6. Planering

Fråga:
Definition av bindande krav
Har begreppet “bindande krav” samma innebörd som den tidigare frasen “legala och andra krav”?

Svar finns i avsnitt 3

 

Fråga:
Definition av "risk och möjlighet"
ISO 14001:2015 tycks vara tvetydigt vad gäller om termen “risk” bara har en negativ innebörd eller kan ha både negativ och positiv innebörd. Definitionen av “risk” (3.2.10) slår fast att risk kan vara positiv eller negativ medan definitionen av “risker och möjligheter” (3.2.11) indikerar att risker alltid är negativa och möjligheter alltid positiva. Kan en organisation bestämma själv om man vill använda termen “risk” i sitt miljöledningssystem som enbart ett negativt koncept eller både som negativt och positivt koncept?

Svar finns i avsnitt 3

 

Fråga:
Förebyggande underhåll
Vid några tillfällen har revisorer tagit upp förebyggande underhåll (FU) vid revision av miljöledningssystem. Först var jag lite undrande eftersom jag inte själv sett sambandet med t.ex. miljöaspekter, men insåg snart att oönskad miljöpåverkan mycket väl kan bli resultatet av bristande underhåll. Det är därför bra att revisorer lyfter denna frågeställning. Vad jag minns så resulterade diskussionerna dock aldrig i avvikelser mot ISO 14001 (däremot mot ISO 9001 och ISO 22000 vid några tillfällen). Det är därför fortfarande oklart för mig mot vilket eller vilka krav i ISO 14001 som man kan skriva avvikelser."

Svar finns i avsnitt 5

 

Fråga:
Avgränsning av legala krav 1
Finns det någon tydlig skiljelinje vid certifiering av ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 avseende frågor som reglerar naturmiljön respektive arbetsmiljön.

I samband med certifieringsrevision har ett företag fått en avvikelse för att det saknas dokumentation över Arbetsmiljöverkets föreskrifter som har bäring på yttre miljö, exempelvis AFS 2008:13 Skyltar och signaler, AFS 2006:5 Daglig tillsyn av truck, AFS 2006:5 Buller, AFS 2006:4 Användning av arbetsutrustning m.m. Enligt företaget finns det ingen koppling av de exemplifierade författningarna till någon av företagets identifierade miljöaspekter.

Svar:
Om det kan säkerställas att ingen koppling finns mellan t.ex. arbetsmiljöföreskrifterna och företagets miljöaspekter så behöver dessa föreskrifter inte ingå i miljöledningssystemet.

Ytterligare kommenterar:
Enligt ISO 14001:2015 (avsnitt 6.1.3 ”Bindande krav”) ska organisationen fastställa och ha tillgång till de bindande krav som rör dess miljöaspekter”. Däremot kan ju revisorn granska identifieringen av miljöaspekter och komma fram till att den är bristfällig och att exempelvis buller från fordon borde vara med som en miljöaspekt och då även de legala kraven kopplat till detta.

Kraven i standarden innebär att ett företag ska dokumentera alla miljöaspekter som har identifierats och som den kan ”styra och påverka”. Den miljöpåverkan som miljöaspekten kan ge upphov till ska framgå av förteckningen. De legala kraven ska kopplas till respektive miljöaspekt, exempelvis att kontrollera att en transportör har tillstånd för transport av farligt avfall.

Organisationen ”ska fastställa och ha tillgång till de bindande krav som rör dess miljöaspekter, fastställa hur dessa krav är tillämpliga på organisationen, samt ta hänsyn till dessa bindande krav när miljöledningssystemet upprättas, införs, underhålls och ständigt förbättras”. Enligt avsnitt 6.1.2 ska det finnas en förteckning över miljöaspekter och åtföljande miljöpåverkan.

Det är dock inget fel att, om det är ändamålsenligt för organisationen, i samma förteckning hålla reda på andra legala krav som är viktiga i verksamheten. Sådana legala krav faller dock utanför certifieringen av miljöledningssystemet. Självfallet ska alla legala krav efterlevas, oavsett om det hanteras inom miljöledningssystemet eller inte.

 

Fråga:
Handlingsplan
Ska en handlingsplan upprättas med åtgärder för varje miljömål?

Svar:
Ja, organisationen skall för varje miljömål ha en plan i syfte att nå målet. Planeringen innefattar vad som ska göras, nödvändiga resurser, ansvarsfördelning, tidsplanering samt hur resultaten skall utvärderas med hjälp av lämpliga indikatorer. Organisationen ska dessutom beakta hur planen kan integreras i dess verksamhetsprocesser.

 

Fråga:
Miljömål och legala krav
Kan miljömål införas för att uppfylla legala krav, eller bör sådana krav hanteras genom att införa erforderlig verksamhetsstyrning?

Svar:
Nej, att uppfylla bindande krav är grunden för att uppfylla standarden.

Bindande krav (både legala och andra typer av krav) skall uppfyllas, vilket vanligen säkras med väl utformad verksamhetsstyrning. Det kan t ex genomföras med hjälp av lämpliga processer med tillhörande kriterier, eller tydliga rutiner, som säkerställer att kraven uppnås. Miljömål kan dock användas för att uppnå framtida förutsägbara bindande krav.

Miljömål ska leda till förbättringar och syftar ofta till att nå bättre nivåer än vad lagstiftningen kräver. Miljömål kan också vara inriktade mot miljöaspekter som inte direkt/tydligt styrs av lagstiftning.



Fråga:
Avgränsning av legala krav 2
Avgränsningen av de legala krav för vilka lagefterlevnad behöver kontrolleras kan vara svår att göra när det gäller svensk ramlagstiftning, exempelvis i form av Miljöbalkens Hänsynsregler (2 kap.). De är av generell karaktär och kan vara svåra att hänföra till en specifik miljöaspekt. För våra fabriker som är tillståndspliktiga är frågan mindre komplicerad, eftersom det ingår som ett krav i den årliga miljörapporten att redovisa hur hänsynsreglerna följs. Normalt ger sedan tillsynsmyndigheten ett kvitto på redovisningen som sedan kan användas som efterlevnadskontroll enligt standardens paragraf 9.1.2. Men hur gör man för icke-tillståndspliktiga verksamheter?

Svar:
Organisationen skall identifiera de bindande krav som rör miljöaspekterna och klargöra hur de är tillämpliga på verksamheten. När det gäller Hänsynsreglerna i Miljöbalken bör det noteras att de är generella och i princip gäller alla typer av verksamheter. Därmed bör även icke-tillståndspliktiga verksamheter dokumentera dessa som bindande krav och följa upp efterlevnad, vilket exempelvis innefattar krav som rör tillräcklig kunskap, god riskhantering, teknikval, inköp av kemiska produkter, samt hushållning med resurser där det anses tillämpligt.

 

Fråga:
Hantering av legala krav
En verksamhet har klargjort tillämpliga lagar, inkl förordningar, föreskrifter mm och kollat hur verksamheten berörs av innehållet. Är det vid bedömningen av hur verksamheten berörs ett krav i standarden att varje lag, förordning, föreskrift mm ska brytas ner i delar (som dokumenteras) för att exakt kunna avgöra den exakta beröringen av varje enskild del i lagen, förordningen föreskriften mm? Om verksamheten berörs av t ex 23 lagar mm så kommer nedbrytningen kanske omfatta 3-400 smådelar som ska dokumenteras i lagförteckningen och där varje liten del ska värderas? (4.3.2 Lagar och andra krav 4.3.2) 

Svar:
ISO 14001:2015 anger att verksamheten ”ska fastställa och ha tillgång till de bindande krav som rör dess miljöaspekter, fastställa hur dessa krav är tillämpliga på organisationen samt ta hänsyn till dessa bindande krav".

De bindande kraven kan exempelvis utgöras av tillståndsbeslut, villkor i tillståndsbeslut, olika legala krav inom miljömrådet (både nationella och internationella), men också av kundkrav, frivilliga åtaganden, krav från moderbolaget/koncernen och mycket annat.

Ett exempel kan klargöra kravet:
Årsredovisningslagen är en omfattande lag som anger vad en årsredovisning ska innehålla. Men det är bara två bindande krav som kan vara relevanta för ett miljöledningssystem:

  • För det första ska årsredovisningsskyldiga företag lämna relevanta hållbarhetsupplysningar (6 kap 1§ årsredovisningslagen, 1995:1554)
  • För det andra ska större årsredovisningsskyldiga företag årligen utarbeta en hållbarhetsrapport (6 kap 10-14 §§ årsredovisningslagen, 1995:1554).

Med hänsyn till att lagar har en tendens att ändras, kan det vara praktiskt att behöver man hålla reda på var de aktuella kraven kommer ifrån för att efterhand kunna göra erforderliga konsekvensändringar.

 

Fråga:
Risker och möjligheter
Är det ett krav att organisationen identifierar åtminstone en risk eller möjlighet att hantera inom sitt miljöledningssystem?

Svar:
Även om det inte finns uttryckliga krav i ISO 14001:2015, kapitel 6.1, på att en eller flera risker eller möjligheter ska identifieras av organisationen, finns det en förväntan på att så sker.

Det är meningen att organisationen ska avgöra vilka risker och möjligheter som är viktiga att hantera (som har betydelse för uppfyllelse av miljöledningssystemets syfte), för att säkerställa att miljöledningsarbetet kan uppnå avsedda resultat och för att uppnå ständig förbättring.

 


Fråga:
Livscykelanalys
Kräver ISO 14001:2015 att livscykelanalyser genomförs (eller används) för att uppfylla kraven rörande livscykelperspektiv?"

Svar:
Nej, ISO 14001:2015 använder begreppet ”livscykelperspektiv”, vilket i kravtexten finns i avsnitt 6.1.2 om miljöaspekter samt 8.1 om planering och styrning av verksamheten. I appendix (A.6.1.2 Miljöaspekter) klargörs att det är tillräckligt att noggrant överväga de livscykelstadier organisationen kan styra eller påverka. Det står uttryckligen att en detaljerad livscykelanalys inte krävs. Texten i A.8.1 tillför inget av relevans, utan hänvisar till A.6.1.2 avseende livscykelperspektiv.

Även om det inte krävs en livscykelanalys, bör det nämnas att väl genomförda livscykelanalyser av produkter eller tjänster, innehåller mycket relevant information som man kan dra nytta av i miljöledningsarbetet.

 

Fråga:
Livscykelperspektiv
Kräver ISO 14001:2015 att organisationen skall tillämpa ett livscykelperspektiv när den avgör vilka miljöaspekter som är betydande, d.v.s. genom de kriterier som används i denna värderingsprocess?

Svar:
Nej, standarden kräver inte att man beaktar ett livscykelperspektiv när man värderar miljöaspekter (vid avgörandet om miljöaspekter är betydande eller inte), men däremot krävs att ett livscykelperspektiv används det tidigare skedet när man identifierar samtliga sina miljöaspekter.

 

Fråga:
Risker och möjligheter
I avsnitt 6.1.4 A(3), för vilka ”risker och möjligheter” behöver en organisation planera åtgärder för att hantera?

Svar:
En organisation behöver inte planera åtgärder för att hantera alla risker och möjligheter, utan bara de som man avgjort att de behöver hanteras och dessa beslut vilket kommer från kraven i avsnitt 6.1.1. En organisation har auktoritet och yttersta ansvar för att bestämma hur den uppfyller kraven i ISO 14001, inklusive avgörande av vilka risker och möjligheter som behöver hanteras.

 

Fråga:
Miljörisker och miljöaspekter (6.1 & 6.1.2)
Ska samma nödlägen, dvs miljörisker, finnas listade både i miljöriskdokumentet och i miljöaspektregistret? Räcker det inte att de är identifierade i en lista?


Måste en risk, t.ex. en brand delas upp i brand-släckvatten, brand-luftföroreningar, brand-förbrukade resurser, brand-aska, eller räcker det att skriva brand med tillhörande förklaring av ovanstående listade miljöpåverkansområden?

Svar:
Standarden beskriver inte hur och vilken detalj miljöaspekter, potentiella nödlägen och andra risker & möjligheter skall finnas dokumenterade. Vid identifiering av t.ex. brand som nödläge räcker det då med att förklara vilken miljöpåverkan branden kan orsaka.

Beroende på hur organisationen värderar och dokumenterar miljöaspekter finns det olika förutsättningar för samordning av olika typer av "register". En miljöaspekt kan generellt generera både risk och möjlighet, dock kan det finnas ett behov av att beakta både sannolikhet och konsekvens av efterföljande miljöpåverkan (potentiell miljöpåverkan). Angående olika typer av risk-register kan det finnas ett värde i att beakta både ett inifrån-och-ut perspektiv (t.ex. nödlägen) samt ett utifrån-och-in perspektiv (t.ex. risker för att organisationen och dess ledningssystem inte fungerar som det var tänkt).


Utbildningar inom miljöledning ISO 14001

Ett finger som pekar på en bubbla bland grönska

SIS erbjuder utbildningar om våra mest sålda standarder inom miljöledning så att du kan utveckla din verksamhet och din egen kompetens.

Kunskapstjänsten SIS Perspektiv

Detta är tjänsten för dig som arbetar med ledningssystem och verksamhetsutveckling till vardags i ditt yrkesliv.

SIS Perspektiv består av en webbtjänst och en tidning som tillsammans innehåller samlad kunskap för att hjälpa dig tolka, jämföra och tillämpa olika ledningssystemstandarder.