Logga in

Hanterade tolkningsfrågor

 

 


 

 

 

Tolkning av avsnitt 4.4 Miljöledningssystem

Frågan
Hur ska vi tolka 4.4 Miljöledningssystem "... inklusive nödvändiga processer och deras samverkan"?

Behöver vi ett IT-verktyg för att dabas-lagra, rita, få klickbarhet, lagra samband mellan aktiviteterna i verksamhetens processer?

Svar på tolkningsfrågan
Det är lämpligt att ha IT-stöd för att dokumentera och tillgängliggöra ett miljöledningssystem, men det finns inget sådant krav i standarden.

 

 

 

Att bestämma miljöledningssystemets omfattning

Frågan
Frågan handlar om definitionen av miljöledningssystemets omfattning. Tidigare hade användaren definierat miljöledningssystemets omfattning som hela koncernen som organisation, inklusive dotterbolag. Frågan är om skrivningarna i den nya standarden (ISO 14001: 2015) behöver vara mer utförliga än tidigare.

Nuvarande beskrivning kring organisationens miljöledningssystem omfattning lyder:
”X miljöledningssystem omfattar verksamheten i hela X inklusive dotterbolag, men exklusive intressebolag*. Miljöledningssystemet omfattar även X:s produkter och tjänster samt de krav som X ställer på sina leverantörer och hanterar såväl externa som interna miljöfrågor, våra bindande krav samt intressenters väsentliga krav.”

* = Bolag där X inte har majoritetsägarskap i - alltså reducerad möjlighet att påverka fullt ut

Svar på tolkningsfrågan
Nuvarande omfattning är tillräckligt utförligt. Det som är nytt i 2015 års version är framför allt att den dokumenterade omfattningen skall göras tillgänglig för intressenter. Det är också rimligt att ange att minoritetsägda bolag inte omfattas av ledningssystemet.

Generellt kan man säga att för organisationer där all verksamhet omfattas, såsom i det här fallet, är det ingen skillnad mot tidigare. För organisationer vars ledningssystem endast omfattar delar av organisationens verksamhet ställer dock ISO 14001:2015 tydligare krav på beskrivningen av ledningssystemets omfattning. Framförallt måste man beakta vad som sägs i bilagan till standarden: "Bestämningen av omfattningen bör inte användas för att undanta aktiviteter, produkter, tjänster eller anläggningar, som har, eller kan ha, betydande miljöaspekter, eller för att undvika bindande krav".

 

 

 

Kan styrelsen i en organisation uteslutas från termen högsta ledningen

Frågan
Kan styrelsen i en organisation uteslutas från termen högsta ledningen? Följdfrågan blir vad som gäller i en offentlig organisation, huruvida motsvarigheten till styrelsen (nämnden) kan uteslutas?

Tolkning av Tolkningsgruppen för ISO 9001:
Följdfrågan blir vad som gäller i en offentlig organisation, huruvida motsvarigheten till styrelsen (nämnden) kan uteslutas?
Vi anser att man inte kan ge ett rakt JA eller NEJ på den frågan. Styrelsen kan bara uteslutas ur ”den högsta ledningen” om styrelsen inte fattar några beslut som det tydligt anges att den högsta ledningen ska fatta. I fyra av standardens delkapitel (5.1 Ledarskap och åtaganden, 5.2 Kvalitetspolicy, 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen samt i 9,3 Ledningens genomgång) står det att högsta ledningen ska göra saker. Om alla dessa beslut fattas av VD eller någon underställd är villkoret uppfyllt. Fattas beslut i dessa frågor av styrelsen så blir de per definition del av den ”högsta ledningen”.

Exempel på tillämpningar:

  1. Kvalitetspolicyn ska vare sig fastställas eller godkännas av styrelsen eftersom det enligt §5.2.1 är den högsta ledningen som ska ”… upprätta, införa och underhålla en kvalitetspolicy …”. Givetvis bör styrelsen informeras om policyn och den får ha synpunkter och ge råd men om styrelsen fattar ett beslut om att godkänna policyn så blir de per definition ”högsta ledningen”.
  2. Styrelsen får när den behandlar budgeten inte gå emot lednings förslag när det gäller hur mycket resurser som ska gå till förvaltningen av kvalitetsledningssystemet, eftersom det enligt 5.1.1 e) är högsta ledningen som är ansvarig för att kvalitetsledningssystemet ges nödvändiga resurser. Relevant för detta exempel är att det troligtvis hör det till ovanligheterna att de budgetera som styrelser har att ta ställning till är så detaljerade.


Svar på följdfrågan om politisk nämnd:
Frågan innehöll även följdfråga för vad som gäller en i en offentlig organisation, huruvida motsvarigheten till styrelsen (nämnden) kan uteslutas. Samma sak gäller för en nämnd som för en styrelse. De kan bara uteslutas från ”den högsta ledningen” om nämnden inte fattar några beslut som det tydligt anges att den högsta ledningen ska fatta.

Tillägg från Tolkningsgruppen för ISO 14001
Tolkningsgruppen för ISO 14001 stödjer tolkningen av Tolkningsgruppen för ISO 9001 med följande tillägg:

När ISO 14001:2015 refererar till högsta ledningen så avses den högsta ledningen för den organisation som ledningssystemet omfattar, vilket inte behöver vara samma som den organisation som "äger" ledningssystemet. Enligt definitionen av ”top management”/”högsta ledningen” i ISO 14001:2015 är det de som leder och styr en organisation på högsta nivån (med löpande/daglig ledning och styrning) vilket normalt i Sverige inte alltid en styrelse gör. Det är därför särskilt viktigt att beskriva ledningssystemets omfattning noga (enligt 4.3) och att där ange vem/vilka som utgör ledningssystemets högsta ledning. I praktiken är det vanligaste att styrelsen i ett företag eller i en myndighet INTE ingår i högsta ledningen för ledningssystemet. VD kan välja att ta upp t.ex. policy- och strategifrågor med styrelsen, men i sådana frågor är styrelsen närmast att betrakta som en intressent.

 

 

 

Avgränsning av legala krav

Frågan gäller var skiljelinjen går vid certifiering av ett miljöledningssystem enligt ISO 14001:2015 mellan lagstiftning som reglerar frågor om naturmiljön respektive arbetsmiljön. I samband med certifieringsrevision har ett företag fått en avvikelse för att det saknas dokumentation över Arbetsmiljöverkets föreskrifter som har bäring på yttre miljö, exempelvis AFS 2008:13 Skyltar och signaler, AFS 2006:5 Daglig tillsyn av truck, AFS 2006:5 Buller, AFS 2006:4 Användning av arbetsutrustning m.m. Enligt företaget finns det ingen koppling av de exemplifierade författningarna till någon av företagets identifierade miljöaspekter.

Alla företag har en skyldighet att följa tillämpliga regler och bestämmelser i svensk författningssamling (SFS), myndigheters föreskrifter (NFS, HVMFS, KIFS, MSBFS, AFS m.fl.), de förordningar som utfärdas i EUs regelverk samt de beslut som en myndighet eller domstol utfärdar med stöd av miljölagstiftning, exempelvis ett tillstånd enligt 9 kap 6§ miljöbalken (1998:808). En praktisk avgränsning när det gäller vilka myndighetsföreskrifter som kan komma ifråga för ett miljöledningssystem enligt ISO 14001:2015 kan i första hand vara de 26 myndigheter som har ett uttalat ansvar för någon del av arbetet med de nationella miljökvalitetsmålen (Naturvårdsverket, Havs- och vattenmyndigheten, Kemikalieinspektionen, Boverket, Jordbruksverket, Skogsstyrelsen, Strålsäkerhetsmyndigheten och Sveriges geologiska undersökning, SGU m.fl.) men det kan finnas tillämpliga föreskrifter även utanför denna grupp. De direktiv som utfärdas inom EU riktar sig till medlemsländernas regeringar och överförs alltid i svensk författning, varför ett enskilt företag i Sverige kan lämna sistnämnda dokument därhän, eftersom de legala kraven i direktiven återkommer i en svensk författning.

I det nu aktuella fallet gäller det vilka legala krav som bör beaktas i ett miljöledningssystem enligt ISO 14001:2015. I avsnitt 6.1.3 i standarden ISO 14001:2015 står det bland annat att organisationen ”ska fastställa och ha tillgång till de bindande krav som rör dess miljöaspekter, fastställa hur dessa krav är tillämpliga på organisationen, samt ta hänsyn till dessa bindande krav när miljöledningssystemet upprättas, införs, underhålls och ständigt förbättras”. Enligt avsnitt 6.1.2 ska det finnas en förteckning över miljöaspekter och åtföljande miljöpåverkan. Begreppet bindande krav är vidare än enbart legala krav, dvs det är en samlingsbeteckning för ”legala och andra krav”. Hanteringen av sådana andra krav följer samma procedur som gäller för legala krav.

Kraven i standarden innebär att ett företag ska upprätthålla en aktuell förteckning över alla miljöaspekter som har identifierats och som den kan ”styra och påverka”, d.v.s miljöaspekter hos kund eller leverantör kan också komma att ingå i förteckningen, inte bara dem innanför grindarna hos det egna företaget. Den miljöpåverkan som miljöaspekten kan ge upphov till ska framgå av förteckningen. Vidare ska de legala kraven kopplas till resp. miljöaspekt, exempelvis att kontrollera att en transportör har erforderligt tillstånd (15 kap 18-19§§ miljöbalken, 1998:808) för en miljöaspekt som rör hanteringen av avfall. Det räcker alltså inte att bara hänvisa till en enskild författning. Innebörden av det konkreta kravet ska framgå.

I frågeställarens fall finns det inga miljöaspekter som kan kopplas till de exemplifierade författningarna, varför de inte behöver ingå i nämnda förteckningar som upprättas enligt kraven i ISO 14001:2015. I princip gäller samma regler för de företag som ännu tillämpar den tidigare versionen av miljöledningsstandarden ISO 14001:2004.

Företag som tillämpar ett miljöledningssystem kan finna det ändamålsenligt att föra in andra frågor än direkta miljöfrågor i sitt miljöledningssystem. Företaget kan också finna det ändamålsenligt att inom miljöledningssystemet hålla reda på andra legala krav som är viktiga i verksamheten. Sådana aspekter och legala krav faller dock utanför certifieringen av ett miljöledningssystem som upprättats med stöd av ISO 14001:2015.


Utbildningar inom miljöledning ISO 14001

Vad betyder beteckningarna?

Vi lever i en värld av förkortningar. I SIS förkortningsordlista hittar du de allra vanligaste förkortningarna som används i standardiseringssammanhang.