Checklista ISO 19011

I sin forskning har Jan Lenning (fd ordförande i SIS arbetsgrupp för revision) identifierat fem huvudområden som gör revisionsprocessen mer effektiv och värdeskapande. Här är hans checklista och främsta tips:

• Ge upp det cykliska tänkandet
  Många organisationer planerar in sina revisioner cykliskt efter årskalendern. Oftast är det bättre att koppla dem till vad som faktiskt händer i verksamheten och utgå från de hållpunkter som finns för till exempel strategiarbete, förbättringsprojekt och riskanalyser.
  
  
• Utveckla internrevisorerna
  Satsa på revisionsteam som består av både yngre medarbetare, mer erfarna experter och medarbetare med mycket affärserfarenhet. Ta hand om de yngre, ge dem tillgång till coacher och möjlighet till ”torrövningar”. Sprid även kunskap genom att skapa revisorforum där revisorerna regelbundet kan träffas, förslagsvis en gång i kvartalet. Forumet kan till exempel användas för att presentera revisionsresultat och goda exempel och för att diskutera hur vissa krav i standarden ska tolkas.
  
  
• Engagera ledningen
  En klassisk, men mycket viktig bottenplatta. Den person som är ansvarig för organisationens revisionsprogram bör tidigt involvera ledningsgruppen och bygga upp en dialog. Det skapar delaktighet, underlättar revisionen och förenklar implementeringen av revisionsresultaten. Fråga vad de ledande företrädarna helst vill fokusera på, vad som håller dem vakna om nätterna och hur du som revisor bäst kan stödja organisationens mål och strategier. Etablera även kontakt med en ”sponsor” i ledningen – det öppnar för löpande återkopplingar i bägge riktningar.
  
  
• Förstå kontexten
  Vilka faktorer är det som styr din organisations ledningssystem? Är drivkraften bakom certifikaten intern eller extern? Vilken typ av process är det som ska revideras? Handlar det om en produktionsprocess där målet är att uppnå maximal effektivitet, eller handlar det om en mer utforskande process som ska främja till exempel innovationer? Innan arbetet startar behöver alla inblandade vara överens om revisionens syfte.
  
  
• Utveckla revisionsprocessen
  Det finns många fördelar med att göra hela organisationen delaktig i ledningssystemet. Redan innan revisionen bör du som internrevisor skaffa dig kunskap om verksamheterna och sätta dig in i de olika processerna. Träffa medarbetare inom olika områden och prata även med kunder och samarbetspartner. Lägg tid på att formulera rätt frågor och var snabb med att dela goda exempel och förbättringsförslag under revisionen – det skapar nyfikenhet och dialog i organisationen. De goda exemplen går ofta att hitta i den senaste revisionen, men även i utvärderingar av utvecklings- och förbättringsprojekt eller genom att du som revisor helt enkelt samtalar med kolleger på olika nivåer. Sammanställ din rapport så snart som möjligt och informera om resultaten medan revisionen fortfarande är aktuell. Stötta den fortsatta implementeringen och agera som en coach i förbättringsarbetet – det gör dig synlig som revisor. Glöm heller inte att revisionen är avslutad först när din uppföljning är gjord.

Text: Lena Lidberg

Vägledning för revision av ledningssystem (ISO 19011:2018)