Standardutveckling · SIS/TK 543

Dokumentbevarande

Kan man egentligen vara säker på att dokument på papper kommer att bevaras över tiden? Är papperet man skriver ut på beständigt, kommer trycket att finnas kvar, är lådan som dokumenten läggs i beständig, utgör lokalen där lådan förvaras en bra miljö? Kan dokument utbytas mellan och utnyttjas av olika system, för olika sorters informationsutbyte? Kan dokument som sparas bevaras över tiden, kan de senare återsökas och kan informationen då tolkas? Finnas det fastställda regler och principer för hur man hanterar och sparar dokument, både elektroniskt och på papper? Denna kommitté arbetar för att säkerställa just detta.

Tillförlitlig dokumentation är till stöd för rättssamhället, underlättar bevisföring och hindrar förvanskning av fakta. Även forskningen är beroende av tillförlitlig dokumentation, både aktuell och arkiverad.

Många aktörer har nytta av standarder som rör alla delar av processen att skapa, identifiera, söka och bevara information och dokument oavsett media. Företag, organisationer, arkiv, bibliotek, rättighets­organisationer och museer berörs, liksom alla som beslutar om och skapar system för dokument- och ärendehantering.

Film, foto, text och inspelningar med standardiserade koder gör identifiering och administration av dokument samt hantering av rättigheter enklare.

Standardiserade kataloguppgifter samt söksystem och format underlättar informationsutbyte. Standard för statistik och prestationsindikatorer underlättar beskrivning och bedömning av biblioteksverksamhet.

Det ska finnas fastställda regler och principer för hur man hanterar och arkiverar dokument på papper och hur man hanterar och konserverar film. Standarder för skrivmedel, förvaringsmiljö och förvaringsmetoder säkerställer långtidsförvaring av olika informationsbärare såsom böcker, papper och diskar.

Standardiserade dataformat för foto och bildlagring är en förutsättning för kontrollerad överföring av oförvanskad information mellan system.

Påverka nationellt och internationellt

Den nationella tekniska kommittén Dokumentbevarande, SIS/TK 543, bevakar och deltar i följande internationella kommittéer;

  • ISO/TC 46, Information and documentation
  • ISO/IEC JTC 1/SC 34, Document Description and Processing Languages
  • CEN/TC 457, Digital preservation of cinematographic works

Kommittén utarbetar även nationella standarder, till exempel för bokbindning, då det finns särskilda behov i Sverige eller om man inte har resurser att driva arbetet internationellt.

Ett värdefullt arbete

I kommittén samlas expertkunskap genom representanter från företag, organisationer, bibliotek och myndigheter eller övriga i branschen. Standardiseringsarbetet ger deltagarna djupare insikt om standardernas krav och hur man resonerar kring dessa, vilket underlättar vid diskussion med olika parter inom området. Deltagarna är samtidigt med och påverkar framtida standarder, vilket också leder till nya insikter och tidig information som kan omsättas i den egna verksamhetsutvecklingen.

Vill du vara med i kommittén?

Du är välkommen att delta i SIS tekniska kommitté för Dokumentbevarande, SIS/TK 543. Kanske att du idag jobbar med sådana frågor eller med övrigt inom området.

För den som vill påverka en internationell standard finns det inget som är så effektivt som att aktivt delta i arbetet. Man kan även engagera sig i kommittén och enbart delta nationellt.

Om du är intresserad av att delta, kan du kontakta oss så berättar vi mer om arbetet. Läs mer om kommittéarbete inom SIS här.

Mer information om kommitténs arbete:

Finansiering
Arbetet styrs och finansieras av de organisationer som deltar i kommittén. Projektavgiften beror på arbetsform och omfattning, samt antal deltagare.

Ämnesområden

Informationsteknik, kontorsutrustning (35) Informationsteknik Allmänt (35.020) IT-tillämpningar (35.240) IT-tillämpningar Allmänt (35.240.01) IT- tillämpningar inom information, dokumentation och förlagsverksamhet (35.240.30) IT- tillämpningar inom vetenskap (35.240.70) IT- tillämpningar inom övriga områden (35.240.99)


Intresseanmälan

Jag vill gärna veta mer om kommitténs arbete.

Nyheter från kommittén

Kommittén slås samman med SIS/TK 546 Informationsförvaltning

Den 9 septebmer 2020 slogs Dokumentbevarande samman med SIS tekniska kommitté 546 Ledningssystem för verksamhetsinformation

I och med sammanslagningen bytte man titel och TK 546 heter numera Informationsförvaltning

Successivt under hösten 2020 kommer kommittén Dokumentbevarande att flyttas över till TK 546 Informationsförvaltning.  

Kontakt

Har du frågor eller vill veta mer om SIS standardiseringsverksamhet? Kontakta gärna oss.

Petra Fogelberg
Projektledare
petra.fogelberg@sis.se

Andrea da Rocha Lins
Projektassistent
andrea.lins@sis.se