Standarder vid inköp och upphandling

Att använda standarder underlättar och effektiviserar arbetet vid inköp och upphandling. Genom att hänvisa till standarder blir kraven tydliga både för beställare och leverantörer. Standarder hjälper samtidigt organisationer, företag och leverantörer att arbeta strukturerat och enhetligt.

Personer som skakar hand vid upphandling.

När det gäller allt ifrån ett litet företag som ska köpa in nya kontorsmöbler, till ett stort globalt företag som ska ingå avtal med nya underleverantörer, så underlättar standarder inköp och upprättande av avtal mm. Ofta finns det redan standarder med färdiga krav och rekommendationer. När leverantörer använder och certifierar sig enligt standarder, och beställare ställer krav på efterlevnad, blir försörjningen av varor och tjänster tydlig, effektiv och transparent. 

Offentlig upphandling

Vid upphandling av varor och tjänster enligt LOU, Lagen om offentlig upphandling, behöver kraven kring bland annat prestanda och funktion göras tydliga. Att hänvisa till standarder underlättar arbetet – både för beställare och leverantörer. Ett strategiskt inköpsarbete ska ytterst möta de politiska mål som organisationen ska uppnå.

Om kravställningen utgår från standarder blir inköpsprocessen:

  • Enklare
  • Tydligare
  • Transparent – för alla parter

Det finns även vägledande standarder som ger myndigheter stöd i processen att genomföra upphandlingen. Standarder för ledningssystem såsom t.ex. ISO 9001, kvalitetsledning, och ISO 14001, miljöledning, som innehåller krav och vägledning för inköpsprocesser. 

Kan standarder vara krav i offentlig upphandling?

Den upphandlande myndigheten kan välja att hänvisa till standarden i sin helhet, eller till en eller flera specifika delar i standarden som beskriver produkter, system, prestanda, symboler, terminologi, konstruktion eller metoder.

När en upphandlande myndighet utformar sina tekniska specifikationer ska utformningen göras i enlighet med 9 kap. 3–5 §§ LOU. De tekniska specifikationerna kan anges som prestanda- eller funktionskrav, standarder och bedömningar, eller en kombination av dessa alternativ. Om de tekniska specifikationerna inte anges som prestanda- eller funktionskrav, ska de hänvisa till standarder och bedömningar. Varje sådan hänvisning ska följas av orden "eller likvärdig".

När det hänvisas till standarder gäller att svensk standard, som stämmer överens med europeisk standard, ska prioriteras först.

Kapitel 9 § 3-5 i LOU behandlar hur kraven i en offentlig upphandling ska utformas.

Krav på tillgänglighet när myndigheten upphandlar

Ett av regeringens mål i den nationella upphandlingsstrategin är att varor, tjänster och produkter ska vara tillgängliga och användbara för alla, oavsett funktionsförmåga.

När det som anskaffas ska användas av fysiska personer ska de tekniska specifikationerna bestämmas med beaktande av samtliga användares behov, däribland tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning.

SIS har på uppdrag av Myndigheten för delaktighet (MFD) tagit fram en kartläggning av standarddokument för tillgänglighet och universell utformning.  

De 82 standarddokument som identifierats i uppdraget har olika omfattningsgrad med avseende på tillgänglighet. Vissa omfattar endast äldre människor, andra avser endast syn- eller hörselnedsättning, medan andra beskriver flertalet funktionsnedsättningar och ytterligare andra avser största möjliga bredd av mänskliga funktioner. Dessa dokument visar exempel på hur tekniska specifikationer kan utformas för att uppfylla EU:s Direktiv om offentlig upphandling och Lagen om offentlig upphandling.

Läs Kartläggning av standarddokument för tillgänglighet och universell utformning - Slutrapport till Myndigheten för delaktighet (Avtal 2016/0207)

Integritet och ansvarighet i offentlig upphandling

SIS har fått i uppdrag att leda ett europeiskt arbete med att ta fram en standard för "integritet och ansvarighet" i offentlig upphandling. Huvudsyftet är att stärka trovärdigheten och förtroendet för upphandlingsprocessen och att säkerställa ett effektivt genomförande av avtal och åtaganden. Svenska intressenter har möjlighet att påverka standardens innehåll genom att delta i SIS/TK 613, Offentlig upphandling. 

Hållbar upphandling

SS-ISO 20400, Hållbar upphandling - Vägledning, är en standard för hur företag, organisationer och offentlig verksamhet kan integrera hållbarhet i inköpsprocessen. Den är ett verktyg för att skapa värde för hela inköpsledet och förtydliga de upphandlingskrav som ställs gällande miljö- och sociala hänsyn. Dessa krav blir mer tydliga i och med EU:s nya upphandlingsdirektiv. Den ger även stöd till inköpsansvariga att etablera och utvärdera egna och andras processer. 

SIS erbjuder utöver standarden även utbildningen: Hållbar upphandling - enligt ISO 20400.


Vägledning om hänvisning till standarder vid offentlig upphandling i Europa

CEN och EU-kommissionen har publicerat en vägledande guide för offentliga upphandlare för hur de ska hänvisa till standarder i samband med offentlig upphandling inom Europa.

Mer information

Kontakta oss om du vill veta mer om hur du kan arbeta med standarder i offentlig sektor.

Conny Callin
Standarder offentlig sektor

070-536 38 14
conny.callin@sis.se