Företaget Consilium Marine & Safety har genomlyst hela sin verksamhet – resultatet blev en stark koppling mellan affärplanen och ISO 9001.

En kris tvingade säkerhetsföretaget Consilium Marine & Safety att tänka nytt. Följden blev en omorganisation, med en stark koppling mellan affärsplanen och ledningssystemet ISO 9001. – Det är kul att vårt arbetssätt ligger i linje med den nya, reviderade standarden, säger kvalitets- och processchef Henrik Wenklo.

Lågkonjunkturen i slutet av 2000-talet fick tuffa konsekvenser för Consilium Marine & Safety AB, som med Göteborg som bas säljer produkter och system inom säkerhet, navigation och miljö för den internationella sjöfarten. Orderböckerna krympte och personal fick sägas upp. Hösten 2010 blev en ödesperiod.

– Vi hade inget annat val än att se över vår affärsplan och försöka hitta lösningar som skulle trygga företagets överlevnad, förklarar Björn Ströman, senior kvalitetsingenjör. Krisen drev fram krav på snabba förändringar. Företaget behövde bli mer effektivt i hela kedjan – från inköp till verkstad, lager och leveranser. Under några intensiva veckor sattes de befintliga arbetssätten under lupp.    

– Det gällde alla nivåer, från affärsstrategier till funktioner och individer. Nästa steg blev att processanpassa våra flöden, säger Henrik Wenklo, som under den här tiden fick en tjänst som företagets kvalitets- och processchef. 

Just processer och ett processbaserat arbetssätt har blivit Consilium Marine & Safety AB:s särskilda signum. Sedan 1994 är verksamheten certifierad enligt ledningssystemet ISO 9001. 

Consilium är dessutom certifierat enligt en rad standarder inom off-shore och elektronik. Företaget har i dag cirka 600 produktcertifikat och blir varje år föremål för cirka 25 externa revisioner. 

Under förändringsarbetet valde företaget att på ett mycket tydligt sätt koppla samman affärsplanen med ledningssystemet. 

– Den första åtgärden blev att titta på vilka varaktiga processer som vi hade behov av. Utifrån detta byggde vi upp vår organisation, vår metodik och våra processer. En av våra framgångsfaktorer har varit att tydligt visualisera mål och inriktning. På våra möten samlas vi kring skisser, bilder och whiteboard-tavlor, berättar Henrik Wenklo. 

Företaget har bland annat arbetat fram ett synsätt kring kvalitet och ledning som ska gälla i alla de 21 länder där Consilium har verksamhet. Kvalitetsbegreppet gäller exempelvis i finansprocesserna, som inte bara är en fråga för revisorerna utan för hela företaget. I de kundorienterade processerna ingår områden som till exempel produktutveckling och leveranser. Detta är delar som har mycket hög prioritet. 

– Leveransprecision är vår enskilt viktigaste deluppgift. Eftersom vi är ett säkerhetsföretag måste vi se till att leverera tillit – i alla våra processer, påpekar Björn Ströman. 

Företagets affärsplan vilar på fyra huvudpelare: att bygga förtroende (för att uppnå totalkvalitet), att utveckla affärerna (genom att hjälpa kunderna att bli framgångsrika), att öka farten (genom att satsa på ständiga förbättringar) och att göra alla medarbetare delaktiga och engagerade (för att dra nytta av organisationens samlade kreativitet och kompetens). 

Affärsplanen är samtidigt gjord så att den kan brytas ned i ett antal underliggande nivåer: grupper, regioner, avdelningar och individer. Bland annat finns en koppling mellan affärsstrategierna och utvecklingssamtalen med medarbetarna. 

I samband med företagets omorganisation delades dessutom ledarskapet in i tre så kallade ”tidszoner”. Den operativa zonen omfattar beslut som måste tas relativt snabbt, nämligen mellan noll och 30 dagar. Nästa nivå är den taktiska zonen, där besluten har ett tidsspann på mellan 30 och 180 dagar. Ytterst finns den strategiska zonen, som omfattar beslut som kommer att påverka företaget mer än 180 dagar framåt i tiden.

– Så vitt jag vet har vi en unik uppdelning i hur våra beslut fattas. Jag vet inget annat företag som är organiserat på samma sätt, säger Björn Ströman.

De operativa grupperna träffas varje dag. De operativa ledarna ses en gång i veckan, bland annat för att samordna sig. Varannan vecka möts de taktiska ledarna för att avhandla exempelvis produktutveckling. Den strategiska ledningsgruppen träffas vid behov, ungefär en gång i månaden. Ledordet för alla möten – och för de flesta andra av företagets funktioner – är ”behovsstyrt”. 

En stor del av befogenheterna, ansvaret och kompetenserna har i dag delegerats till de nya ledningsgrupperna. 

– Alla medarbetare kan tydligt se vilka avdelningar som är kopplade till vilka mål. Våra möten är effektiva, vi står upp vid whiteboard-tavlor och brukar vara klara på mellan sex och 35 minuter, säger Henrik Wenklo. 

Consilium Marine & Safety säkerställer även att de mål som har satts upp går att mäta och utvärdera. Det gäller de flesta områden: order, intäkter, produktkvalitet, kostnadsreduceringar och så vidare. 

– En av våra nyckelfrågor är att hitta våra avvikelser. Syftet är hela tiden att fylla igen våra ”gap”, säger Björn Ströman. 

Han har jobbat i företaget sedan 1980-talet och kan se hur arbetssättet har förändrats sedan dess. 
– På den tiden hade vi inte ens ett organisationsschema. Vi var en mindre organisation, men saknade tydliga beslutsforum. 

Inom Consilium-koncernen är det nu Marine & Safety som går i bräschen för det nya, delegerade ledarskapet. Björn Ströman påpekar att det är svårt för alla organisationer att bryta invanda mönster och han är stolt över den resa som företaget har gjort. 

– Vi är långt ifrån klara, men vi är på rätt väg. Inte minst kan vi se att vi har blivit mycket duktigare inom området leveransprecision. Om man spetsar till det hela skulle man kunna säga att vi tidigare inte ens hade kontroll över att vi inte hade kontroll. Nu utgår vi från kundernas behov och från de krav som finns i standarderna. Det är vad som driver oss, och som bidrar till att det föds så mycket energi ur denna organisation. 

– Samtidigt blickar vi framåt, och har börjat nyanställa. Vi är på väg in i nya marknader, framför allt på offshore-området där kraven på produktens funktion och säkerhet är mycket hög, säger Björn Ströman. I den nya, reviderade versionen av ISO 9001 framhålls bland annat vikten av att följa verksamhetens processer och flöden, och försäkra sig om att processerna ger det som kunderna vill ha. Ett annat område omfattar ledarskapet, där kraven på ledningens engagemang har blivit tydligare. Inriktningen stämmer väl överens med det arbetssätt som Consilium Marine & Safety har satsat på de senaste åren. 

– Det känns positivt att standarden närmar sig oss! skojar Henrik Wenklo. Vi ser oss inte som några standardiseringsexperter, men standarderna har varit ett viktigt stöd för oss. Målet har varit att få till ett levande ledningssystem, i stället för att bara hänga ett certifikat på väggen. 

Var med och påverka