Nyhet · 2016-10-22

Externrevisorn – ta hjälp av en utomståendes blick på organisationen

Externrevisorn är en opartisk bedömare, som har erfarenhet från många olika organisationer. Sträva efter ett öppet samtalsklimat med revisorn, råder Therese Göthberg som är revisor på Svensk Certifiering.

Vad gör, i korthet, en externrevisor som arbetar med ISO-certifiering?
En revisors uppgift är att analysera och bedöma att organisationen uppfyller de krav som standarden ställer.       

Vilken hjälp kan man få av en revisor?
Revisorn ger en utomståendes blick på organisationen och lyfter fram värdefull information för det fortsatta förbättringsarbetet. Revisorn kan ge råd, men bara till en viss gräns.

Vad kan revisorn inte göra, mot bakgrund av kravet på opartiskhet?
Det är väldigt viktigt att certifieringen genomförs på ett opartiskt sätt och det finns strikta regler för certifieringsorganen att förhålla sig till. Revisorn kan till exempel inte gå in i rollen som konsult och styra hur kunden ska arbeta. Revisorn får bara hjälpa kunden att själv komma fram till möjliga lösningar i en dialog. Revisorn eller annan personal inom certifieringsorganet får heller inte ha någon direkt koppling till organisationen som skulle kunna äventyra opartiskheten i uppdraget.

Finns det någon risk att man som kund ställer för mycket frågor?
Nej det tycker jag inte, vi vill gärna ha en öppen dialog med våra kunder. Vi har som mål att kunna skapa mervärde men inte leverera någon färdig lösning.

Ska man göra avstämningar med sin revisor innan det är dags för omcertifieringen?
Det är absolut en god idé att planera övergången och övergångsrevisionen i god tid tillsammans med sin revisor. Övergångsperioden är tre år från fastställandedatumet av de nya versionerna. I september 2018 slutar ISO 9001:2008 och ISO 14001:2004 att gälla. 

Det finns möjlighet för kunden att boka in extra tid för en vad vi kallar ”förrevision” vid vilken vi genomför en gap-analys. Detta kan antingen ske separat eller i samband med de periodiska revisionerna.

Är det vanligt att man får avvikelser eller inte får sitt certifikat?
Det är inte ovanligt att revisorn identifierar avvikelser, förbättringsområden som kunden behöver arbeta vidare med. 

Men att kunden inte får sitt certifikat är ovanligt, dock kan det i vissa fall ta lite längre tid beroende på hur väl organisationen uppfyller kraven. Redan i början av uppdraget för vi en dialog med kunden för att stämma av hur långt man har kommit i sitt arbete. 

Hur lång tid har man på sig att hantera eventuella avvikelser?
Vi vill att den reviderade organisationen ska lämna in en handlingsplan senast 30 dagar efter sista revisionsdagen. Av handlingsplanen ska det framgå hur avvikelserna ska hanteras för att problemen inte ska uppstå igen. De korrigerande åtgärderna ska vara införda inom 90 dagar. 

Finns det några generella råd du kan ge till organisationer som ska gå över till de nya versionerna av ISO 9001 och ISO 14001?
Gör en avstämning av hur organisationens ledningssystem står sig i jämförelse med kraven i de nya utgåvorna av standarderna och vad organisationen behöver fokusera på för att säkerställa övergången. Gör detta till exempel med hjälp av en gap-analys som tydliggör var man står och vart man ska.

Passa på och se över om ni kan förenkla något i dokumentationen av ledningssystemet.
Se över behovet av utbildning, till exempel för ledningen och för internrevisorer.
Stäm av med er revisor gällande tidpunkt för övergången.

 

Källa: Tidningen Perspektiv 5:2015