4. Organisationens förutsättningar

 

 


Fråga:
Tolkning av avsnitt 4.4 Miljöledningssystem
Hur ska vi tolka 4.4 Miljöledningssystem "... inklusive nödvändiga processer och deras samverkan"?
Behöver vi ett IT-verktyg för att dabas-lagra, rita, få klickbarhet, lagra samband mellan aktiviteterna i verksamhetens processer?

Svar:
Nej, att ha IT-stöd för miljöledningssystemets dokumentation och processer är inte ett krav i standarden. IT-stöd underlättar emellertid att tillgängliggöra processer och rutiner samt skapa en överblick och förståelse för samband mellan aktiviteter och processer. Att ha ett ledningssystem som beskriver organisationens totala arbetssätt, där miljöledningssystemet är en integrerad del, ger ett bra stöd för ett effektivt arbetssätt. Definitionen av process i ISO 14001 är väldigt generell.

 

Fråga:
Att bestämma miljöledningssystemets omfattning
Frågan handlar om definitionen av miljöledningssystemets omfattning. Tidigare hade användaren definierat miljöledningssystemets omfattning som hela koncernen som organisation, inklusive dotterbolag. Frågan är om skrivningarna i den nya standarden (ISO 14001: 2015) behöver vara mer utförliga än tidigare.

Nuvarande beskrivning kring organisationens miljöledningssystem omfattning lyder:
”X miljöledningssystem omfattar verksamheten i hela X inklusive dotterbolag, men exklusive intressebolag*. Miljöledningssystemet omfattar även X:s produkter och tjänster samt de krav som X ställer på sina leverantörer och hanterar såväl externa som interna miljöfrågor, våra bindande krav samt intressenters väsentliga krav.”
* = Bolag där X inte har majoritetsägarskap i - alltså reducerad möjlighet att påverka fullt ut"

Svar:
Frågeställarens nuvarande beskrivning av omfattning är tillräckligt utförlig. Det som är nytt i 2015 års version är framför allt att den dokumenterade beskrivningen av omfattningen ska göras tillgänglig för intressenter (både interna och externa). De eventuella delar av organisationen som inte omfattas av miljöledningssystem ska anges.

För organisationer vars ledningssystem endast omfattar delar av organisationens verksamhet ställer dock ISO 14001:2015 tydligare krav på beskrivningen av ledningssystemets omfattning inklusive avgränsning. Framförallt måste man beakta vad som sägs i bilagan till standarden: "Bestämningen av omfattningen bör inte användas för att undanta aktiviteter, produkter, tjänster eller anläggningar, som har, eller kan ha, betydande miljöaspekter, eller för att undvika bindande krav".

 

Fråga:
Miljöledningssystemets omfattning
Vad innebär det ”att bestämma miljöledningssystemets omfattning”?

Svar:
Att bestämma miljöledningssystemens omfattning innebär att klarlägga om systemet omfattar delar av eller hela verksamheten. Detta betyder till exempel vilka organisatoriska enheter som ingår (säljavdelning, distributionsbolag etc.) eller vilka geografiska områden som omfattas. Enligt standarden finns inget explicit krav att ange vad som inte omfattas, men en organisation kan göra det om den skulle vilja för ökad tydlighet.

En organisation har frihet och flexibilitet att bestämma sina gränser. Den kan välja att införa miljöledningssystemet i hela organisationen, eller i bara en eller flera specifika delar av organisationen, under förutsättning att den högsta ledningen för dessa delar har befogenhet att upprätta ett miljöledningssystem.

När omfattningen bestäms beror miljöledningssystemets trovärdighet på vilka gränser organisationen väljer att tillämpa. Organisationen tar hänsyn till omfattningen av den styrning eller påverkan den kan utöva över aktiviteter, produkter och tjänster, under beaktande av ett livscykelperspektiv.

När omfattningen bestäms bör organisationen överväga var inom verksamheten som miljöaspekterna uppkommer och om någon implikation finns i relation till kommunikationen av sitt miljöledningssystem. 


Utbildningar inom miljöledning ISO 14001

Ett finger som pekar på en bubbla bland grönska

SIS erbjuder utbildningar om våra mest sålda standarder inom miljöledning så att du kan utveckla din verksamhet och din egen kompetens.

Kunskapstjänsten SIS Perspektiv

Detta är tjänsten för dig som arbetar med ledningssystem och verksamhetsutveckling till vardags i ditt yrkesliv.

SIS Perspektiv består av en webbtjänst och en tidning som tillsammans innehåller samlad kunskap för att hjälpa dig tolka, jämföra och tillämpa olika ledningssystemstandarder.