Guide till standarder och standardisering
Har du en fråga om standarder inom informationsförvaltning kan du alltid skicka den till oss.
Nedan försöker vi ge svar på några av de vanligaste frågorna. Listan uppdateras allt eftersom.
Vad är en standard?
Förenklat kan man säga att standarder är gemensamt överenskomna lösningar på återkommande problem.
En mer fullständig definition lyder: dokument, upprättat i konsensus och fastställt av erkänt organ, som för allmän och upprepad användning ger regler, riktlinjer eller kännetecken för aktiviteter eller deras resultat, i syfte att nå största möjliga reda i ett visst sammanhang.
En standard inom informationsförvaltning kan gälla metadata för dokument, format på informationsutbyte inom ett dokumenthanteringssystem eller innehålla krav på åldersbeständighet och hållbarhet för pappersdokument avsedda för arkivering.
När ska man använda en standard?
En standard ska användas om man vill utnyttja vunna erfarenheter och undvika fallgropar. Standard är också bra när man vill skapa ordning och reda eller för att fastställa kravnivåer som produkter och tjänster kan mätas mot. Standarder är viktiga för förmågan att samverka med andra och för att säkerställa att saker (och informationsmängder) passar ihop. På den internationella marknaden är efterlevnad av standarder ofta en förutsättning för att kunna göra sig gällande.
Standarder kan fungera som underlag för att göra en offentlig upphandling mer tydlig och transparent för både myndigheter och leverantörer om man från början vet vilka krav och termer som ska användas.
Se även våra goda exempel på standardanvändning.
Hur vet jag vilken standard jag ska välja, och hur hittar jag dem?
1) Du har ett problem/behov och undrar om det finns en standard som kan hjälpa dig
2) Någon annan har bestämt vilken standard som ska användas – t.ex. i ett upphandlingsunderlag, en myndighetsföreskrift eller ett internt regelverk.
Vet du redan vilken standard du ska tillämpa (alt. 2 ovan) så skaffar du den via www.sis.se eller via abonnemang på SIS tjänst e-nav. Du kan även kontakta SIS Förlag på 08-555-52310.
Om du inte vet ifall det finns en standard för ditt behov eller om du undrar om den standard du hittat är tillämpbar i din situation så kontaktar du Forum iFörvaltnings frågepanel.
Vår ambition är att du ska få svar inom 5 arbetsdagar.
Har du mera komplexa behov kan du ta hjälp av SIS att göra en analys. Tillsammans går vi igenom ert behov av standarder och hur ni på bästa sätt kan tillgodose det. Vi lämnar gärna offert.
Har du tittat i vår standardöversikt?
Finns det olika typer av standarder?
Ja. ISO har en guide (ISO/IEC Guide 2, 2004) som beskriver de olika standardtyperna:
• Grundstandard – en standard som täcker har stor täckning och innehåller generella grundregler för ett specifikt område
• Terminologistandard – en standard som hanterar termer, vanligtvis tillsammans med termernas definitioner, och ibland med förklarande text, illustrationer, exempel etc.
• Teststandard – en standard som berör testmetoder, ibland med kompletterande och relevanta grundregler för testning, t ex urval, användande av statistiska metoder, sekvens av tester
• Produktstandard – en standard som specificerar krav att uppfylla för en produkt eller en grupp produkter, för att säkerställa att de uppfyller sitt syfte
• Processtandard – en standard som specificerar krav att uppfylla för en process, för att säkra att processen uppfyller sitt syfte
• Tjänstestandard – en standard som specificerar krav att uppfylla av en tjänst, för att säkra att tjänsten uppfyller sitt syfte
• Gränssnittstandard – en standard som specificerar krav för kompabilitet av produkter och system vid deras gränssnitt
• Standard för data att tillhandahålla – en standard som innehåller en lista av karaktäristika, d v s värden eller annan data, som ska specificeras för produkten, processen eller tjänsten.
Vad betyder beteckningarna?
Vi lever i en värld av förkortningar. De beteckningar du hittar på en standard kan till exempel vara SS-ISO, SS-EN ISO, CEN/TR och så vidare. I SIS förkortningsordlista hittar du de allra vanligaste förkortningarna som används i standardiseringssammanhang.
Kortfattat så betyder beteckningen SS svensk standard. Det innebär inte nödvändigtvis att den är på svenska. En engelsk ISO standard kan bli fastställd som svensk standard och då få beteckningen SS-ISO. Beteckningen efter ett snedstreck, som till exempel i CEN/TR, anger vilket annat slags dokument det är om det inte är en standard. TR betyder Technical Report.
ISO: International Organization for Standardization
CEN: European Committee for Standardisation
SIS: Swedish Standards Institute
Hur ser förhållandet ut mellan standarder och lagstiftning?
Standarder är frivilliga att tillämpa. Det finns dock fall där myndighetsföreskrifter hänvisar till standarder. Ett exempel är Myndigheten för samhällsskydd och beredskap som i sin föreskrift MSBFS 2009:10 hänvisar till användningen av SS-ISO/IEC 27001:2006 Ledningssystem för informationssäkerhet – Krav. Föreskrifter är bindande regler och för att uppfylla föreskriften behöver man tillämpa standarden.
Vad är ett ledningssystem?
Ett ledningssystem beskriver hur verksamheten bedrivs och styrs. Ett ledningssystem kan beskrivas som organisationens mål samt arbetet med att nå målen – inklusive policy, rutiner och ständig förbättring.
Ett ledningssystem har olika inriktning beroende på vad det syftar till. Exempel är ledningssystem för kvalitet, miljö, kompetensförsörjning, informationssäkerhet och verksamhetsinformation. Det finns flera internationella standarder som kan hjälpa en organisation att bygga upp ett ledningssystem för avsett ändamål. Inom området informationsförvaltning är det framför allt två standarder som är aktuella, SS-ISO 30300 Ledningssystem för verksamhetsinformation och SS-ISO 27001 Ledningssystem för Informationssäkerhet.
Vad är certifiering?
Det är en åtgärd genom tredje part – vanligtvis ett ackrediterat certifieringsorgan – som visar att tillräcklig tilltro har erhållits att en produkt, process eller tjänst är i överensstämmelse med standard eller annat regelgivande dokument. Läs mer.
Hur tar man fram en standard?
De flesta standardiseringsprojekt är internationella och SIS är medlem i den europeiska standardiseringsorganisationen CEN och den globala, ISO. SIS har även nationella standardiseringsprojekt.
De viktigaste stegen i processen förklaras i vår broschyr.
Hur kan jag lära mig mer om standarder och standardisering?
Kontakta oss om du har fråga om standarder inom informationsförvaltning.
Om du är intresserad av att aktivt arbeta med standardisering kan du läsa mer på vår webbsida om kommittéarbete.
Du som väljer att aktivt börja arbeta i en kommitté med standardisering erbjuds även att delta i utbildningar för att lära dig mer.