ISO 44001 hjälper organisationer att samverka bättre

Som nytillträdd ordförande vill Jacob Westerlund lyfta behovet av att samverkan blir en kritisk del av ledarskapet och affärsstrategin, särskilt i organisationer inom byggbranschen. Till hjälp kan organisationer få strukturerat stöd för hur de bygger tillit, långsiktiga relationer och stärker sin samarbetsförmåga – inte bara i projekt, utan i hela affärsmodellen.

Byggprocessen är komplex och involverar ett stort antal aktörer – allt från beställare och entreprenörer till leverantörer, projektörer och andra yrkesgrupper. Med så många parter inblandade är samverkan avgörande för att lyckas. Och det räcker inte med god kommunikation. Det krävs att hela organisationen – från lednings- till projektgrupp – har samsyn kring vad samverkan är och att alla är beredda att samarbeta strukturerat och tillitsfullt.

– Jag har varit både projektör och entreprenör, men rollerna möttes sällan. Ritningarna gick med post via beställaren utan en gedigen överlämning. Det blev tydligt att vi sprang ett stafettlopp utan samverkan. Jag insåg att det finns bättre sätt att arbeta – tillsammans, säger Jacob Westerlund, strategi- och affärsutvecklingschef på GRK Sverige med tio års erfarenhet som samverkansledare i komplexa bygg- och anläggningsprojekt.

Lätt att samverka när allt går bra

I team där det finns samsyn, tydliga förväntningar och trygga relationer, som präglas av lyhördhet och en förståelse för varandra, finns goda förutsättningar för innovation och minimerad risk för att saker faller mellan stolarna.

– Visualisera din uppfattning av ett rött hus med vita knutar, brukar jag uppmana deltagarna när jag håller samverkans- och projekteringsutbildningar. Någon ritar höga fönster, en annan ett tvåvåningshus. Bilderna blir aldrig likadana! Det visar hur stort tolkningsutrymmet är, även när alla får samma instruktion. Och hur viktigt det är att ha trygga relationer, där alla vågar ställa frågor för att skapa förståelse, samsyn och undvika missförstånd, säger Jacob Westerlund.

Men även när alla är överens, kan samarbetet ändå komma att prövas under projektets gång. Till exempel kan en oväntad upptäckt av berg, där man planerat att gräva, skapa friktion när kostnaderna börjar dra i väg. Oavsett om upphandlingen har skett till fast pris eller samverkansprojekt, är det avgörande för projektets framgång hur ledarna i projektet väljer att förhålla sig.

– Det är lätt att hålla sams när allt går bra, när vi håller tid, ekonomi och kvalitén. Men hur ska respektive organisation bete sig om det inte fungerar som förväntat? Här uppstår en moralisk konflikt då vi å ena sidan förväntas jobba för projektets bästa, men å andra sidan är anställda i en organisation med sina förväntningar och krav. Det ställer ansvariga ledare för projektet inför en svår situation.

– Här ser vi en stor skillnad i hur organisationer ser på samverkan. Skyddar man sin egen organisation för att uppnå kortsiktig ekonomisk vinning? Eller backar man upp sin ansvarige ledare och väljer att söka förståelse för den andra parten, för att därigenom hitta en långsiktigt hållbar lösning?, säger Jacob Westerlund.

Hur säkerställer vi hållbara långsiktiga affärsrelationer?

Ett strukturerat stöd för det senare förhållningssättet sammanfattades redan för åtta år sedan, då ett nytt ledningssystem för samverkan i affärsrelationer publicerades.

– När ISO 44001 kom fick den stor uppmärksamhet inom byggbranschen. Många var entusiastiska. Dessvärre lyfte den aldrig riktigt.

Jacob Westerlund har en teori om att byggsektorn – som redan var tyngd av kraven på hållbarhet, GDPR och allsköns byråkrati från Bryssel – inte mäktade med ytterligare ett kravdokument. Standarden upplevdes vara krånglig och man såg inte dess värde tillräckligt tydligt.

– Ledningssystemet upplevdes vara komplext och svårt att implementera. Det är verkligen synd eftersom standarden kan ge branschen något som den saknar; en gemensam bild av vad samverkan är och vad som förväntas av respektive organisation.

^{Klicka på bilden för att komma till anmälan.}

Avgörande för grön omställning och höjd beredskap

Insikten om att det finns stora samhällsekonomiska värden att hämta hem om större seriösa aktörer börjar nyttja ISO 44001, har gjort Jacob Westerlund så engagerad att han nyss klev in som ordförande i SIS kommitté.

– Behovet av samverkan är större än någonsin. Min ingång till det här är att ta fram kärnan och göra det så enkelt som möjligt för organisationer att nyttja värdet i standarden. Den har inte alla svaren, men väl strukturen och frågorna som behövs för att lyckas genomföra den kulturförändring som är nödvändig för framgångsrika partnerskap. Med stöd av deltagarnas enorma kompetens och erfarenhet kan vi påbörja resan mot att implementera standarden fullt ut i framför allt byggbranschen.

Tiden för samverkan är onekligen den rätta. Sverige står inför flera, med historiskt mått mätt, gigantiska infrastrukturprojekt. Förmågan att samverka är direkt avgörande för såväl den gröna omställningen, som satsningen på att höja vår nationella beredskap.

– Innan man kliver in i ett samarbete bör man ha en grundläggande princip. Genom att jobba närmare våra nyckelaktörer kan vi skapa ett högre värde tillsammans. Standarden hjälper oss att förstå betydelsen av hela värdekedjan, från högsta ledningsgruppens strategi till hur individerna i samverkansprojektet bör agera. Med rätt förberedelser och en 8-stegsmodell, har vi äntligen en gemensam plattform att utgå från, oavsett om du är beställare, entreprenör eller leverantör. 

Sökes: Personer med en samverkansprofil

Det kräver att man utöver ekonomi, tid och kvalitet också behöver följa upp hur projektens samverkan fortlöper. Vi behöver kunna mäta detta och ha system som signalerar ända upp till högsta ledningen om partnerskapet inte fungerar.

– För att skapa goda förutsättningar att lyckas, behöver vi ligga steget före och ha ett ledarskap som prioriterar att både hjälpa den egna organisationen och de andra aktörerna som vi samverkar med.

Det gör det i sin tur nödvändigt att rekrytera personer som har en samverkansprofil – som vill och kan samverka på riktigt.

– Vi måste börja med strategin redan i ledningsgruppsrummet. Hur ska vi förhålla oss till andra utanför organisationen? Hur vill vi upplevas som samverkanspartner? Och vad krävs av oss för att agera rätt i de samverkansprojekt som vi deltar i? ISO 44001 hjälper organisationer att strukturera detta – från ledarskap till praktiskt samarbete.

Är du intresserad av att vara med och påverka utvecklingen mot ökad samverkan? Kontakta Jimmy Yoler, projektledare på SIS.