Örebro om första beredskapsstandarden: ”Det är precis vad vi behöver”

Genom att koppla inköp till beredskapsförsörjning och delta i SIS standardisering stärker Örebro kommun sin förmåga att kunna fortsätta leverera samhällsviktiga varor och tjänster även om förutsättningarna snabbt skulle förändras, såsom vid krigsfara eller krig.

Ansvaret för kommunens upphandlingar tillfaller nästan alltid ekonomienheten, men inte i Örebro. När Sveriges sjunde största kommun gjorde om sin inköpsfunktion, för drygt ett år sedan, flyttades ansvaret över till en ny avdelning med ansvar för strategiskt övergripande beredskapsförsörjning.

– Vi har ett bredare perspektiv på upphandling än det strikt affärsmässiga. Inom beredskapsarbetet har vi och säkerhetsavdelningen ett delat ansvar, där vårt fokus ligger på kommunens försörjningsförmåga. Tillsammans med våra kritiska verksamheter arbetar vi för att säkerställa att invånarna har tillgång till de varor, tjänster och lokaler som behövs – oavsett vad som händer, säger Marie Hillius, upphandlingschef på Örebro kommun.

Ganska snart efter omorganiseringen fick tjänstemännen i Örebro nys om att SIS var på gång att ta fram en ny beredskapsstandard tillsammans med bland annat Försvarsmakten, Myndigheten för civilt försvar och ett 20-tal företag. Syftet med standarden är att stärka organisationers förmåga att prioritera, ställa om och fortsätta leverera om förutsättningarna snabbt skulle förändras, såsom vid krigsfara och krig.

– ”Det är precis vad vi behöver”, var det första jag tänkte när jag hörde talas om projektet.

Region Jämtland-Härjedalen var redan engagerade, men vid tillfället saknade kommittén en representant för det minst lika viktiga kommunala perspektivet.

– Vi gick med direkt, inte minst för att vi insåg att det gav oss ett ypperligt tillfälle till omvärldsbevakning. Standardiseringsarbetet ger oss en jättetydlig branschdialog. Vi ser vad som är viktigt och skapar goda långsiktiga relationer till både myndigheter och näringslivet, säger Marie Hillius.

Tvärfunktionellt samarbete

Beredskapsförsörjning à la Örebro går ut på att bygga in förmåga redan i processer och system, så att den alltid finns med i vardagen.

– Vi jobbar med kategoriseringar. Vilka verksamheter har kritiska behov? Utifrån dem arbetar vi proaktivt med att säkerställa att vi gör det vi kan för att hantera om det oväntade skulle hända.

Beredskapsarbetet behöver vara brett förankrat i kommunen. Därför har Örebro kommun valt att involvera flera funktioner utanför den egna avdelningen i arbetet med standarden, bland annat inköpsorganisationen, näringslivsavdelningen och det kommunala fastighetsbolaget. Det stärker kommunen både i deltagandet i kommittén och i det interna arbetet hemma i organisationen.

– Fyra personer från oss deltar. Vår inköpsstrateg, som är jurist i botten och jobbar med överprövningar, har tagit en aktiv roll i skribentgruppen och säkerställer att det viktiga upphandlingsperspektivet kommer med, så att vi och andra kan använda den här standarden i upphandlingsfasen.

Vad motiverar er att lägga resurser på standardisering?

– Det är sant att det går åt en del resurser. Men vi får tillbaka så otroligt mycket mer, i form av kunskap och möjligheten att kunna påverka. Det har varit enormt viktigt för oss. Så pass att vi nu ligger ett par steg före.

– Oavsett vilket intresseområde du har finns nog ingen bättre och mer resurseffektiv omvärldsbevakning än den du får genom att delta i en kommitté. Jag hoppas att vi kan inspirera fler kommuner till att gå med i liknande projekt. Det ger så mycket! Arbetet med SIS har varit ett av de roligaste uppdragen vi har haft i år och det har verkligen lyft oss, säger Marie Hillius.

Vill du veta mer om standardiseringen kopplad till Sveriges första beredskapsstandard? Kontakta Farnia Wuolo, projektledare på SIS.