Här samlas frågor och svar på frågor som inkommit till tolkingsgruppen för ISO 45001. Gruppen kommer endast att hjälpa till när det gäller att förtydliga och klargöra innebörden av standardens krav. Själva tillämpningen av standardens krav ligger dock utanför tolkningsgruppens möjligheter och uppdrag.
Fråga: Vilka krav finns för hur arbetstagarens medverkan ska ske?
Svar: Standarden anger i 5.4 inte hur denna medverkan ska ske, bara inom vilka områden. Ytterligare vägledning ges i annexet, A5.4.
Fråga: Räcker det att arbetsgivaren lyssnar på arbetstagare utan att beakta deras synpunkter?
Svar: Nej, lyssnande och information räcker inte för medverkan.
Fråga: Finns det någon formulering i standarden om att arbetstagare ska få påverka?
Svar: Skillnaden mellan medverkan och samråd är uttryckt i standarden, se 3.4 och 3.5
Fråga: Ordet riskkälla används även för fara. Används riskkälla i ISO 45001?
Svar: Ordet fara i ISO 45001 är en översättning av det engelska ordet hazard. Ordet riskkälla används inte i ISO 45001. I dagligt tal är riskkälla och fara synonymer.
Fråga: Hur har ordet risk definierats i standarden?
Svar: Definitionen av "risk" i ISO 45001 kommer från ISO Guide 73 och är gemensam från alla ledningssystemsstandarder från ISO.
Definitionen av risk som en kombination av sannolikhet och konsekvens stämmer med anmärkning 4 i definitionen 3.20.
Fråga: Vad menas med ordet omständighet i standarden?
Svar: Omständighet som det används i standarden har samma betydelse som definitionen i en vanlig ordlista. Begrepp som inte är specifika för en standard ska inte definieras.
Fråga: Varför används tilldela ansvar istället för tilldela uppgifter i standarden?
Svar: Att ändra från "ansvar" till "tilldela" skulle inte vara kompatibelt med standarden. I praktiken borde det inte vara något problem - även då vi "tilldelar uppgifter" är den som ska utföra uppgiften ansvarig för utförandet.
Fråga: Vad ska organisationen göra för att befintlig process ska vara tydlig och effektiv för att få god prestanda för lagefterlevnad?
Befintlig process
Organisationen har en tjänst för att få uppdateringar för de lagar som berör organisationen och har sedan i sin process rutiner för att till att lägga till/ uppdatera befintliga rutiner för att lagarna ska efterlevas. Uppdateringar av rutiner och instruktioner görs av ansvarig chef.
Ansvarig chef i organisationen anser inte att medarbetarna behöver information om själva lagen eftersom arbetstagarna efterfrågar rutiner och instruktioner i sina arbeten och ansvarig chef tillser efterlevnad av lagkrav.
Svar: Man kan inte bedöma vad som är tydligt och effektivt utifrån standardens krav. Exemplet uppfyller dock standardens krav om det innebär att arbetstagarna har tillgång till uppdaterade rutiner och instruktioner som uppfyller kraven i lagstiftningen.
Fråga: Behöver kompetenskraven finnas som dokumenterad information? Enligt ISO 14001:2018, § 7.2 så ska "Organisationen ... d) bevara lämplig dokumenterad information som belägg för kompetens. För att kunna visa att de kompetensutvecklingsinsatser som genomförts är tillräckliga behöver man ju även ange vilken kompetens som krävs. Standarden kräver alltså implicit (underförstått) att kompetenskraven är dokumenterade.
Svar: Standarden kräver inte att kompetenskraven dokumenteras. Däremot ska kompetenskraven vara identifierade och möjliga att redogöra för och arbetstagarna ska medverka i processen när kraven fastställs. I större organisationer kan det därför vara både lämpligt och ändamålsenligt att även kraven dokumenteras.
Fråga: Måste man kontrollera att anställda i organisationens "outsourced processes" får medverka och i övrigt har de rättigheter som beskrivs i ISO 45001, dvs om leverantören lever upp till sitt ansvar gentemot sina anställda i enlighet med standarden?
Svar: Krav på styrning av en utkontrakterad process eller funktion skiljer sig inte från kraven på en process eller funktion som inte är utkontrakterad. Detta utvecklas i annexet A 8.1.4.3 "När en organisation utkontrakterar måste de styra de utkontrakterade funktionerna och processerna för att säkerställa att de uppnår de avsedda resultaten med ledningssystemet för arbetsmiljö. Organisationen behåller ansvaret för att uppfylla kraven ..."
Det betyder att kontrollen måste vara tillräcklig för att säkerställa att de avsedda resultaten med ledningssystemet uppnås, dvs att lagar och andra krav uppfylls, att arbetsmiljöprestandan ständigt förbättras och att arbetsmiljömålen nås. Med det förbehållet ska en organisation själv avgöra på vilket sätt kontrollen (styrning och uppföljning) ska ske och bedöma hur omfattande den behöver vara.
Svaret är alltså ja, men metoden och detaljeringsnivån måste definieras av beställaren, efter bedömning i det enskilda fallet.
