Ett ungt, växande företag som infört kvalitetsledningssystemet ISO 9001. Hur såg deras arbete ut? Vilka råd vill de ge? Vi frågade Piteå-företaget SunPine, som fick sin certifiering i januari.

SunPine, grundat 2006, är världsledande på att utvinna förnyelsebar diesel ur råtallolja. I dag är det basen i Preems Svanenmärkta diesel, som här i Sverige har blivit känd bland annat genom tv-reklamen med Gunde Svan.

Bakom SunPine står fyra ägare: Sveaskog, Södra Skogsägarna, Preem och Lawter. Ett av skälen till SunPines satsning på ISO 9001 var att företagets ledning gärna ville få till en kvalitetscertifiering av bolaget.

– Det blir ett kvitto på att organisationen alltid håller en viss nivå på både produkterna och själva verksamheten. Att kunna visa upp ett sådant kvitto är ofta ett kundkrav numera, säger Frida Bergvall, SunPines samordnare inom HMSQ (hälsa, miljö, säkerhet och kvalitet) och projektledare för ISO 9001-implementeringen.

SunPines kvalitetsledningsresa började med en övergripande förstudie sommaren 2015. Två år senare tog arbetet fart på allvar, när Frida Bergvall anställdes och utsågs till projektledare. Hon är kvalitetsingenjör och hade gott om tidigare erfarenheter från internrevisioner av bland annat ISO 9001.

– En certifiering enligt en välkänd, internationell standard har många fördelar. Det ger tydligare roller och rutiner, och förbättrar målstyrningen och den strategiska planeringen. Dessutom ger det chans till ökad försäljning och större marknadsandelar, konstaterar Frida Bergvall.

Den första åtgärden var att på djupet engagera företagsledningen i implementeringen. Här lades grunden för hela det fortsatta arbetet i resten av organisationen.

Frida Bergvall framhåller även vikten av gap-analyser, som på ett systematiskt sätt bidrar till att kartlägga olika processer. Det är först när kvalitetsbrister blir synliga som det går att stänga ”gapen”.

– Arbetet med kvalitetsledningssystemet blev ett sätt att samtidigt förbättra vår riskhantering. Därför har vi jobbat mycket med riskanalyser, där vi har kartlagt styrkor, svagheter, möjligheter och hot, förklarar hon.

En annan framgångsfaktor var att tidigt börja jobba med internrevisioner. Utöver Frida Bergvall, som är revisionsledare, finns det ytterligare tre internrevisorer som representerar olika delar av företaget.

– Totalt har SunPine cirka 60 anställda. En av utmaningarna i en mindre organisation som vår var att skapa processer för att driva kvalitetsledningsarbetet i vardagen, som en del av medarbetarnas ordinarie arbetsuppgifter. Här gäller det att hitta en bra balans, så att belastningen på nyckelpersonerna inte blir för hög, påpekar hon.

Att införa nya rutiner och arbetssätt kan ofta gå lättare i ett ungt företag än i verksamheter där mycket redan ”sitter i väggarna”. I gengäld behöver många av strukturerna byggas upp från start, vilket kräver både tid och resurser.
Här har SunPine valt att göra en utbildningssatsning i hela organisationen – bland annat i form av en heldagsworkshop och en halvdagsworkshop.

– Vi har väldigt engagerade medarbetare och vill göra alla avdelningar delaktiga i de rutiner och processer som är kopplade till vårt kvalitetsledningssystem. Det har gett resultat: efter workshopparna har vi gjort två enkäter, som båda visar att vi har ökat organisationens kvalitetstänkande, säger Frida Bergvall.

Under implementeringen arbetade hon och hennes medarbetare bland annat med nyckeltal som hjälpte till att vässa processtyrningen.

En av nyheterna blev att förtydliga rutinerna kring inköp och leverantörsbedömningar. En annan satsning var att ta fram en process som bättre hanterar produktavvikelser gentemot kunderna.
Tillsammans väntas alla förbättrade processer inom verksamheten bidra till att minska företagets kostnader för kvalitetsbrister.

Från start till mål tog det SunPine ungefär ett och ett halvt år att införa ISO 9001. Certifieringsrevisionen genomfördes av det statliga forskningsinstitutet RISE i oktober 2018 och certifikatet överlämnades i januari 2019.

– Under revisionen framkom det bara en mindre avvikelse. Revisorn tyckte att vi hade en hög mognadsgrad i vårt kvalitetssystem, vilket vi förstås får ta som ett gott betyg. Internt tycker vi att hela den här processen har gjort att vi har förbättrat oss inom alla verksamhetsområden, påpekar Frida Bergvall.

Själva certifikatet hänger nu på en hedersplats i fikarummet i Piteå. Men ledningssystemet i sig kommer inte att bli något prydnadsföremål, försäkrar projektledaren.

– Det finns alltid jobb kvar att göra, inte minst i kategorin ständiga förbättringar. Allt bygger på att det här ska vara ett levande system. Arbetet med ISO 9001 ledde fram till vår första stora certifiering, men målet är att den så småningom ska följas av flera. Närmast på tur står nog miljöledningssystemet ISO 14001.

Text: Lena Lidberg