9001:2015

Utbildningen ger dig en introduktion till kvalitetsledning och förklarar nyttan med ett kvalitetsledningssystem. Genomgången av fokusområden i ISO 9001 gör att du får förståelse för innehållet i standarden och insikt om vad den innebär i praktiken.

Forumet för tolkning

Tolkningsgruppen för ISO 9001 kan hjälpa dig att förtydliga och förklara innebörden i kraven och klargöra formuleringarna i standarden.

Standardpodden

I första avsnittet av standardpodden intervjuas Tina Bohlin, kvalitetsexpert, om övergången till nya ISO 9001.

#1 På djupet i nya ISO 9001 med Tina Bohlin

Lyssna på alla avsnitt här!