FAQ

Här publiceras frågor som inkommit till tolkningsgruppen med tillhörande svar. Frågorna och svaren är av naturliga skäl avidentifierade och i vissa fall förenklade för att bli tydliga. Förteckningen är tänkt att vara en hjälp för den som arbetar med tillämpningen av standarden. I vissa svar finns en notering att frågeställningen anses vara av särskild vikt vid framtida revidering av standardtexten i syfte att göra den tydligare och lättare att förstå. Innan man går vidare med sin frågeställning till tolkningsgruppens sekretariat bör man läsa igenom materialet för att försäkra sig om att frågan inte behandlats tidigare.

1. Vad innebär "definiera omfattningen av sitt miljöledningssystem"? (4.1 Generella krav)

Svar: Syftet med kravet att definiera omfattningen av miljöledningssystemet är att organisationen skall beskriva vad som kommer att omfattas av systemet (och därmed vad som exkluderas eller inte kommer att omfattas av systemet). I denna mening är omfattningen det samma som miljöledningssystemets avgränsning. Det kan t ex anges att miljöledningssystemet endast omfattar delar av organisationen (som t ex tillverkningsenheter, distributionsenheter, huvudkontoret eller inköpsenheter).

Avsikten med detta förtydligande i 2004 års version var delvis att höja miljöledningssystemets (ISO 14001) trovärdighet genom att klart avgränsa vad som ingår. De efterföljande avsnitten i standarden kräver att samtliga "aktiviteter, produkter och tjänster" inom miljöledningssystemets omfattning anses utgöra en del av systemet för att försvåra för organisationen att enbart välja ut de enkla delarna. Av ovanstående följer att samtliga miljöaspekter som uppstår inom miljöledningssystemets omfattning behöver beaktas (4.3.1) -både de direkta (kontrollerbara av organisationen) och de indirekta (sådana som den kan påverka). Organisationens möjligheter att påverka miljöaspekter avgör hur långt den kan sträcka sig för att beakta dem i detalj och huruvida de bör resultera i särskilda övergripande och detaljerade mål. Möjligheten att påverka kommer att avgöras av förekomsten av kontrakt eller andra affärsmässiga relationer mellan intressenterna.

2. I ISO 9001:2000 är det mycket tydligt angivet vilka dokument som skall vara skriftliga. I standarden står det "dokumenterad rutin". Emellertid innehåller flera av kravelementen (4.3.1, 4.3.2, 4.4.3, 4.4.5, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.1, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5) i ISO 14001:2004 texten "skall upprätta, införa och underhålla rutiner?". Begreppet rutin uttolkas i definition 3.19 som "angivet sätt att utföra en aktivitet eller process" med en not som säger att "rutiner kan vara såväl dokumenterade som odokumenterade". Innebär detta i strikt mening att organisationen faktiskt inte behöver ha skrivna rutiner för dessa kravelement så länge organisationen kan visa att det finns system för att "upprätta, införa och underhålla" de krav som ställs? 

Ja, men det krävs att organisationen kan visa att rutinen följs.

3. Om frågan om skrivna rutiner ovan är ja, är det då en skillnad mot ISO 9001:2000, där det krävs dokumenterade rutiner för kravelementen om styrning av specificerande dokument (4.2.3), styrning av redovisande dokument (4.2.4), korrigerande och förebyggande åtgärder (8.5.2, 8.5.3) och intern revision (8.2.2)?
Innebär det att en organisation som har integrerat de två standarderna måste följa de krav som ställs i ISO 9001:2000 när det gäller dokumenterade rutiner?

Det beror på om organisationen önskar söka certifiering enligt ISO 9001 eller ISO 14001. För certifiering enligt ISO 9001 krävs dokumenterade rutiner enligt ovan.

4. Krav på att resurser anges i en handlingsplan för hantering av miljöaspekter? (4.3.1) - Är det krav på att resurser anges i en handlingsplan för hantering av miljöaspekter? Det står tydligt att det rekommenderas i en handlingsplan till mål men vad gäller handlingsplaner knutna till aspekter?

Det första steget när ett miljöledningssystem utarbetas är att identifiera organisationens miljöaspekter. Dessa värderas för att bedöma vilka som kan vara betydande. Vissa av de betydande miljöaspekterna styrs genom miljömål och handlingsplaner. För alla betydande miljöaspekter krävs dock att ledningen tillsätter tillräckligt med resurser för verksamhetsstyrning och övervakning/mätning.

När det gäller miljömål krävs handlingsplaner som innefattar dokumenterat resursbehov. Men för miljöaspekter som inte omfattas av något miljömål finns inte motsvarande krav. För dem krävs alltså inte ett dokumenterat resursbehov. Utvärdering av resursanvändningen görs sedan vid ledningens genomgång.

5. Bör en miljörevisor sätta avvikelse som gäller utrymningsövning? (4.3.1 Miljöaspekter)
”Vi är inte helt överens med vår externa revisor om vad en avvikelse avviker mot. Vi har inget emot själva avvikelsen, den är korrekt beskriven och det är inte bra att det är som det är men nu kommer trickigheten. Vi tycker inte den avviker mot ISO1400 då avvikelsen handlar om arbetsmiljö och ISO 14001 handlar om yttre miljö. Om det hade varit våra interna revisorer hade de skrivit en avvikelse mot arbetsmiljölagstiftningen eller mot våra egna interna styrdokument rörande arbetsmiljö och skydd av medarbetare. Är det så att revisorn inte kan göra på samma sätt utan ”måste” hitta en kravtext i antingen ISO14001 eller 9001 att skriva mot? Bifogar avvikelsen och vår motivering till varför inte tycker den avviker mot ISO14001
Avvikelsen: har inte under flera år genomförts någon utrymningsövning för att säkra att det på ett smidigt sätt går att få ut all personal som finns på arbetsplatsen. Avviker mot: ISO14001:2004 4.4. Agerande och beredskap vid nödlägen.” Frågeställarens egna kommentarer/motivering:
1. Utrymningsövning står att man ska göra där så är praktiskt möjligt.
2. Det står också att man ska gå igenom och se över sin beredskap och rutiner för nödlägen och olyckor.
3. Första textraderna i standarden talar om att identifiera och planera för hur organisationen ska agera om sådana situationer uppstår men där kommer även Slamkryparen (dvs vad som är fokus) – man skriver i standarden att det man ska identifiera är; möjliga nödlägen och olyckor som kan påverka miljön. Fokus i deras avvikelse beskriver människor, brandsläckare och utrymningsvägar. (som iof alla delar måste funka för att vi ska kunna minimera miljöpåverkan vid nöd/olycka)

ISO 14001 är inriktad mot miljöaspekter och olycksrisker som är relevanta när det gäller yttre miljöpåverkan. Det innebär att en ”ren utrymningsövning”, som enbart går ut på att säkerställa att personalen kommer i säkerhet vid en brand, gasutsläpp eller liknande inte styrs av standarden. Om en rutin som gäller utrymning av företaget dock har specificerats som en del av dess miljöledningssystem, blir det naturligt för en revisor att skriva en notering/observation på att rutinen inte följs, men inte en avvikelse då bristen inte kan kopplas till krav i ISO 14001.
Oftast medför en brand giftiga brandgaser som, liksom giftiga ämnen från kemikalieolyckor, gasutsläpp m.m. kan påverka människors hälsa. Eftersom människor omfattas av definitionen av miljö i ISO 14001 är det ofta motiverat att identifiera risker vid brand, kemiolyckor, gasutsläpp som risker för miljön och att ha med utrymningsövningar som en åtgärd. Om detta inte gjorts kan det vara rimligt att skriva en avvikelse mot riskbedömningen, men knappast mot att utrymningsövning inte gjorts.

Bränder har betydelse avseende yttre miljöpåverkan. Därför bör rutiner av relevans när det gäller att förebygga och släcka bränder, hantera släckvatten, etc., vara en del av ett miljöledningssystem och granskas vid miljörevision enligt ISO 14001. Det gäller alltså alla olycksrisker som är betydande avseende yttre miljöpåverkan.

6. Definitionen 3.6 anger ”Miljöaspekt = delar av en organisations aktiviteter/verksamhet eller produkter eller tjänster som kan påverka miljön”. Kravelementet 4.3.1 anger: ”organisationen ska ha rutiner för att :a) identifiera de miljöaspekter som orsakas av aktiviteter, produkter och tjänster inom miljöledningssystemets omfattning som”. Mitt problem med innebörden av de två begreppen är att, om jag slår ihop definitionen med kravelementet och byter ut miljöaspekter i kravelementet mot definitionen på miljöaspekter, blir det för mig lite av cirkelformulering: ”Organisationen ska ha ....rutiner för att :a) identifiera de delar av /sin/ organisations aktiviteter/verksamhet eller produkter eller tjänster som orsakas av aktiviteter, produkter och tjänster inom miljöledningssystemets omfattning som...”

Definitionen och formuleringen i kravelementet fungerar inte ihop. Det råder dock inte något formellt fel i skrivningarna i definitionen 3.6 och kravelementet 4.3.1 och hur de ska tolkas tillsammans. Däremot skulle skrivningarna kunna vara tydligare, ty den har skapat vissa tolkningssvårigheter och också varit föremål för diskussion inför revisionen 2004. Frågan om eventuell ändring och/eller förtydligande kommer att hänskjutas till ISO inför nästa översyn och revision. Förslag till ny formulering av första meningen i kravelementet 4.3.1a: ”identifiera de miljöaspekter som organisationen kan styra och påverka inom miljöledningssystemets omfattning”.

7. Detaljnivå i upprättad lagförteckning - Kräver ISO 14001:2004 att man i hänvisning till tillämpliga lagkrav anger i detalj vilken paragraf man anser ha samband med org. miljöaspekter eller räcker det med att ange lagen? (4.3.2)

ISO 14001 kräver att organisationen håller reda på tillämpliga legala krav, inklusive krav i lagar, förordningar, föreskrifter, beslut i form av förelägganden, tillstånd m.m. De legala kraven är sådana som organisationen berörs av och som har samband med miljöaspekterna. Organisationen måste också avgöra vad kraven innebär. Det är alltså ordalydelsen i kraven som är det viktiga och hur dessa hanteras. Det räcker då inte att hänvisa till en bestämd lag. Det är oftast inte heller tillräckligt att hänvisa till en bestämd paragraf, eftersom den svenska lagstiftningen är uppdelad i flera nivåer med lag, förordning, föreskrifter. Dessa författningar hänger ihop på ett sätt som är viktigt att förstå. En paragraf i en lag kan då vara alltför generell för att ge ledning i ett specifikt fall. I de flesta fall är paragrafhänvisning tillfyllest. Däremot räcker det om organisationen kan visa att den känner till substansen i kraven utan att nödvändigtvis klart för sig källan i form av lag och paragraf.

När man sedan kommer till verkligheten är det naturligtvis praktiskt att känna till var den ena och andra regeln kommer ifrån och det är då författningsnummer och paragrafer kommer in. ISO 14001 kräver ju att organisationen håller reda på förändringar i regelverket och då är det ju enklare om man känner till var regeln som ändrats kommer ifrån, t.ex. ändring i reglerna om egenkontroll. Men detta är inget krav som ISO 14001 ställer.

8. En verksamhet har klargjort tillämpliga lagar, inkl förordningar, föreskrifter mm och kollat hur verksamheten berörs av innehållet. Är det vid bedömningen av hur verksamheten berörs ett krav i standarden att varje lag, förordning, föreskrift mm ska brytas ner i delar (som dokumenteras) för att exakt kunna avgöra den exakta beröringen av varje enskild del i lagen,förordningen föreskriften mm? Om verksamheten berörs av t ex 23 lagar mm så kommer nedbrytningen kanske omfatta 3-400 smådelar som ska dokumenteras i lagförteckningen och där varje liten del ska värderas?
(4.3.2 Lagar och andra krav)

Ett av kraven i ISO 14001 innebär att verksamheten skall "identifiera och ha tillgång till tillämpliga legala och andra krav som organisationen berörs av och som har samband med organisationens miljöaspekter". Det innebär att kravet avser alla legala krav som kan beröra verksamheten, dvs inte bara "miljölagar", men begränsas samtidigt till de legala krav som har samband med miljöaspekterna. Den sistnämnda begränsningen innebär att det företrädesvis handlar om "miljölagar". Sedan kan det ofta finnas skäl att också hålla reda på andra legala krav än dem som berör miljöaspekterna men det ligger i så fall utanför ISO 14001 kravbild. Kravet innebär vidare att det är de legala kraven som är intressanta för verksamheten, inte de 23 författningarna. Det första frågeställaren bör göra är att kritiskt granska om verksamheten verkligen berörs av de nämnda lagarna etc och att det i dessa finns legala krav som har samband med de identifierade miljöaspekterna. Om det nu är så är det i denna regelmassa som de legala kraven bör återfinnas. Om det är 300-400 legala krav som åsyftas i frågan är det dessa som verksamheten skall "identifiera, "ha tillgång till" och "ta hänsyn till". Det innebär i så fall att ett antal medarbetare i organisationen behöver känna till och "ta hänsyn till" dessa. Alla behöver säkert inte "ta hänsyn till" allt utan kravbilden fördelas säkert på flera personer. Av frågan att döma rör det sig om en mycket stor verksamhet. Lagkraven bör därmed brytas ner på relevant nivå, exempelvis i en rutin som styr verksamheten.

Det finns inget krav på att alla dessa legala krav skall dokumenteras särskilt, så länge som kraven är identifierade, har relevans för miljöaspekterna och att det finns rutiner som fångar upp kraven. Den enskilde medarbetaren behöver då endast känna till "sina" krav och utforma sin verksamhet i linje med kraven. Lämpligen byggs legala och andra krav in i gällande rutiner, så att medarbetare inte ens behöver känna till de specifika lagarna eller kraven, utan bara följa den gällande rutinen.

Några exempel kan klargöra kravbilden. Det står exempelvis i 6 kap 1§ årsredovisningslagen (1995:1554) att alla årsredovisningsskyldiga företag skall lämna relevant miljöinformation i årsredovisningen. Det är ett exempel på legala krav som ligger utanför miljölagstiftningen. Kravet innebär att den som skriver årsredovisningen också skall ta med miljöinformation, om detta är relevant. Relevant kan det bli om det finns betydande miljöaspekter som har eller kan få stora ekonomiska konsekvenser.

Ett annat exempel är kravet i 26 kap 19§ miljöbalken (1998:808), där det krävs att alla företag som bedriver verksamhet som kan befaras medföra olägenheter för männinskans hälsa eller påverka miljön skall utföra egenkontroll, dvs hålla reda på den miljöpåverkan som sker och vidta de åtgärder som behövs för att minska denna påverkan. Det är säkert ett antal medarbetare i varje företag som på detta sätt berörs. Alla medarbetare behöver naturligtvis för den skull inte känna till innehållet i hela miljöbalken utan bara det specifika kravet. För de företag som redan har infört ett miljöledningssystem uppfyller rimligen detta krav och har rimligen också fördelat det ansvar som krävs och uppfyller då samtidigt det legala kravet.

Den som är juridiskt ansvarig för verksamheten ska kunna känna sig säker på att inte medarbetarna gör lag-/krav-överträdelser och att verksamheten drivs i enlighet med gällande dessa krav. Är kunskapsnivån härvidlag låg inom företaget bör dokumentationen alt. rutinerna vara omfattande, är däremot kunskaperna höga kan dokumentationen minimeras. Visar senare revisioner på brister behövs dokumentations- eller kompetenskompletteringar göras dels som korrigerande åtgärder, dels som förebyggande.

Anmärkning: SIS Tolkningsgrupp för ISO 14001 tolkar "Lagar" så som det står uttryckt i standarden, som "Legala krav".

9. Skall en handlingsplan upprättas för varje övergripande och detaljerat miljömål? (4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner)

Handlingsplaner behövs för att säkerställa att övergripande och detaljerade miljömål nås. Det är naturligtvis möjligt att utveckla en handlingsplan för att uppnå fler än ett övergripande eller detaljerat miljömål och säkert kan några vara mer överhängande än andra att införa.

10. Skall övergripande mål införas för att uppfylla lätt uppnåbara legala krav, eller kan sådana krav hanteras genom att endast införa erforderlig verksamhetsstyrning?  (4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner)

Frågeställningen återspeglar synsättet på lagstiftningen i vissa länder men i Sverige tillämpas en praxis där lagkraven skall vara införda i miljöledningssystemet och bör normalt inte utformas som mål utan inkluderas i bland annat organisationens verksamhetsstyrning. Däremot kan mål utformas för att underlätta för organisationen att uppfylla nuvarande och kommande lagstiftning.

11. Varför har man i ISO 14001 valt att peka på att det kan finnas en eller flera ledningens representanter? (4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter)

Anledningen till att ISO 14001 öppnat för flera "ledningens representanter" är främst att större organisationer ska ha möjlighet att utse olika representanter beroende på krav på specialistkunskaper eller beroende på att verksamheten är så omfattande att det kräver flera representanter, t.ex. verksamheter på flera platser. Den geografiska spridningen av verksamheten kan göra att det blir opraktiskt med en enda representant. Detta finns även beskrivet i den informativa bilagan A.4.1 i standarden.

I princip är det ingen skillnad mellan texten i ISO 14001:1996 och i ISO 14001:2004.

Om man väljer flera, hur bör man resonera när det gäller ansvar och befogenheter för de olika representanterna?

Hur organisationen ska fördela ansvar och befogenheter mellan flera "ledningens representanter" finns inte reglerat i standarden, vare sig i kravdelen eller i annexet. I praktiken är det dock så att organisationen utser en koordinator för ledningens representanter som säkerställer, bl.a. att alla de uppgifter som finns på agendan för ledningens genomgång finns framme.

Men eftersom det saknas formella krav om detta i standarden kan inte en revisor kräva en speciell lösning. Om, t.ex. organisationen finner att det är praktiskt att alla ledningens representanter närvarar vid ledningens genomgång är detta OK på samma sätt som om man har utsett en koordinator som närvarar. Om flera ledningens representanter finns, ex. för olika funktioner i verksamheten, är det viktigt att roller och ansvarfördelning mellan dessa personer är tydliga.

12. Vad betyder egentligen uttrycket "personer som utför uppgifter på organisationens uppdrag" (4.4.2)? 

Med hänsyn till att några av de betydande miljöaspekterna kan påverkas av andra personer än dem som är anställda inom organisationen, har ISO 14001:2004 utvidgats till att omfatta personer "som arbetar på organisationens uppdrag". Kravet innebär att inte bara direkt anställda berörs utan också de som utför uppgifter på dess vägnar. Det kan innebära ägare som arbetar för företaget men inte är anställda i legal mening, tillfällig personal, personal som rekryteras tillfälligt från rekryteringsföretag och som i formell mening är anställda av rekryteringsföretaget men i reell mening arbetar för den aktuella organisationen. Det kan också innefatta entreprenörer och leverantörer även om det inte är en huvudregel. Innebörden av texten är alltså att organisationen kan behöva inkludera fler än de direkt anställda för att utbilda och utveckla medarbetare i miljöledningssystemet. Syftet är att säkerställa att de känner till vad som krävs med avseende på miljöledningssystemet och har nödvändig kunskap, färdighet och kompetens för att kunna utföra sitt arbete och tillämpa systemet.

De frågor som bör ställas vid identifieringen är följande:
• Har organisationen tillräckligt inflytande över dessa personer?
• Kan deras handlingar inom miljöområdet påverka organisationens betydande miljöaspekter, legala ansvar och anseende?

13. Vad innebär texten i ISO 14001: "säkerställa att dokument av externt ursprung, som organisationen funnit nödvändiga för planering och tillämpning av MLS är identifierade och att deras distribution styrs" (4.4.5f)?

Intentionen är att säkerställa att dokument (information på vilket medium som helst - se definition 3.4) som kommer in till en organisation och som är nödvändiga för att tillämpa miljöledningssystemet har givits den betydelse som krävs samt att distributionen är kontrollerad med syfte att säkerställa att informationen är känd där den behövs. Exempel på sådana dokument är externa standarder eller krav (myndighetsbeslut, kundkrav) som påverkar planeringen och därefter tillämpningen av systemet.

Interna dokument, oavsett skälet till varför de upprättats, är inte "av externt ursprung", men omfattas ändå förutsatt att de krävs av miljöledningssystemet eller av standarden (4.4.4, 4.4.5 och 4.5.4), beroende på vad de innehåller.

14. Vad innebär kraven på beredskap för att motverka incidenter och olyckor (4.4.7, Beredskap och agerande vid nödlägen)?

För att kunna utveckla, införa och underhålla ett miljöledningssystem bör en organisation säkerställa att det omfattar såväl normala förhållanden som tillfällen då något går snett. Det bör också innefatta verkliga och möjliga händelser och begreppen "nödlägen" och "olyckor" är tänkta att beskriva sådana plötsliga och oförutsedda händelser som kräver omedelbar handling för att hantera dem. Vidare gäller det händelser som sker av en slump och genom missöden. Kraven på beredskap innebär i praktiken att man identifierar och värderar riskerna samt vidtar åtgärder för att kunna hantera dessa.

15. Avgränsningen av de legala krav för vilka lagefterlevnaden behöver kontrolleras kan vara svår att göra, eftersom många lagar i Sverige är av karaktär ramlagstiftning, till skillnad från lagstiftning i många andra länder som vi verkar inom där de enskilda kraven ofta är tydligare utformade. Ett exempel på övergripande legala krav är de sk hänsynsreglerna i 2 kap miljöbalken. De är av generell karaktär och kan normalt inte hänföras till en specifik miljöaspekt, snarare alla. För våra fabriker som är tillståndspliktiga är frågan mindre komplicerad, eftersom det ingår som ett krav i den årliga miljörapporten att redovisa hur hänsynsreglerna följs. Normalt ger sedan tillsynsmyndigheten ett kvitto på redovisningen som sedan kan användas som efterlevnadskontroll enligt standardens paragraf 4.5.2.

• Men hur gör man för icke-tillståndspliktiga verksamheter?
• Hur bör man hantera dessa i miljöledningssystemet?

När det gäller ramlagstiftning är det i regel så att kraven konkretiseras i kompletterande regler. Ett exempel är kraven på tillstånd för miljöfarlig verksamhet i 9 kap 6 § miljöbalken. I miljöbalken formaliseras egentligen bara beslutsformerna medan avgränsningen av vilka typer av verksamheter som omfattas regleras i en kompletterande förordning (Förordningen 1998:899 om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd) och de konkreta kraven för varje verksamhet i själva tillståndet. De legala kraven enligt punkt 4.3.2 i ISO 14001 uttrycks därför i de villkor som tillståndet är förknippat med.

Hänsynsreglerna i 2 kap miljöbalken gäller generellt för alla typer av verksamheter. Däremot finns det begränsningar när det gäller de tillfällen dessa har giltighet. Kravet är att en verksamhetsutövare i samband med prövning av tillstånd och tillsyn skall kunna visa att hänsynsreglerna följs (1§ 2 kap miljöbalken). För tillståndspliktiga verksamheter (s k A- och B-verksamheter) sker detta i samband med ansökan om tillstånd (9 kap 6 § miljöbalken) För dessa finns det tydliga legala krav enligt punkt 4.3.2 i ISO 14001. Detsamma gäller i samband med andra typer av tillstånd, godkännande eller dispens.

Tillstånden innebär en konkretisering av krav för den prövade verksamheten t ex i form av högsta tillåtna produktionsängd och villkor i form av gräns- eller riktvärden. I den årliga miljörapport som skickas in till tillsynsmyndigheten ska bla finnas: Redovisning av de villkor som gäller för verksamheten samt hur vart och ett av dessa villkor har uppfyllts, redovisning av hur vissa specifika författningar efterlevts, redovisning av utredningar och förebyggande eller efterhjälpande åtgärder, redovisning av åtgärder för att minska förbrukning av råvaror, redovisning av kemiska produkter som kan medföra vissa risker, redovisning av åtgärder för att minska avfallsmängderna och redovisning av åtgärder för att minska vissa typer av risker. Dessa redovisningar motsvarar till delar efterlevnaden av hänsynsreglerna. Verksamhetsutövaren är ensam ansvarig för tolkningen av efterlevnaden men tillsynsmyndigheten kan föreläggande om förtydligande om miljörapportens uppgifter är otydliga. Ofta besvaras miljörapporten med ”Ärendet föreanleder inget ytterligare åtgärd från tillsynsmyndighetens sida” vilka kan användas som en av flera underlag för att styrka den lagefterlevnad som krävs enligt punkt 4.5.2.

När det gäller andra typer av verksamheter (s k C-verksamheter och de verksamheter som inte omfattas av reglerna om tillstånd och anmälan) finns det inga mekanismer anvisade i regelverket på vilket sätt en verksamhet skall visa efterlevnaden av hänsynsreglerna. För dessa verksamheter gäller hänsynsreglerna i två situationer dels i samband med tillsyn av tillsynsmyndighet, dels i samband med att verksamhetsutövaren avser att vidta en åtgärd som är av betydelse för människans hälsa eller miljön. Hänsynsreglerna får därför karaktär av legala krav först i dessa två fall, dvs i samband med att tillsynsmyndigheten utfärdar föreläggande eller annan typ av myndighetsutövning samt i samband med att en verksamhetsutövare behöver vidta åtgärd, som ska vara miljömässigt motiverad och ekonomiskt rimlig för att motverka påverkan av betydelse för människans hälsa eller miljön.

MB 2:5 ställer tydliga krav på energihushållning, källsortering och hushållning med avfall, krav på transporter m.m.. Detta gäller alla, inte bara anmälningspliktiga verksamheter. Kraven begränsas av en rimlighetsavvägning enligt MB 2:7.

Oavsett om verksamheten är tillståndspliktig, anmälnings-pliktig eller ingetdera krävs att organisationen inledningsvis (vid certifiering) identifierar om verksamhetens miljöaspekter berörs av hänsynsreglerna, och om så är fallet också anger på vilket sätt de gör det. Vid en förändring av verksamheten är kravet att göra en förnyad utvärdering av hur miljöaspekternas koppling till hänsynsreglerna berörs av förändringen.

Den verksamhetsutövare som har infört ett miljölednings-system har ju dessutom flera motsvarande regler i ISO 14001 för vilka efterlevnaden återkommande kontrolleras.

16. Carbon offsetting (kopplat till miljömål 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner) - Sometimes organizations claim that they have difficulties to define environmental objectives closer related to their activities. In those organizations, can the only environmental objective be to "offset" their GHG emissions? For example buy GHG emission allowances and invest in environmental projects outside the company like in other countries?

The basic idea of having an environmental management system is to continually improve the organizations environmental performance. The crucial question in this case is how carefully the company in question has carried out its identification process of its significant environmental issues (environmental aspects) pursuant the requirements of ISO 14001 (section 4.3.1) and the assessment of which of these are considered to be significant. It is rare that the identification process stops at only the climate change issue.

To buy climate offsets or invest in serious climate compensation projects (or similar) outside the organization can be valuable from an environmental standpoint. However, environmental objectives must be directed towards the organization’s environmental aspects, which means (3.6) directed towards elements of its activities, products or services of environmental relevance.

Consequently, environmental objectives shall be directed towards elements of an organization’s activities, products or services of environmental relevance. Even if climate compensation (or similar) can be very positive from an environmental perspective, objectives concerning such investments do not fulfill the requirements of ISO 14001, unless the organization can show that they are directed towards its environmental aspects, within the scope of its environmental management system.
Noering: Svensk översättning av svaret publiceras hösten 2012.

17. Ledningens representant (4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter) -  Måste ledningens representant var en medlem av organisationens ledning som är fallet i ISO 9001? Måste ledningens representant vara anställd av företaget? Kan exempelvis en inhyrd konsult uppfylla standardens krav på ledningens representant?

Det finns inget stöd i ISO 14001 för att kräva att ledningens representant varken är en medlem av ledningen eller anställd i företaget. Man kan vara "representant för" utan att vara "en medlem av". I många små företag består ledningen av endast en person (VD, platschef eller motsvarande). Det vore en orimlig tolkning att denne därför också måste vara ledningens representant.

Det är dock i de flesta större organisationer sannolikt önskvärt om ledningens representant även är en medlem av ledningen, vilket oftast säkerställer definierat ansvar och definierade befogenheter.

Företaget måste säkerställa att representanten har befogenheter att besluta om att vidta nödvändiga åtgärder för att underhålla systemet inom alla delar av organisationen, samt att representanten deltar i tillräckligt många ledningsmöten för att förmedla miljöledningssystemets prestanda, exempelvis resultat av måluppföljning, till ledningen för att förbättringsarbetet skall anses vara effektivt. Om detta är säkerställt finns inga krav på att ledningens representant varken är en medlem av ledningen eller anställd på företaget.

18. Undantag från krav 4.5.1 - Ett tjänsteföretag vill bli undantagen krav 4.5.1 (Övervaknings- och mätutrustning) men ackrediteringsfirman anser att det inte kan göras enligt ISO 14001. Företaget använder ingen övervaknings- eller mätutrustning och har andra sätt att säkerställa kvalité på sina levererade tjänster utan att använda sig av maskiner, t.ex. okulärbesiktning, kunduppföljning och projektgranskning.

I ISO 14001 finns det inte möjligheter att undanta krav, i motsats till vad som gäller för ISO 9001. Den intressanta frågan är vad som behöver mätas och hur man mäter. Där är Tolkningsgruppens ansats att det gäller att tänka brett. Mätning och övervakning kan göras på en mängd andra sätt än med maskiner, exempelvis räkna antal reklamationer, följa upp inköp av papper, energi och resor. När det gäller ISO 9001 står det "de processer för övervakning, mätning, analys och förbättring som "erfordras..." I ISO 14001 finns ej "erfordras". Där står i stället att man ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet övervaka och mäta sådant i verksamheten som kan ha betydande miljöpåverkan. Ett exempel: Ett konsultföretag eller tjänsteföretag kan ex. bedöma personalens tjänsteresor som betydande miljöaspekt och därför borde dessa omfattas av kraven i 4.5.1. 

19. Är det ett krav att samtliga arbetsställen (i ett exempelföretag finns det 80 arbetsställen) ska vara föremål för utvärdering av lagefterlevnad varje år? De flesta arbetsställen har mycket liknande verksamhet och därför verkar det ur resurssynvinkel lämpligt med att göra stickprov på ett antal ställen i stället för allkontroll som är ytterst tidsödande. (4.5.2 Utvärdering av lagefterlevnad)

Det grundläggande syftet med såväl 4.3.2 som 4.5.2.1 är att organisationen
• skall veta vilka legala krav som organisationen omfattas av och att förstå vad den behöver göra för att efterleva kraven,
• har rutiner för att efterleva lagarna och kan visa att man efterlever dem.

Kraven i 4.5.2.1 innebär att organisationen själv skall ha en rutin som skall
• omfatta alla för organisationen tillämpliga legala krav som har samband med miljöaspekterna,
• omfatta hela organisationen (eller den del/delar som omfattas av miljöledningssystemet).

Organisationen skall själv ta fram sin rutin. För att kunna demonstrera att den efterlever tillämpliga krav skall rutinen
• vara granskningsbar (skall beskriva metoden varigenom organisationen säkerställer lagefterlevnad; resultatet av utvärderingen skall dokumenteras i redovisande dokument, som skall ingå som underlag vid ledningens genomgång),

• utföras regelbundet med lämplig periodicitet vilken styrs av det enskilda tillämpliga legala kravet och vilken funktion respektive krav är tillämpligt på; det kan vara olika periodicitet för olika legala krav och funktioner.

Rutinen kan beskriva olika metoder för att utvärdera olika legala krav och utnyttja olika informationskällor.

Kontroll att rutinen är implementerad och upprätthållen skall ske genom interna revisioner eller andra interna kontroller. Periodiciteten för kontroll av olika lagkrav kan baseras på behov, till exempel, bedömning av risken för betydande miljöpåverkan som har samband med tillämpliga lagkrav.

20. Utvärdering av att lagar och andra krav följs och 4.6 Ledningens genomgång - Måste en utvärdering av, att lagar och andra krav följs ha ägt rum i direkt anslutning till, före, ledningens genomgång?

För att högsta ledningen ska kunna utvärdera om - och säkerställa att - miljöledningssystemet ”är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt” (4.6) och bedöma ”behovet av ändringar” (4.6) samt kunna ta ställning till ”förändrade förhållanden, inklusive utveckling av lagar och andra krav som kan relateras till organisationens miljöaspekter” (4.6) måste en utvärdering av lagefterlevnad (och andra krav) ha skett minst en gång per år och ganska nära i tiden till den ledningens genomgång där hela ledningssystemets funktion skall utvärderas. Det beslutsunderlag som skall tas fram kan dock komma från olika källor, som då kan vara framtagna vid olika tillfällen.

Det måste dessutom finnas välfungerande rutiner för att fånga upp och införa ändringar, som har skett sedan förra utvärderingen, både vad gäller nya legala krav och ändringar i lagstiftningen samt eventuella ändringar i verksamheten som medför att den berörs av ytterligare legala krav.

Samma resonemang som anges för legala krav är också tillämpligt för andra krav.

21. Vid några tillfällen har revisorer tagit upp förebyggande underhåll (FU) vid revision av miljöledningssystem. Först var jag lite undrande eftersom jag inte själv sett sambandet med t.ex. miljöaspekter, men insåg snart att oönskad miljöpåverkan mycket väl kan bli resultatet av bristande underhåll. Det är därför bra att revisorer lyfter denna frågeställning. Vad jag minns så resulterade diskussionerna dock aldrig i avvikelser mot ISO 14001 (däremot mot ISO 9001 och ISO 22000 vid några tillfällen). Det är därför fortfarande oklart för mig mot vilket eller vilka krav i ISO 14001 som man kan skriva avvikelser.

Har företaget inte identifierat risken för miljöpåverkan vid bristande underhåll i sin miljöaspektlista, så kan man rimligen, beroende på verksamhetens art, skriva en avvikelse mot det. I så fall bör man dock inte skriva ytterligare avvikelse i det skedet (eftersom det inte går att hävda att det är en betydande miljöaspekt innan bedömning av den gjorts). Avvikelse kan i det fall skrivas mot 4.3.1 Miljöaspekter, Om en tänkbar konsekvens av bristande underhåll skulle kunna vara ökad risk för olyckshändelse med miljöpåverkan kan avvikelse också skrivas mot 4.4.7 Nödlägesberedskap.

Har företaget däremot identifierat förebyggande underhåll (eller brist på förebyggande underhåll) som miljöaspekt och bedömt att den inte är betydande men skulle kunna innebära en ökad miljöpåverkan kan revisorn naturligtvis ifrågasätta bedömningen och eventuellt skriva en avvikelse mot 4.6.6 med stöd av 4.2 Miljöpolicy.

Har företaget identifierat miljöaspekten och bedömt att den är betydande, så är det naturligtvis på sin plats att skriva en avvikelse om underhållet är bristfälligt. I detta fall kan avvikelse skrivas mot 4.2 Miljöpolicy och 4.4.6 Verksamhetsstyrning. Det är dock vanligt att underhåll sker på ett tillfredsställande sätt, men att dokumentationen är bristfällig. Det är då tänkbart att skriva avvikelse mot 4.5.4 Redovisande dokument, men om företaget själv bedömer att ytterligare dokumentation inte behövs är det tveksamt att skriva en avvikelse.

Om företaget identifierat brister i förebyggande underhåll som en miljöaspekt och det finns tillämpliga legala krav som kan hänföras till denna miljöaspekt ska företaget kunna visa att verksamheten bedrivs enligt dessa legala krav.

22. Ska revisorer skriva avvikelser mot AFS'ar vid miljö- och kvalitetsrevisioner?

Generellt ingår inte arbetsmiljöfrågor i ett miljöledningssystem som utformats med stöd av ISO 14001. Det finns således inga generella krav som nödvändiggör en granskning av Arbetsmiljöverkets författningar. Däremot kan företaget själv ha identifierat arbetsmiljörelaterade miljöaspekter i sin inventering av miljöaspekter. I så fall kan det naturligtvis finnas tillämpliga legala krav som har samband med den aktuella miljöaspekten.

Vidare kan företaget själv för en miljöaspekt som rör den yttre miljön ha identifierat tillämpliga legala krav av arbetsmiljökaraktär, d.v.s. legala krav som är tillämpliga och har samband med miljöaspekten i fråga. Det ligger emellertid utanför ramen för granskningen av att miljöledningssystem, som utformats med stöd av ISO 14001, att särskilt beröra efterlevnaden av Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS:ar). Om revisorn upptäcker en avvikelse som har med arbetsmiljön att göra är det emellertid aldrig fel att upplysa företaget om detta. Men en sådan observation bör inte rapporteras som en avvikelse i revisionsrapporten.
Om frågeställaren avser ett arbetsmiljö- och miljöledningssystem (eller verksamhetsledningssystem) som utformats med stöd av både ISO 14001 och OHSAS 18001 eller AFS 2000:1 är det naturligtvis helt relevant att skriva avvikelser mot arbetsmiljölag, arbetsmiljöförordning och Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS:ar) om det visar sig att verksamheten inte följer gällande regelverk. I ett sådant fall måste dock tredjepartsrevisorn också vara godkänd arbetsmiljörevisor för att kunna utfärda sådana avvikelser.

 
23. Tilläggskrav i miljöledningssystem som införs och underhålls med stöd av EMAS III i förhållande till ISO 14001


Läs Tolkningsgruppens sammanställning >>