I den nya utgåvan av ISO 14001 har både struktur och innehåll ändrats. På sikt kommer tillämpningen av ISO:s nya struktur för ledningssystem att ge fördelar för alla som använder någon ledningssystemstandard. Kortsiktigt kan det bli en utmaning att göra de ändringar som behövs för att uppfylla kraven i ISO 14001:2015 och att utföra revision mot dessa krav. I denna artikel försöker vi klargöra de viktigaste förändringarna och vad du bör ha koll på inför övergången till den nya utgåvan.

Bakgrund

Enligt ISO hade antalet certifikat för ISO-standarderna vuxit till 1,5 miljoner globalt, i slutet av 2013. En femtedel av dem gällde ISO 14001, vilket motsvarar cirka 380 000. Endast ISO 9001 har fler certifikat. Med andra ord kan vi snabbt konstatera att nya utgåvor av dessa båda standarder berör många användare runt om i världen.

2015 års utgåva av ISO 14001 kommer att bli betydelsefull med tydligare krav på faktiska miljöeffekter. Både struktur och innehåll har ändrats. Att uppfylla de nya kraven kan bli en utmaning för en del av de företag och andra organisationer som använder standarden. Även för revisorerna, som ska granska tillämpningen, blir det mycket nytt att sätta sig in i.

De båda standarderna ISO 9001 och ISO 14001 har nu samma grundstruktur, den struktur som alla kravstandarder för ISO:s ledningssystem numera har. Strukturen är den som anges i Bilaga SL, som är en översättning av ”ISO Directives Annex SL”. Den gäller alla nya och reviderade ISO-standarder för att kraven i ledningssystemsstandarderna ska vara så lika som möjligt

I Bilaga SL finns en bestämd disposition med rubriker, viss gemensam text under varje rubrik och ett antal gemensamma termer och definitioner. Nödvändiga tillägg i form av underrubriker, text, termer och definitioner får göras specifikt i varje enskild standard. Den nya gemensamma strukturen och formuleringarna innebär att det kommer bli lättare för användarna.

De som vill införa ett ledningssystem som ska uppfylla kraven i två eller flera standarder, t.ex. för miljö, för informationssäkerhet och för kvalitet, ser att det är samma disposition och många gemensamma krav i de tre standarderna. Det blir betydligt enklare än om man måste följa tre helt olika standarder, som det varit hittills. Det löpande underhållet blir också lättare.

Det blir även enklare för författare av standarder. Bilaga SL medför att en stor del av arbetet redan är gjort och att författarna nu kan koncentrera uppmärksamheten på det som är specifikt för det aktuella ämnesområdet.

Förändringar och krav i nya utgåvan

Förändringarna i ISO 14001:2015 är av två slag; dels de som beror på Bilaga SL, dels de som är ett resultat av att standardskrivarna ville skärpa kraven i nuvarande standard för att standarden ska leda till tydligare och bättre effekter. Förändringarna får konsekvenser för alla som använder standarden, dvs. organisationer, revisorer, utbildare och författare av standarder.

I den nya svenska utgåvan av ISO 14001 har alltså Bilaga SL tillämpats i fråga om disposition av innehållet, viss text och användning av termer och definitioner. En del av kraven från 2004 års utgåva finns fortfarande med, fast under en annan rubrik i den nya utgåvan.

För vissa organisationer som uppfyller kraven i ISO 14001:2004 med en högre ambitionsnivåkan övergången bli förhållandevis enkel. Det handlar då om de som i någon mening har kartlagt en eller flera av följande områden:

• organisationens interna och externa förutsättningar att nå förväntade miljömål
• behov och förväntningar från organisationens intressenter
• krav, påverkan och dialog kring miljöpåverkan hos leverantörer, entreprenörer och kunder
• risker och möjligheter vid upprättande och förvaltning av miljöledningssystemet.

Inom organisationer som använder två eller flera standarder baserade på Bilaga SL kommer revisorer att granska tillämpningen av samma allmänna krav, oberoende av vilket ämnesområde revisionen av ledningssystemet gäller.

Nya specifika miljökrav

Vad gäller specifika miljökrav behövde arbetsgruppen inom ISO:s kommitté Environmental management, ISO/TC 207, inte starta från noll, eftersom Annex SL redan fanns på plats med sina 10 huvudrubriker och åtskilliga underrubriker, viss text och ett antal termer och definitioner.

Annat underlag för arbetet var

• ISO 14001:2004 med sina specifika krav som utgångspunkt
• interna diskussioner inom arbetsgruppen för att komma överens om det huvudsakliga innehållet i den nya utgåvan
• en omfattande enkät bland användare runt om i världen för att få in synpunkter på hur ISO 14001:2004 kan förbättras.

Arbetsgruppen har gjort ett stort jobb med att göra standardens krav tydliga och lätta att förstå. Därmed har också översättning till andra språk underlättats.

De viktigaste tilläggen specifikt för miljö handlar om

• en tydlig definition av det avsedda resultatet av ett miljöledningssystem
• intern och extern kommunikation
• livscykelbaserat tänkande
• tryck på att förbättra organisationens miljöprestanda

De viktigaste förändringarna mellan nya och gamla ISO 14001

Här följer en beskrivning av de viktigaste ändringarna och tilläggen som gjorts mellan den gamla och nya utgåvan av ISO 14001.

–   Terminologi (avsnitt 3)

Detta avsnitt är utökat och innehåller 33 termer och definitioner som förekommer i standarden; både sådana som i originalet är hämtade från Annex SL (Bilaga SL i den svenska standarden) och sådana som lagts till av arbetsgruppen. Flera av de definitioner som redan finns i 2004 års version är ändrade. ISO har gjort ett stort antal termer och definitioner fritt tillgängliga på www.iso.org/. Språken är engelska, franska, ryska, spanska och tyska.

–   Förutsättningar (avsnitt 4)

Det krävs att organisationen tar reda på vilka interna och externa frågor eller villkor det är som kan påverka möjligheterna för miljöledningssystemet att åstadkomma önskade resultat. Det kan gälla vilket miljöanknutet villkor som helst som organisationen kan påverka eller bli påverkad av. Organisationen måste också avgöra vilka väsentliga behov och förväntningar som relevanta intressenter har. Med relevanta intressenter menas de personer och organisationer som kan påverka eller påverkas av sådant som den egna organisationen beslutar eller gör.

–   Ledarskap (avsnitt 5)

Kraven på högsta ledningen har skärpts betydligt. Nu räcker det inte att den enbart ser till att vissa miljöanknutna aktiviteter görs; det fordras ett direkt engagemang i miljöledningssystemet från högsta ledningen, som också blir ansvarig för resultatet och allt kan inte delegeras till andra. I och med att hänvisningarna till en ”ledningens representant” tagits bort förstärks kravet på att miljöledningssystemet ingår som en integrerad del både i den strategiska och i den vardagliga verksamheten. Det duger inte att miljöledningssystemet är en separat funktion med egen styrning och egna processer.

–   Riskbaserat tänkande (avsnitt 6)

Risker och möjligheter kan antingen i positiv eller i negativ riktning påverka miljöledningssystemets förmåga att åstadkomma det önskade resultatet. Organisationen måste kunna visa att den fastställt vilka risker och möjligheter som finns, bedömt dem och vid behov genomfört lämpliga åtgärder. Begreppet förebyggande åtgärd har försvunnit ur standardens text. Det ersätts av att hela standarden och i synnerhet det riskbaserade tänkandet är förebyggande till sin natur.

–   Kommunikation och dokumenterad information (avsnitt 7)

Effektiv kommunikation internt och med intressenter är av stor betydelse för ett verkningsfullt miljöledningssystem. Det är helt nödvändigt att den information som lämnas stämmer överens med den som kommer fram inom miljöledningssystemet.

Termerna ”dokument”, ”dokumentation” och ”redovisande dokument” i ISO 14001:2004 har ersatts av ”dokumenterad information”. Dokumenterad information som är styrande, dvs. motsvarar ”dokument” och ”dokumentation” ska underhållas, alltså uppdateras vid behov. Dokumenterad information som är enbart redovisande ska bevaras och skyddas från ändringar. Detta är egentligen inget nytt.

–   Förbättrad miljöprestanda (omnämns på ett tiotal ställen i standarden)

I den nya versionen ISO 14001:2015 är man tydligare med att syftet med miljöledningssystemet är att uppnå förbättrad miljöprestanda eller minskad miljöpåverkan om man så vill. Det handlar om en skrivning som förekommer på ett flertal ställen i  standardens texter för att understryka detta grundläggande syfte.  

–   Bilagor till ISO 14001:2015

Standarden har två informativa bilagor. Bilaga A är en vägledning för att använda standarden, där avsnittet A.3 tar upp och förklarar ett antal termer som används i standarden. Det är ett tillägg till de termer och definitioner som avsnitt 3 innehåller.

Bilaga B är en jämförelse mellan avsnittens rubriker och nummer i nya ISO 14001:2015 och gamla ISO 14001:2004.

Vad organisationen inte behöver göra

–   Ta bort ledningens representant. Det finns inget krav på en ledningens representant i ISO 14001:2015, men det är inget som hindrar att en sådan finns, i synnerhet om organisationen redan har en. Men observera att vissa av de uppgifter som tidigare legat på ledningens representant nu tillhör högsta ledningen.

–   Kasta manualer och dokument. ISO 14001:2015 har inte något krav på att organisationen har en miljömanual eller dokumenterade rutiner. Det hindrar inte den dokumentation som finns och fungerar bra kan behållas och vidareutvecklas om så skulle behövas.

–   Strukturera om beskrivningen av ledningssystemet. Förutsatt att alla krav i standarden är uppfyllda kan organisationen ha vilken disposition som helst av sin beskrivning av miljöledningssystemet. Det är inget krav på att följa standardens struktur.

–   Numrera eller numrera om dokument. Det är helt och hållet organisationens ensak om den anser mödan värd att numrera eller numrera om någon ”dokumenterad information” för att korrespondera med avsnittsnumren i den nya standarden. Har man inte tidigare haft en numrering med koppling till standardens avsnitt är frågan knappast aktuell.

Hur stora är förändringarna?

En viss debatt har pågått internationellt om konsekvenserna av förändringarna för olika kategorier av berörda. Vissa anser att förändringarna inte är stora utan hävdar att de nya kraven i ISO 14001 varit underförstådda i nuvarande version av standarden. Andra menar att ett nytt tänkande och arbetssätt är nödvändigt om kraven ska kunna uppfyllas. Det befintliga miljöledningssystemets mognad avgör hur stor insats en organisation behöver göra.