Logga in

Frågor och svar om ISO 14001:2015

Här hittar du frågor och svar om förändringarna i ISO 14001:2015. Alla frågor och svar är framtagna och tolkade av arbetsgruppen (ISO/TC207/SC1/WG5). De referenser som anges här till HSL och Annex SL gäller den gemensamma struktur och text, gemensamma termer och definitioner som används i ledningssystemstandarder enligt Annex SL till ISO-direktiven del 1 2015 (6:e utgåvan).

1-8 Generella begrepp

9-13 Termer och definitioner

14-33 Avsnittsspecifika begrepp

 


 

Generella begrepp

1. Varför har en del av texten ändrats i Annex SL, som styr ISOs krav på ledningssystemstandarder, ändrats i ISO 14001:2015?
För att kunna lägga till särskilda krav för miljöledningssystemet till den gemensamma texten och ändå hålla fast vid de regler som styr användningen av Annex SL enades arbetsgrupppen om att använda en integrerad ansats för att införa särskilda krav för miljöledningssystem på ett flexibelt sätt, beroende på ämnet och i linje med arbetsgruppens arbetsformer. Ibland infogades krav i miljöledningssystemet i en separat mening eller strecksats; ibland infördes de i en gemensam mening eller strecksats.

De tillämpade principerna för arbetet med texten inkluderar:

  • Enkelt, tydligt och översättbart
  • Precist och utan upprepning
  • Flexibelt och användarvänligt
  • Kontrollerbart
  • Konsekvent med andra delar av standarder

I några fall har några ord i Annex SL ersatts av konsekvensskäl. Exempelvis för uttrycket ”planera, upprätta, införa, underhålla, styra, ständigt förbättra...” enades arbetsgruppen om att det var viktigt att använda uttrycket konsekvent men att det behövde justeras i vissa avsnitt för att korrekt tydliggöra den särskilda innebörden av avsnittet. Exempelvis används lydelsen ”upprätta, införa och underhålla processer” i 6.1.1, vilket skiljer sig från motsvarande uttryck i 8.1 Verksamhetsplanering och verksamhetsstyrning, där uttrycket ”upprätta, införa, styra och underhålla” används.

2. Vad hände med alla rutiner som krävdes i ISO 14001? [ISO14001:2004?]
ISO 14001:2015 undviker användning av termen rutin, därför att den har kommit att tillämpas felaktigt av många med innebörden dokumenterad rutin. Begreppet rutin har ersatts med begreppet process. Avsnitten 4.4 och 7.5.1 tydliggör att det är organisationen som avgör i vilken utsträckning rutiner och dokumenterad information behövs för att skapa tillit till att deras processer styrs, uppnår det önskade resultatet och genomförs som planerat.

3. Varför finns det inget avsnitt om hantering av förändring?
Arbetsgruppen enades om att inget eget avsnitt skulle läggas till om ”hantering av förändring”. Arbetsgruppens experter enades om att ”hantering av förändring” aktualiseras genom hela dokumentet och nämns i tillämpliga avsnitt. Arbetsgruppen enades också om att lägga till en förklarande text i bilagan, avsnitt A.1.

4. Varför använder ISO 14001 ibland begreppet ”effekt” och ibland ”påverkan”?
Arbetsgruppen enades om att ordet effekt i definitionen av risker och möjligheter täcker både effekter på organisationen och påverkan på miljön. Arbetsgruppen enades om att klargöra denna fråga genom en förklarande text i A.3 med innebörden att effekt används för att beskriva resultatet av en förändring i organisationen. Uttrycket miljöpåverkan hänvisar specifikt till en förändring i miljön.

5. Vilket är syftet med uttrycket ”förbättra miljöprestanda”?
Det underliggande syftet med uttrycket är att minska organisationens negativa miljöpåverkan (dvs minska resursanvändning, föroreningsutsläpp, avfall mm). I ISO 14031 refereras detta uttryck till ”operativ prestanda”. Arbetsgruppen vill behålla sambandet med Annex SL och ISO 14031 med avseende på förbättring av miljöledningssystemet, i konsekvens med sitt mandat, men i utvalda avsnitt betona betydelsen operativ prestanda. Arbetsgruppen enades om att använda uttrycket ”att förbättra miljöprestanda” för att tydliggöra tyngdpunkten.

6. Vilka är förväntningarna i avsnitten 4.1, 4.2 och 6.1?
Förväntan är inledningsvis en begreppsmässig förståelse, följd av en mer detaljerad genomgång. Exempelvis är förväntan i avsnitten 4.1 och 4.2 en begreppsmässig förståelse av frågorna och av krav från intressenter som är relevanta för organisationen. Avsikten med avsnitt 6.1 är att en detaljerad genomgång görs av betydande miljöaspekter (6.1.2) och bindande krav (6.1.3). Avsikten i avsnitt 6.1.1 är att skapa en förståelse för ”risker och möjligheter” som kan förknippas med andra frågor och krav (6.1.1) i konsekvens med ett ”riskbaserat angreppssätt”. Det finns inga krav eller förväntningar på en detaljerad riskbedömning.

7. Vilken är syftet med det nya uttrycket ”personer som utför arbete inom eller åt organisationen”?
Som beskrivits i vägledningen till standarden (ISO 14001:2015, avsnitt A3) innefattar uttrycket personer som arbetar för organisationen och sådana som arbetar på dess uppdrag och för vilka organisationen har ansvar (t ex entreprenörer). Den ersätter uttrycket ”personer som arbetar för organisationen eller på dess uppdrag” och 
”alla som arbetar för eller på uppdrag av organisationen”, som användes i den föregående utgåvan av denna standard. Syftet med denna nya term avviker inte från det i den föregående utgåvan.

8. Vad menas med uttrycket ”avsett resultat av miljöledningssystemet”?
Uttrycket ”avsett resultat” introduceras i standardens inledning (avsnitt 1, Omfattning). Ytterligare förklaring lämnas i standardens vägledning (ISO 14001:2015, avsnitt A.3). Uttrycket ”avsett resultat” anger vad organisationen avser att uppnå genom att införa miljöledningssystemet. De tre ”avsedda resultaten” som åtminstone bör uppnås innefattar att förbättra miljöprestandan, att uppfylla bindande krav och att uppnå miljömål. Organisationer kan ange ytterligare avsedda resultat för miljöledningssystemet. Som ett avsett resultat skulle en organisation exempelvis, i konsekvens med sitt engagemang för miljöskydd, kunna bestämma sig för att arbeta för hållbar utveckling.

 


 

Termer och definitioner

9. Hur har termer och definitioner ordnats i avsnitt 3?
Som framgår av ISO arbetsformer (ISO/IED, Del 2) har termer och definitioner ordnats efter begreppens hierarkiska ordning (återspeglar den ordning de introduceras i standarden). I ISO 14001:2015 har termerna grupperats efter huvudrubrikerna (Organisationens förutsättningar, Ledarskap, Planering etc). Arbetsgruppen enades vidare om att ordna termerna inom varje grupp så att (i) disciplin-specifika termer redovisas i följd efter sin generella form och så långt möjligt (ii) i den ordning de uppträder i texten. Arbetsgruppen har fört in en alfabetisk förteckning med korsreferens till numret på termerna, vilken kan modifieras så att de återspeglar alfabetisk ordning på ett annat språk.


10. Varför används begreppet ”bindande krav” i den engelska versionen av ISO 14001 medan begreppet ”legala krav och andra krav” används i vissa översatta versioner av standarden?
För att hantera en översättningsfråga i några språk kom arbetsgruppen överens om att i definitionen till ”bindande krav” (eng compliance obligation) lägga till som tillåten term ”legala krav och andra krav”. När nationella medlemmar, som är ansvariga för översättningen av ISO 14001:2015, förbereder översättningen kan de välja den term som bäst motsvarar innebörden av definitionen.


11. Finns det en skillnad mellan användningen av termen "compliance obligation" ("bindande krav" i den svenska översättningen) i ISO 14001 för miljöledning och i ISO 19600 Compliance Management Systems?
Ja. Arbetsgruppen modifierade definitionen av denna term genom att i definitionen till termen (Avsnitt 3, 3.2.9) lägga till klargörandet att begreppet ”bindande krav” i ISO 14001 är begränsat till exakt de krav som kan kopplas till miljöledningssystemet.


12. Behandlar ISO 14001 de olika tillämpningarna av bindande krav på en organisation på samma sätt?
Ja. Arbetsgruppen enades om att avsnitten i miljöledningssystemet och tillhörande bestämmelser är lika tillämpliga för:

  • Obligatoriska krav som lagstiftning och andra legalt bindande krav
  • Skyldigheter som organisationen inte kan välja annat än att följa, även om de i legal mening inte är bindande, som direktiv från ett moderföretag till dotterbolag eller bolagsdirektiv till olika divisioner.
  • Frivilliga krav som följd av åtaganden som organisationen väljer att göra; arbetsgruppen ville inte skilja på dessa genom att
    • Upprätta särskilda bestämmelser (dvs ska-krav) för dessa
    • Tillhandahålla andra bestämmelser för dessa

13. Vad menas med en utkontrakterad (outsourcad) verksamhet?
En utkontrakterad (outsourcad) verksamhet skiljer sig från en upphandlad produkt eller tjänst. Särskilda villkor har införts för en utkontrakterad (outsourcad) verksamhet (Bilaga A, avsnitt A.8.1). Det är en process eller funktion som utförs av en extern organisation som uppfyller samtliga följande karakteristika:

  • Omfattas av miljöledningssystemet
  • Den är integrerad med organisationens verksamhet
  • Den behövs för att miljöledningssystemet ska nå sina resultat
  • Ansvaret för att uppfylla bindande krav ligger kvar hos organisationen
  • Organisationen och den externe leverantören har en relation så att intressenter uppfattar processen som utförd av organisationen

 

 


 

 

Avsnittsspecifika begrepp

14. Vad menas med frågor i avsnitt 4.1?

Från avsnitt A.4.1:
Syftet med 4.1 är att ge övergripande förståelse av de viktiga frågor som kan påverka, antingen positivt eller negativt, hur organisationen hanterar sitt miljöansvar. Dessa frågor omfattar viktiga ämnen för organisationen, men också problem för debatt och diskussion samt förändrade omständigheter som påverkar organisationens förmåga att uppnå de avsedda resultat den har satt upp för sitt miljöledningssystem.

Exempel på interna och externa frågor som kan vara relevanta med hänsyn till organisationens förutsättningar innefattar:

a) miljöförhållanden relaterade till klimat, luftkvalitet, vattenkvalitet, markanvändning, befintlig förorening, naturresurstillgångar och biologisk mångfald, som kan påverka organisationens syfte eller påverkas av dess miljöaspekter; 

b) externa kulturella, sociala, politiska, legala, regelmässiga, finansiella, tekniska, ekonomiska, naturliga och konkurrensmässiga förhållanden, oavsett om de är internationella, nationella, regionala eller lokala; 

c) interna egenskaper eller förhållanden hos organisationen, som dess aktiviteter, produkter och tjänster, strategiska inriktning, kultur och förmåga (dvs anställda, kunskap, processer, system). 


Förståelsen för en organisations förutsättningar används för att upprätta, införa, underhålla och ständigt förbättra miljöledningssystemet (se 4.4). De interna och externa frågor som fastställts enligt 4.1 kan resultera i risker och möjligheter för organisationen eller för miljöledningssystemet (se 6.1.1 till 6.1.3). Organisationen fastställer vilka som behöver hanteras (se 6.1.4, 6.2, avsnitt 7, avsnitt 8 och 9.1).


15. Vad menas med ”organisationens syfte”?
I avsnitt 4.1 refereras organisationens syfte till orsaken till att organisationen finns till. Det täcker den verksamhet som är kärnan till organisationens existens och återspeglas ofta i organisationens vision och uppdrag.


16. Vilket är det förväntade resultatet av avsnitt 4.1 och 4.2?
Resultatet av dessa avsnitt är kunskap. Den består av en begreppsmässig förståelse av hur interna och externa frågor samt miljöfrågor kan påverka organisationens förmåga att uppnå det förväntade resultatet av sitt miljöledningssystem. Spår av denna kunskap uppträder i olika avsnitt av miljöledningssystemet. Denna kunskap används för att utforma och förbättra miljöledningssystemet. Arbetsgruppen enades om att det inte behövs någon dokumenterad dokumentation för att uppfylla kraven i 4.1 och 4.2. Eftersom varje miljöledningssystem är unikt kan en organisation bestämma om ytterligare dokumenterad information behövs för att uppfylla kraven i 7.5.1.


17. Vilken är avsikten med avsnitt 4.2?
Avsnitt 4.2 är ett strategiskt utforskande steg för en organisation för att samla information om intressenter för att skapa förståelse för deras relevanta behov och förväntningar. Arbetsgruppen enades om att organisationen bestämmer sina bindande krav på begreppsmässig nivå i 4.2, baserad på kunskap om de relevanta intressenters relevanta krav. En detaljerad analys av dessa krav görs i 6.1.3.

I samband med referens till intressenter i avsnitt 4.2 har begreppet ”krav” ersatts med ”behov och förväntningar”. Detta har gjorts för att bevara distinktionen mellan ett krav från en intressent som är ett obligatoriskt krav (som en lag eller ett tillståndsvillkor) och sådana som organisationen själv har valt att upprätthålla (som ett avtal). Beslutet att åta sig ett behov eller förväntan och sedan beakta dem när miljöledningssystemet utformas är helt och hållet en fråga för organisationen.


18. Vilken är avsikten med att beakta avsnitten 4.1 och 4.2 när avgränsningen bestäms av miljöledningssystemet?
Organisationen behåller befogenheten att bestämma omfattningen av sitt miljöledningssystem. Den kan självständigt prioritera vilken av frågorna i 4.1 och 4.2 som den vill ta till vara i miljöledningssystemet. Avsnitt 4.3 innebär inte att organisationen måste arbeta med alla frågor. Arbetsgruppen enades vidare om att avsikten är att beakta bindande krav (de relevanta intressenternas krav som organisationen måste eller väljer att följa), inte nödvändigtvis alla krav från intressenter. Därför har uttrycket ”beakta” (eng consider) valts, inte ”ta hänsyn till” (eng take into account).


19. Vilken är avsikten med avsnitt 4.4, att bestämma omfattningen av miljöledningssystemet?
Omfattningen av miljöledningssystemet innefattar organisationens funktioner, fysiska gränser och sina aktiviteter, produkter och tjänster som omfattas av denna avgränsning. Det är vanlig praxis att beakta de punkter som anges i strecksatserna när omfattningen bestäms. Sedan länge råder enighet om att tillåta organisationer att fasa in införandet av miljöledningssystem och detta har bevarats i 2015 års version av ISO 14001. För att ge uttryck för farhågan att några kan välja att ”plocka russinen” och medvetet exkludera produkter och tjänster med betydande miljöaspekter har ett krav lagts till med innebörd att göra beskrivningen av omfattningen tillgänglig för intressenter för att därigenom säkerställa öppenhet och undvika missförstånd.

När väl omfattningen och gränserna för miljöledningssystemet lagts fast kan inga aktiviteter, produkter eller tjänster väljas bort inom denna gränslinje. Medan en organisation behåller friheten och flexibiliteten att bestämma gränserna för omfattningen, bör dess överensstämmelse med denna internationella standard baseras på ett robust, trovärdigt och tillförlitligt miljöledningssystem. I linje med avsikten med följande krav i ISO 14001:2004 att ”organisationen ska … bestämma hur den vill uppfylla dessa krav” bibehåller ISO 14001:2015 inriktningen att organisationen behåller rätten att bestämma hur den vill fullgöra sina krav i miljöledningssystemet. I bilagan finns ytterligare klargöranden (A.4.3 och A.4.4).


20. Vilken är avsikten med policy-åtagandet att skydda miljön?
Arbetsgruppen enades om: 

  • att avsikten var att ha ett policy-åtagande att skydda miljön (inkl innebörden av term 3.2.1), vilken inkluderar begreppet ”förebygga förorening” men kan också inkludera andra begrepp (dvs använda resurser hållbart, mildra klimatförändring etc)
  • att bibehålla betoningen på förebygga förorening
  • att avsikten är att täcka någonting bredare än förebygga förorening som innebär positiva proaktiva ansträngningar


21. Vilken är avsikten med kravet att bestämma ”risker och möjligheter”?

Arbetsgruppen enades om: 

  • att risker och möjligheter är ett vidare begrepp än miljörisker (dvs knutna till luft, vatten, land, naturresurser etc) och kan skapas av andra icke-miljörelaterade frågor som utgör en risk
  • att risker och möjligheter inte alltid är relevanta för ett miljöledningssystem; bara om de kan påverka organisationen syfte och resultaten av miljöledningssystemet
  • att avsikten är att bestämma och ge uttryck för riskerna och möjligheterna som är kopplade till organisationens förutsättningar, dvs frågor från avsnitten 4.1 och 4.2 som
    o förorsakar negativa effekter (hot)
    o skapar fördelaktiga/positiva möjligheter för det avsedda resultatet av miljöledningssystemet och att använda denna kunskap som ett av inspelen för att prioritera risker (hot) och möjligheter
  • det finns inget krav på en riskhanteringsprocess i standarden

Ytterligare vägledning om risker och möjligheter finns i A.6.1.


22. Vilka exempel finns för att bestämma att en miljöaspekt är betydande?
Miljökriterier (giftighet, varaktighet och sannolikhet för exponering etc) är de primära och minimum kriterierna för att värdera miljöaspekter. Andra kriterier kan också användas (exempel: en aspekt behöver inte vara betydande när enbart miljökriterier beaktas men däremot om också andra organisatoriska frågor beaktas som hotet om överträdelse av lagstiftade krav eller en möjlighet att uppfylla en relevant intressents behov och förväntningar) och då kan aspekten behandlas med högre prioritet eller större vikt när graden av betydenhet bestäms. Emellertid kan inte andra kriterier användas för att nedgradera en aspekt som bedömts vara betydande baserat på miljökriterier.


23. Är fastställandet av risker och möjligheter, miljöaspekter och bindande krav separata processer eller kan de hanteras i ett sammanhang?
Organisationen bestämmer själv om den vill göra separata analyser för avsnitten 6.1.1-6.1.4 eller kombinera några (eller alla) analyser. Arbetsgruppen enades om att inte föreslå att betydande miljöaspekter (resultatet av 6.1.2) eller bindande krav (resultatet av 6.1.3) behöver genomgå en ytterligare process för att bestämma ”risker och möjligheter” som hanteras i 6.1.4. Eftersom organisationen behöver genomföra bedömningen av ”risker och möjligheter” med koppling till frågor, betydande miljöaspekter och bindande krav antingen separat eller i kombination är det bestämt att organisationen planerar en process och bevarar dokumenterad information om processen (inklusive kriterierna som används för att bestämma betydande miljöaspekter) i den utsträckning som är nödvändig för att få tillit till att processen har utförts som planerat. Arbetsgruppen har emellertid bestämt att resultatet av processen (eller processerna) ska dokumenteras.


24. Vilken är sambandet mellan avsnitten 4.1, 4.2, 6.1 och 8.1?
Organisationen tar fram kunskap i avsnitten 4.1 och 4.2, som organisationen använder i avsnitt 6.1 för att analysera de betydande miljöaspekterna inom livscykelstadierna för dess produkter och tjänster, bindande krav samt risker och möjligheter. En detaljerad analys av risker och möjligheter, betydande miljöaspekter inklusive tillämpning av ett livscykelperspektiv och bindande krav, hanteras i avsnitt 6.1. I avsnitt 8.1 används analysen som ett bidrag och fokuserar på införandet av den verksamhetsstyrning som behövs för att hantera de planerade åtgärder som identifierades i 6.1.4.


25. Varför togs de affärsrelaterade övervägandena bort från avsnittet om miljömål?
Arbetsgruppen enades om att en organisation har olika möjligheter när den planerar åtgärder att genomföras i 6.1.4. Övervägandena för miljömål (tekniska möjligheter etc) kan tillämpas på alla dessa möjligheter och har därför flyttats till 6.1.4.


26. Nu när en organisation planerar åtgärder för att hantera risker och möjligheter, bindande krav och betydande aspekter behövs då miljömål?
Arbetsgruppen enades om att en organisation har olika möjligheter när den planerar åtgärder att ta in i 6.1.4 men miljömål behöver upprättas som ett minimum.
Arbetsgruppen enades om att hänsyn till betydande miljöaspekter, bindande krav och beaktandet av risker och möjligheter inte innebär att processen upprepas med att bestämma vilka betydande miljöaspekter, bindande krav samt risker och möjligheter som behöver hanteras i samband med att miljömål upprättas.


27. Varför är inte de områden, där det finns krav på kommunikation, listade i 7.4?
Med hänvisning till modellen i Annex SL för att placera krav på dokumenterad information, placeras krav för att kommunicera ett särskilt område i det avsnitt där frågan diskuteras och sammanfattas därför inte i 7.4.


28. Ställer avsnitt 8.1 krav på externa leverantörer?
ISO-standarder kan bara ställa krav på den organisation som tillämpar standarden. Avsnitt 8.1 fokuserar på de interna processer som kan användas för att påverka externa leverantörer, inte på att styra de externa leverantörernas processer. Termen externa leverantörer användes för att omfatta både leverantörer av antingen en upphandlad produkt eller tjänst eller utkontrakterad (outsourcad) process enligt språkbruket i ISO 9001 (svensk anm: begreppen provider och och supplier översätts båda till leverantör på svenska).


29. Varför inför ISO 14001 ett nytt krav för utformning (design)?
Arbetsgruppen enades om att verksamhetsplanering och verksamhetsstyrning bör tillämpas på sådana aktiviteter där en produkt eller tjänst utformas därför att viktiga beslut där tas som har potentiell miljöpåverkan vid varje fas av produktens eller tjänstens livscykel.


30. Kräver ISO 14001 att organisationen kommunicerar dess miljöaspekter till alla i värdekedjan?
Nej. En organisation har flexibilitet att tillhandahålla information om potentiella betydande miljöaspekter under leverans, användning, och slutlig avfallshantering. Därför har uttrycket ”beakta behoven” behållits.


31. Har ISO 14001 tagit bort kravet att identifiera potentiella oförutsedda händelser?
Nej. Arbetsgruppen enades om att kraven på att identifiera potentiella oförutsedda händelser bättre kunde hanteras i planeringsfasen i PDCA-cykeln, hellre än i uppföljningsfasen, med följd att dessa frågor nu hanteras i avsnitt 6.1.1.


32. Är avsnitten 9.3-d 4) tillämpliga endast på intern miljörevision eller är avsikten att inkludera information om både interna och externa revisioner för miljöledningssystemet?
Avsikten med att använda begreppet ”revision” i 9.2.2 refererar till interna revisioner som organisationen utför eller någon på dess uppdrag (enligt avsnittets titel) medan avsnitt 9.3 refererar till både interna och externa revisioner för miljöledningssystem (första-, andra- och tredjehandsrevisioner).


33. Vilken är avsikten med uttrycket ”ständig förbättring av miljöledningssystemet för att stärka miljöprestanda?
Arbetsgruppen enades om att förbättring av miljöprestanda endast uppstår när förbättringar i systemet görs. Det noterades att i några fall avsikten av ett krav fokuserade på förbättring av miljöledningssystemet medan i andra fall endast förbättring av miljöprestanda.

I några fall var avsikten att lägga tonvikten på en särskild möjlighet att förbättra miljöprestanda. Om avsikten var att fokusera på båda, utan särskild tonvikt, skulle ordvalet vara ständig förbättring. Om avsikten varit att mena enbart förbättring av miljöprestanda, skulle ordvalet vara enbart den termen. För att öka tyngdpunkten på förbättring av prestanda, valdes termen ”ständig förbättring av miljöledningssystemet för att stärka dess miljöprestanda”. Arbetsgruppen enades om att undvika uttrycket ”ständig förbättring av miljöledningssystemet för att stärka dess miljöprestanda” då den är överflödig och betyder att det är två olika företeelser.


Utbildningar inom miljöledning ISO 14001

Miljöledning enligt nya ISO 14001:2015 – så lyckas du med övergången

Utbildningen ger dig djupare kunskap i vad förändringarna innebär och hur du utvecklar ditt befintliga miljöledningssystem till att uppfylla kraven i den nya versionen av ISO 14001:2015.

Standardpodden

I pilotavsnittet av standardpodden får du tips och information om nyheterna i den nya versionen av miljöledningstandarden ISO 14001

Avsnitt 1 - Pilot

Vad betyder beteckningarna?

Vi lever i en värld av förkortningar. I SIS förkortningsordlista hittar du de allra vanligaste förkortningarna som används i standardiseringssammanhang.