Stora Enso Pulp AB bygger kompetens med skräddarsydd utbildning från SIS

På Stora Enso Pulp AB i Skutskär finns ett integrerat ledningssystem som omfattar kvalitet, arbetsmiljö, miljö och energi. Strukturen i standarderna är till stor del densamma – men kraven skiljer sig åt. Det ställde höga krav på organisationens interna revisorer.

– Vi har runt femton till sjutton interna revisioner per år och tidigare var det väldigt få personer som bar hela ansvaret. Det blev både sårbart och en stor arbetsbörda, berättar Jessica Weidenholt, som är Audit & Improvement Specialist på Stora Enso Pulp AB.

Revisorer från alla delar av organisationen

Behovet var tydligt: fler internrevisorer – och bredare förankring i organisationen. Målet var inte att enbart rekrytera revisorer från ledande tjänstemannapositioner. Tvärtom ville Stora Enso Pulp AB sprida kunskap om ledningssystemen på flera nivåer.

– Vi ville få in personer från hela organisationen – från operatörer i den dagliga driften till tjänstemän, chefer och gärna även ledningsgrupp. Då sprids förståelsen på ett helt annat sätt.

Utmaningen var att deltagarna hade väldigt olika förkunskaper. Vissa hade lång erfarenhet av revision, andra hade aldrig arbetat med ledningssystem tidigare.

– Alla behöver förstå vad internrevision är, hur man ställer rätt frågor och hur revisionen faktiskt kan leda till förbättringar – inte bara bli en avprickning av krav.

Att skicka alla på separata externa utbildningar för varje ledningssystem var varken realistiskt tidsmässigt eller ekonomiskt. Lösningen blev att ta kontakt med SIS Kompetenspartner.

–  Vi behövde en företagsanpassad utbildning som kunde täcka flera standarder på en gång och samtidigt ge praktisk träning i internrevision.

SIS tog fram en utbildning som omfattade kvalitet, miljö och arbetsmiljö och genomfördes på plats hos Stora Enso Pulp AB. På så sätt kunde fler delta utan resor och utbildningen kunde anpassas till företagets verklighet.

– Vi gick igenom hur man planerar revisioner, tar fram checklistor, dokumenterar avvikelser, rapporterar och håller slutmöten. Det var väldigt praktiskt – inte bara teori.

Samma grund för nya och erfarna revisorer

Totalt deltog cirka 15 personer, både nya och erfarna internrevisorer samt nyckelpersoner som inte nödvändigtvis skulle revidera själva.

– Vi ville att alla skulle ha hört samma sak. Då vet jag exakt vilken grund de står på när vi jobbar vidare internt.

Utbildningen genomfördes under tre dagar, där första delen fokuserade på standardernas uppbyggnad och grundkrav, följt av revisionsmetodik och praktiska övningar.

– Vi la mer tid på planering, genomförande och checklistor än vad man ofta hinner på en extern utbildning. Det var värdefullt, särskilt för dem som var helt nya.

Tätt samarbete gav rätt nivå

En viktig del i upplägget var den täta dialogen inför utbildningen. SIS utbildningsledare Malin Källbacka lade stor vikt vid att förstå verksamheten och deltagarnas förutsättningar.

– Hon ville ha mycket information om hur vi jobbar, vår terminologi och vår verklighet. Vi bollade materialet flera gånger tills det verkligen passade oss och landade på en lagom nivå för att alla deltagare skulle kunna hänga med och delta.

I samband med utbildningen såg Stora Enso Pulp AB även över sitt interna revisionsprogram. Resultatet blev så kallade interna revisionsdagar – en på våren och en på hösten.

– Vi planerar in fyra revisioner samma dag. Åtta revisorer är ute samtidigt, enligt en treårig plan. Det minimerar tiden enormt och gör det lättare för verksamheten att planera.

Nytta direkt – och långsiktigt

Den största vinsten kom direkt efter utbildningen.

– Att vi nu står på samma grund är oerhört värdefullt. Jag vet exakt vad alla har lärt sig och kan bygga vidare på det internt. Det hade jag aldrig haft samma kontroll på om alla gått olika externa kurser.

Och även om internrevision i grunden är ett krav, handlar det om mer än standardefterlevnad.

– Revisionen ska vara värdeskapande och leda till förbättringar. Då krävs kompetenta internrevisorer som kan ställa rätt frågor och se samband.

Till sist lyfter Jessica även utbildningsledarens energi.

– Ledningssystem och standardtexter är inte alltid det roligaste ämnet. Men Malin Källbacka gjorde det engagerande. Hon har en positiv energi som smittar av sig – och det gör stor skillnad. Särskilt i kombination med att hon skräddarsydde allt vi pratade om efter vår verklighet.