FAQ

Under den här rubriken publiceras frågor som inkommit till tolkningsgruppen med tillhörande svar. Frågorna och svaren är av naturliga skäl avidentifierade och i vissa fall förenklade för att bli tydliga. Förteckningen är tänkt att vara en hjälp för den som arbetar med tillämpningen av standarden. I vissa svar finns en notering att frågeställningen anses vara av särskild vikt vid framtida revidering av standardtexten i syfte att göra den tydligare och lättare att förstå. Innan man går vidare med sin frågeställning till tolkningsgruppens sekretariat bör man läsa igenom materialet för att försäkra sig om att frågan inte behandlats tidigare. Nedan finns också en sammanställning över tolkningsfrågor som behandlats internationellt inom ISO.

Fråga/svar 1 – 8 är översättningar baserade på innehållet i frågeställningar skickade till ISO/TC 207/SC 1, vilket är det sekretariat inom ISO som ansvarar för ISO 14001.

Fråga 1 - ISO 9001:2000 är det mycket tydligt angivet vilka dokument som skall vara skriftliga. I standarden står det "dokumenterad rutin". Emellertid innehåller flera av kravelementen (4.3.1, 4.3.2, 4.4.3, 4.4.5, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.1, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5) i ISO 14001:2004 texten "?skall upprätta, införa och underhålla rutiner?". Begreppet rutin uttolkas i definition 3.19 som "angivet sätt att utföra en aktivitet eller process" med en not som säger att "rutiner kan vara såväl dokumenterade som odokumenterade".

Innebär detta i strikt mening att organisationen faktiskt inte behöver ha skrivna rutiner för dessa kravelement så länge organisationen kan visa att det finns system för att "upprätta, införa och underhålla" de krav som ställs?

Svar - Ja, men det krävs att organisationen kan visa att rutinen följs.

Fråga 2 - Om frågan om skrivna rutiner ovan är ja, är det då en skillnad mot ISO 9001:2000, där det krävs dokumenterade rutiner för kravelementen om styrning av specificerande dokument (4.2.3), styrning av redovisande dokument (4.2.4), korrigerande och förebyggande åtgärder (8.5.2, 8.5.3) och intern revision (8.2.2)? Innebär det att en organisation som har integrerat de två standarderna måste följa de krav som ställs i ISO 9001:2000 när det gäller dokumenterade rutiner?

Svar - Det beror på om organisationen önskar söka certifiering enligt ISO 9001 eller ISO 14001. För certifiering enligt ISO 9001 krävs dokumenterade rutiner enligt ovan.

Fråga 3 - Vad betyder egentligen uttrycket "personer som utför uppgifter på organisationens uppdrag" (4.4.2)?

Svar - Med hänsyn till att några av de betydande miljöaspekterna kan påverkas av andra personer än dem som är anställda inom organisationen, har ISO 14001:2004 utvidgats till att omfatta personer "som arbetar på organisationens uppdrag". Kravet innebär att inte bara direkt anställda berörs utan också de som utför uppgifter på dess vägnar. Det kan innebära ägare som arbetar för företaget men inte är anställda i legal mening, tillfällig personal, personal som rekryteras tillfälligt från rekryteringsföretag och som i formell mening är anställda av rekryteringsföretaget men i reell mening arbetar för den aktuella organisationen. Det kan också innefatta entreprenörer och leverantörer även om det inte är en huvudregel. Innebörden av texten är alltså att organisationen kan behöva inkludera fler än de direkt anställda för att utbilda och utveckla medarbetare i miljöledningssystemet. Syftet är att säkerställa att de känner till vad som krävs med avseende på miljöledningssystemet och har nödvändig kunskap, färdighet och kompetens för att kunna utföra sitt arbete och tillämpa systemet.

De frågor som bör ställas vid identifieringen är följande:

• Har organisationen tillräckligt inflytande över dessa personer?
• Kan deras handlingar inom miljöområdet påverka organisationens betydande miljöaspekter, legala ansvar och anseende?

Fråga 4 - Vad innebär kraven på beredskap för att motverka incidenter och olyckor (4.4.7, Beredskap och agerande vid nödlägen)?

Svar - För att kunna utveckla, införa och underhålla ett miljöledningssystem bör en organisation säkerställa att det omfattar såväl normala förhållanden som tillfällen då något går snett. Det bör också innefatta verkliga och möjliga händelser och begreppen "nödlägen" och "olyckor" är tänkta att beskriva sådana plötsliga och oförutsedda händelser som kräver omedelbar handling för att hantera dem. Vidare gäller det händelser som sker av en slump och genom missöden. Kraven på beredskap innebär i praktiken att man identifierar och värderar riskerna samt vidtar åtgärder för att kunna hantera dessa.

Fråga 5 - Vad innebär "definiera omfattningen av sitt miljöledningssystem"?

Svar - Syftet med kravet att definiera omfattningen av miljöledningssystemet är att organisationen skall beskriva vad som kommer att omfattas av systemet (och därmed vad som exkluderas eller inte kommer att omfattas av systemet). I denna mening är omfattningen det samma som miljöledningssystemets avgränsning. Det kan t ex anges att miljöledningssystemet endast omfattar delar av organisationen (som t ex tillverkningsenheter, distributionsenheter, huvudkontoret eller inköpsenheter).

Avsikten med detta förtydligande i 2004 års version var delvis att höja miljöledningssystemets (ISO 14001) trovärdighet genom att klart avgränsa vad som ingår. De efterföljande avsnitten i standarden kräver att samtliga "aktiviteter, produkter och tjänster" inom miljöledningssystemets omfattning anses utgöra en del av systemet för att försvåra för organisationen att enbart välja ut de enkla delarna. Av ovanstående följer att samtliga miljöaspekter som uppstår inom miljöledningssystemets omfattning behöver beaktas (4.3.1) -både de direkta (kontrollerbara av organisationen) och de indirekta (sådana som den kan påverka). Organisationens möjligheter att påverka miljöaspekter avgör hur långt den kan sträcka sig för att beakta dem i detalj och huruvida de bör resultera i särskilda övergripande och detaljerade mål. Möjligheten att påverka kommer att avgöras av förekomsten av kontrakt eller andra affärsmässiga relationer mellan intressenterna.

Fråga 6 - Skall en handlingsplan upprättas för varje övergripande och detaljerat miljömål?

Svar - Handlingsplaner behövs för att säkerställa att övergripande och detaljerade miljömål nås. Det är naturligtvis möjligt att utveckla en handlingsplan för att uppnå fler än ett övergripande eller detaljerat miljömål och säkert kan några vara mer överhängande än andra att införa.

Fråga 7 - Skall övergripande mål införas för att uppfylla lätt uppnåbara legala krav, eller kan sådana krav hanteras genom att endast införa erforderlig verksamhetsstyrning?

Svar - Frågeställningen återspeglar synsättet på lagstiftningen i vissa länder men i Sverige tillämpas en praxis där lagkraven skall vara införda i miljöledningssystemet och bör normalt inte utformas som mål utan inkluderas i bland annat organisationens verksamhetsstyrning. Däremot kan mål utformas för att underlätta för organisationen att uppfylla nuvarande och kommande lagstiftning.

Fråga 8 - Vad innebär texten i ISO 14001: "?säkerställa att dokument av externt ursprung, som organisationen funnit nödvändiga för planering och tillämpning av MLS är identifierade och att deras distribution styrs" (4.4.5f)?

Svar - Intentionen är att säkerställa att dokument (information på vilket medium som helst - se definition 3.4) som kommer in till en organisation och som är nödvändiga för att tillämpa miljöledningssystemet har givits den betydelse som krävs samt att distributionen är kontrollerad med syfte att säkerställa att informationen är känd där den behövs. Exempel på sådana dokument är externa standarder eller krav (myndighetsbeslut, kundkrav) som påverkar planeringen och därefter tillämpningen av systemet.

Interna dokument, oavsett skälet till varför de upprättats, är inte "av externt ursprung", men omfattas ändå förutsatt att de krävs av miljöledningssystemet eller av standarden (4.4.4, 4.4.5 och 4.5.4), beroende på vad de innehåller.

Fråga 9 - Definitionen 3.6 anger ”Miljöaspekt = delar av en organisations aktiviteter/verksamhet eller produkter eller tjänster som kan påverka miljön”. Kravelementet 4.3.1 anger: ”organisationen ska ha ....rutiner för att :a) identifiera de miljöaspekter som orsakas av aktiviteter, produkter och tjänster inom miljöledningssystemets omfattning som”. Mitt problem med innebörden av de två begreppen är att, om jag slår ihop definitionen med kravelementet och byter ut miljöaspekter i kravelementet mot definitionen på miljöaspekter, blir det för mig lite av cirkelformulering: ”Organisationen ska ha ....rutiner för att :a) identifiera de delar av /sin/ organisations aktiviteter/verksamhet eller produkter eller tjänster som orsakas av aktiviteter, produkter och tjänster inom miljöledningssystemets omfattning som...”

Svar - Definitionen och formuleringen i kravelementet fungerar inte ihop. Det råder dock inte något formellt fel i skrivningarna i definitionen 3.6 och kravelementet 4.3.1 och hur de ska tolkas tillsammans. Däremot skulle skrivningarna kunna vara tydligare, ty den har skapat vissa tolkningssvårigheter och också varit föremål för diskussion inför revisionen 2004. Frågan om eventuell ändring och/eller förtydligande kommer att hänskjutas till ISO inför nästa översyn och revision. Förslag till ny formulering av första meningen i kravelementet 4.3.1a: ”identifiera de miljöaspekter som organisationen kan styra och påverka inom miljöledningssystemets omfattning”.

Fråga 10 - Avgränsningen av de legala krav för vilka lagefterlevnaden behöver kontrolleras kan vara svår att göra, eftersom många lagar i Sverige är av karaktär ramlagstiftning, till skillnad från lagstiftning i många andra länder som vi verkar inom där de enskilda kraven ofta är tydligare utformade. Ett exempel på övergripande legala krav är de sk hänsynsreglerna i 2 kap miljöbalken. De är av generell karaktär och kan normalt inte hänföras till en specifik miljöaspekt, snarare alla. För våra fabriker som är tillståndspliktiga är frågan mindre komplicerad, eftersom det ingår som ett krav i den årliga miljörapporten att redovisa hur hänsynsreglerna följs. Normalt ger sedan tillsynsmyndigheten ett kvitto på redovisningen som sedan kan användas som efterlevnadskontroll enligt standardens paragraf 4.5.2.

- Men hur gör man för icke-tillståndspliktiga verksamheter?
- Hur bör man hantera dessa i miljöledningssystemet?

Svar - När det gäller ramlagstiftning är det i regel så att kraven konkretiseras i kompletterande regler. Ett exempel är kraven på tillstånd för miljöfarlig verksamhet i 9 kap 6 § miljöbalken. I miljöbalken formaliseras egentligen bara beslutsformerna medan avgränsningen av vilka typer av verksamheter som omfattas regleras i en kompletterande förordning (Förordningen 1998:899 om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd) och de konkreta kraven för varje verksamhet i själva tillståndet. De legala kraven enligt punkt 4.3.2 i ISO 14001 uttrycks därför i de villkor som tillståndet är förknippat med.

Hänsynsreglerna i 2 kap miljöbalken gäller generellt för alla typer av verksamheter. Däremot finns det begränsningar när det gäller de tillfällen dessa har giltighet. Kravet är att en verksamhetsutövare i samband med prövning av tillstånd och tillsyn skall kunna visa att hänsynsreglerna följs (1§ 2 kap miljöbalken). För tillståndspliktiga verksamheter (s k A- och B-verksamheter) sker detta i samband med ansökan om tillstånd (9 kap 6 § miljöbalken) För dessa finns det tydliga legala krav enligt punkt 4.3.2 i ISO 14001. Detsamma gäller i samband med andra typer av tillstånd, godkännande eller dispens.

Tillstånden innebär en konkretisering av krav för den prövade verksamheten t ex i form av högsta tillåtna produktionsängd och villkor i form av gräns- eller riktvärden. I den årliga miljörapport som skickas in till tillsynsmyndigheten ska bla finnas: Redovisning av de villkor som gäller för verksamheten samt hur vart och ett av dessa villkor har uppfyllts, redovisning av hur vissa specifika författningar efterlevts, redovisning av utredningar och förebyggande eller efterhjälpande åtgärder, redovisning av åtgärder för att minska förbrukning av råvaror, redovisning av kemiska produkter som kan medföra vissa risker, redovisning av åtgärder för att minska avfallsmängderna och redovisning av åtgärder för att minska vissa typer av risker. Dessa redovisningar motsvarar till delar efterlevnaden av hänsynsreglerna. Verksamhetsutövaren är ensam ansvarig för tolkningen av efterlevnaden men tillsynsmyndigheten kan föreläggande om förtydligande om miljörapportens uppgifter är otydliga. Ofta besvaras miljörapporten med ”Ärendet föreanleder inget ytterligare åtgärd från tillsynsmyndighetens sida” vilka kan användas som en av flera underlag för att styrka den lagefterlevnad som krävs enligt punkt 4.5.2.

När det gäller andra typer av verksamheter (s k C-verksamheter och de verksamheter som inte omfattas av reglerna om tillstånd och anmälan) finns det inga mekanismer anvisade i regelverket på vilket sätt en verksamhet skall visa efterlevnaden av hänsynsreglerna. För dessa verksamheter gäller hänsynsreglerna i två situationer dels i samband med tillsyn av tillsynsmyndighet, dels i samband med att verksamhetsutövaren avser att vidta en åtgärd som är av betydelse för människans hälsa eller miljön. Hänsynsreglerna får därför karaktär av legala krav först i dessa två fall, dvs i samband med att tillsynsmyndigheten utfärdar föreläggande eller annan typ av myndighetsutövning samt i samband med att en verksamhetsutövare behöver vidta åtgärd, som ska vara miljömässigt motiverad och ekonomiskt rimlig för att motverka påverkan av betydelse för människans hälsa eller miljön.

MB 2:5 ställer tydliga krav på energihushållning, källsortering och hushållning med avfall, krav på transporter m.m.. Detta gäller alla, inte bara anmälningspliktiga verksamheter. Kraven begränsas av en rimlighetsavvägning enligt MB 2:7.

Oavsett om verksamheten är tillståndspliktig, anmälnings-pliktig eller ingetdera krävs att organisationen inledningsvis (vid certifiering) identifierar om verksamhetens miljöaspekter berörs av hänsynsreglerna, och om så är fallet också anger på vilket sätt de gör det. Vid en förändring av verksamheten är kravet att göra en förnyad utvärdering av hur miljöaspekternas koppling till hänsynsreglerna berörs av förändringen.

Den verksamhetsutövare som har infört ett miljölednings-system har ju dessutom flera motsvarande regler i ISO 14001 för vilka efterlevnaden återkommande kontrolleras.

Fråga 11 - Varför har man i ISO 14001 valt att peka på att det kan finnas en eller flera ledningens representanter?

Svar - Anledningen till att ISO 14001 öppnat för flera "ledningens representanter" är främst att större organisationer ska ha möjlighet att utse olika representanter beroende på krav på specialistkunskaper eller beroende på att verksamheten är så omfattande att det kräver flera representanter, t.ex. verksamheter på flera platser. Den geografiska spridningen av verksamheten kan göra att det blir opraktiskt med en enda representant. Detta finns även beskrivet i den informativa bilagan A.4.1 i standarden.

I princip är det ingen skillnad mellan texten i ISO 14001:1996 och i ISO 14001:2004.

Om man väljer flera, hur bör man resonera när det gäller ansvar och befogenheter för de olika representanterna?

Hur organisationen ska fördela ansvar och befogenheter mellan flera "ledningens representanter" finns inte reglerat i standarden, vare sig i kravdelen eller i annexet. I praktiken är det dock så att organisationen utser en koordinator för ledningens representanter som säkerställer, bl.a. att alla de uppgifter som finns på agendan för ledningens genomgång finns framme.

Men eftersom det saknas formella krav om detta i standarden kan inte en revisor kräva en speciell lösning. Om, t.ex. organisationen finner att det är praktiskt att alla ledningens representanter närvarar vid ledningens genomgång är detta OK på samma sätt som om man har utsett en koordinator som närvarar. Om flera ledningens representanter finns, ex. för olika funktioner i verksamheten, är det viktigt att roller och ansvarfördelning mellan dessa personer är tydliga.

Fråga 12 - En verksamhet har klargjort tillämpliga lagar, inkl förordningar, föreskrifter mm och kollat hur verksamheten berörs av innehållet. Är det vid bedömningen av hur verksamheten berörs ett krav i standarden att varje lag, förordning, föreskrift mm ska brytas ner i delar (som dokumenteras) för att exakt kunna avgöra den exakta beröringen av varje enskild del i lagen,förordningen föreskriften mm? Om verksamheten berörs av t ex 23 lagar mm så kommer nedbrytningen kanske omfatta 3-400 smådelar som ska dokumenteras i lagförteckningen och där varje liten del ska värderas?
(4.3.2 Lagar och andra krav 4.3.2)

Svar - Ett av kraven i ISO 14001 innebär att verksamheten skall "identifiera och ha tillgång till tillämpliga legala och andra krav som organisationen berörs av och som har samband med organisationens miljöaspekter". Det innebär att kravet avser alla legala krav som kan beröra verksamheten, dvs inte bara "miljölagar", men begränsas samtidigt till de legala krav som har samband med miljöaspekterna. Den sistnämnda begränsningen innebär att det företrädesvis handlar om "miljölagar". Sedan kan det ofta finnas skäl att också hålla reda på andra legala krav än dem som berör miljöaspekterna men det ligger i så fall utanför ISO 14001 kravbild. Kravet innebär vidare att det är de legala kraven som är intressanta för verksamheten, inte de 23 författningarna. Det första frågeställaren bör göra är att kritiskt granska om verksamheten verkligen berörs av de nämnda lagarna etc och att det i dessa finns legala krav som har samband med de identifierade miljöaspekterna. Om det nu är så är det i denna regelmassa som de legala kraven bör återfinnas. Om det är 300-400 legala krav som åsyftas i frågan är det dessa som verksamheten skall "identifiera, "ha tillgång till" och "ta hänsyn till". Det innebär i så fall att ett antal medarbetare i organisationen behöver känna till och "ta hänsyn till" dessa. Alla behöver säkert inte "ta hänsyn till" allt utan kravbilden fördelas säkert på flera personer. Av frågan att döma rör det sig om en mycket stor verksamhet. Lagkraven bör därmed brytas ner på relevant nivå, exempelvis i en rutin som styr verksamheten.

Det finns inget krav på att alla dessa legala krav skall dokumenteras särskilt, så länge som kraven är identifierade, har relevans för miljöaspekterna och att det finns rutiner som fångar upp kraven. Den enskilde medarbetaren behöver då endast känna till "sina" krav och utforma sin verksamhet i linje med kraven. Lämpligen byggs legala och andra krav in i gällande rutiner, så att medarbetare inte ens behöver känna till de specifika lagarna eller kraven, utan bara följa den gällande rutinen.

Några exempel kan klargöra kravbilden. Det står exempelvis i 6 kap 1§ årsredovisningslagen (1995:1554) att alla årsredovisningsskyldiga företag skall lämna relevant miljöinformation i årsredovisningen. Det är ett exempel på legala krav som ligger utanför miljölagstiftningen. Kravet innebär att den som skriver årsredovisningen också skall ta med miljöinformation, om detta är relevant. Relevant kan det bli om det finns betydande miljöaspekter som har eller kan få stora ekonomiska konsekvenser.

Ett annat exempel är kravet i 26 kap 19§ miljöbalken (1998:808), där det krävs att alla företag som bedriver verksamhet som kan befaras medföra olägenheter för männinskans hälsa eller påverka miljön skall utföra egenkontroll, dvs hålla reda på den miljöpåverkan som sker och vidta de åtgärder som behövs för att minska denna påverkan. Det är säkert ett antal medarbetare i varje företag som på detta sätt berörs. Alla medarbetare behöver naturligtvis för den skull inte känna till innehållet i hela miljöbalken utan bara det specifika kravet. För de företag som redan har infört ett miljöledningssystem uppfyller rimligen detta krav och har rimligen också fördelat det ansvar som krävs och uppfyller då samtidigt det legala kravet.

Den som är juridiskt ansvarig för verksamheten ska kunna känna sig säker på att inte medarbetarna gör lag-/krav-överträdelser och att verksamheten drivs i enlighet med gällande dessa krav. Är kunskapsnivån härvidlag låg inom företaget bör dokumentationen alt. rutinerna vara omfattande, är däremot kunskaperna höga kan dokumentationen minimeras. Visar senare revisioner på brister behövs dokumentations- eller kompetenskompletteringar göras dels som korrigerande åtgärder, dels som förebyggande.

Anmärkning: SIS Tolkningsgrupp för ISO 14001 tolkar "Lagar" så som det står uttryckt i standarden, som "Legala krav".

Fråga 13 - Tilläggskrav i miljöledningssystem som införs och underhålls med stöd av EMAS III i förhållande till ISO 14001

Svar - Läs Tolkningsgruppens sammanställning.

Fråga 14 - Är det ett krav att samtliga arbetsställen (i ett exempelföretag finns det 80 arbetsställen) ska vara föremål för utvärdering av lagefterlevnad varje år? De flesta arbetsställen har mycket liknande verksamhet och därför verkar det ur resurssynvinkel lämpligt med att göra stickprov på ett antal ställen i stället för allkontroll som är ytterst tidsödande.
(4.5.2 Utvärdering av lagefterlevnad)

Svar - Det grundläggande syftet med såväl 4.3.2 som 4.5.2.1 är att organisationen

• skall veta vilka legala krav som organisationen omfattas av och att förstå vad den behöver göra för att efterleva kraven,
• har rutiner för att efterleva lagarna och kan visa att man efterlever dem.

Kraven i 4.5.2.1 innebär att organisationen själv skall ha en rutin som skall

• omfatta alla för organisationen tillämpliga legala krav som har samband med miljöaspekterna,
• omfatta hela organisationen (eller den del/delar som omfattas av miljöledningssystemet).

Organisationen skall själv ta fram sin rutin. För att kunna demonstrera att den efterlever tillämpliga krav skall rutinen

• vara granskningsbar (skall beskriva metoden varigenom organisationen säkerställer lagefterlevnad; resultatet av utvärderingen skall dokumenteras i redovisande dokument, som skall ingå som underlag vid ledningens genomgång),
• utföras regelbundet med lämplig periodicitet vilken styrs av det enskilda tillämpliga legala kravet och vilken funktion respektive krav är tillämpligt på; det kan vara olika periodicitet för olika legala krav och funktioner.

Rutinen kan beskriva olika metoder för att utvärdera olika legala krav och utnyttja olika informationskällor.

Kontroll att rutinen är implementerad och upprätthållen skall ske genom interna revisioner eller andra interna kontroller. Periodiciteten för kontroll av olika lagkrav kan baseras på behov, till exempel, bedömning av risken för betydande miljöpåverkan som har samband med tillämpliga lagkrav.

Fråga 15 - Möjlighet för undantag från krav 4.5.1 Övervaknings- och mätutrustning

Jag arbetar på ett tjänsteföretag och undrar om jag kan göra ett undantag från ett element i ISO 14001, i detta fall 4.5.1 Övervaknings- och mätutrustning. Vår ackrediteringsfirma anser att det inte kan göras enl. ISO 14001. Företaget använder ingen övervaknings- eller mätutrustning för sina levererade tjänster och vill därför bli undantagen detta krav i ISO 14001. Företaget har andra sätt att säkerställa kvalité på sina levererade tjänster utan att använda sig av maskiner, t.ex. okulärbesiktning, kunduppföljning och projektgranskning.

Svar - I ISO 14001 finns det inte möjligheter att undanta krav, i motsats till vad som gäller för ISO 9001. Den intressanta frågan är vad som behöver mätas och hur man mäter. Där är Tolkningsgruppens ansats att det gäller att tänka brett. Mätning och övervakning kan göras på en mängd andra sätt än med maskiner, exempelvis räkna antal reklamationer, följa upp inköp av papper, energi och resor. När det gäller ISO 9001 står det "de processer för övervakning, mätning, analys och förbättring som "erfordras..." I ISO 14001 finns ej "erfordras". Där står i stället att att man ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet övervaka och mäta sådant i verksamheten som kan ha betydande miljöpåverkan. Ett exempel: Ett konsultföretag eller tjänsteföretag kan ex. bedöma personalens tjänsteresor som betydande miljöaspekt och därför borde dessa omfattas av kraven i 4.5.1.

Fråga 16 - Måste övergripande och detaljerade mål uttryckligen relateras till organisationens åtagande om att förebygga förorening eller är uppgiften att avgränsa miljöledningssystemet och innebörden av övergripande och detaljerade mål helt och hållet en fråga för organisationens egen bedömning?

Svar - Nej, men organisationen måste kunna visa att de övergripande och detaljerade målen leder till en förbättring av ledningssystemet i syfte att minska organisationens totala miljöpåverkan. Ett åtagande med denna inriktning ska återfinnas organisationens miljöpolicy.

Begreppet förebyggande av förorening återkommer i flera krav i standarden och är en återkommande princip att ta hänsyn till då de olika kraven i standarden ska tolkas om till den egna verksamheten. Därför blir det för organisationen viktigt att fundera på vad begreppet innebär i praktiken och hur man i olika sammanhang arbetar förebyggande. Men det innebär inte att själva begreppet uttryckligen behöver nämnas.

Dock kräver avsnitt 4.2 att en formulering med innebörden av ett "åtagande att förebygga förorening" ska återfinnas i organisationens miljöpolicy. I de fall organisationen inte har några miljömål som innebär att förorening förebyggs måste organisationen därför på annat sätt kunna visa hur den uppfyller detta åtagande. Organisationen kan härvid ta hjälp av avsnitten 4.4.6 och 4.5.3, där begreppen berörs direkt eller indirekt. För att riktigt förstå innebörden av begreppet bör dessa avsnitt, samt avsnitt 4.3.2 och 4.3.3 som berör miljömål, läsas i ett sammanhang. Detta ska också vara kommunicerat inom organisationen. Eftersom miljöpolicyn ska vara tillgänglig för allmänheten bör organisationen också vara beredd på att vid förfrågan från intressenter kunna redovisa hur man uppfyller sitt åtagande.

Fråga 17 - Innebär kravet på att miljöledningssystemet ”införs” att det, förutom det organisatoriska ansvaret, måste finnas enskilda arbetsuppgifter och faktiska resultat av tilldelade arbetsuppgifter?

Svar - Ja, uppgifter och tillhörande befogenheter ska anges där så är relevant för att kunna utföra planerade aktiviteter och verifiera att miljöledningssystemet är infört. I allmänhet behöver inte enskildas namn anges, funktion är tillräckligt.

Ansvar för att införa en organisations miljöledningssystem behandlas i ISO 14001, särskilt i avsnitt 4.3.3 (ansvar för att uppnå övergripande och detaljerade mål - i detta avsnitt används termen "relevanta funktioner och nivåer", men behandlar inte ansvar för enskilda personer), 4.4.1 (definition av uppgifter, ansvar och befogenheter för att underlätta en effektiv miljöledning och ansvar för den utsedda representanten för ledningen), 4.5.3 (ansvar för att hantera avvikelser i systemet - detta avsnitt behandlar inte ansvar för enskilda personer) och 4.6 (högsta ledningens ansvar för att granska systemet).

Det uttryck som används genom hela standarden, "'upprätta, införa och underhålla," indikerar att det inte är tillräckligt att upprätta förfaranden, program eller liknande. De måste också införas.

Därför kommer ett miljöledningssystem som uppfyller ISO 14001
(a) tilldela ansvar i överensstämmelse med ovan refererade avsnitt och
(b) säkerställa att sådana uppgifter utförs. Om tilldelade arbetsuppgifter inte utförs kommer miljöledningssystemet inte att uppfylla kraven.

Fråga 18 - Innebär ISO 14001 att organisationen ska ta hänsyn till legala krav när det gäller att utbilda anställda för att upprätta kompetens och utbildning?

Svar - Avsnitt 4.4.2 i ISO 14001 kräver att organisationen identifierar utbildningsbehov som har samband med organisationens miljöaspekter och dess miljöledningssystem. Kravet innebär inte i sig några legala skyldigheter. Om en organisation är juridiskt skyldig att lämna viss typ av utbildning bör sådan utbildning identifieras som ett "behov". Om personer har arbetsuppgifter relaterade till miljöaspekter som utförs på grund av att det finns relevanta legala krav, ska berörda personer ha kunskap om vad dessa krav innebär.

Fråga 19 - Innebär avsnitt 4.3.2 "Legala och andra krav" att "anläggningen" (relevant organisation) måste ha egen direkt kunskap om de miljömässiga rättsliga krav som gäller för sina produkter i alla länder till vilka de kan exporteras och inte förlita sig på att antingen ett närstående företag som säljer produkten i det importerande landet eller en oberoende importör till vilken det exporteras har tillgång till och kan tillämpa sådan information?

Svar - Denna fråga hänvisar uttryckligen till avsnitt 4.3.2 som kräver att "Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera och ha tillgång till tillämpliga legala …krav … avgöra på vilket sätt kraven är tillämpliga på miljöaspekterna ".

Avsnitt 4.3.2 kräver att organisationen upprättar, inför och underhåller rutiner för att identifiera och ha tillgång till rättsliga krav som är tillämpliga på miljöaspekterna av sin verksamhet, produkter och tjänster. När det särskilt gäller produkter specificerar inte standarden några geografiska gränser eller metoder för att identifiera och ha tillgång till kraven. Det är upp till organisationen att fastställa sina rutiner för att identifiera och ha tillgång till sådana rättsliga krav. Detta kan till stor del bero på avgränsningen av miljöledningssystemet och i vilken omfattning en organisation kan utöva inflytande över sina produkter enligt vad som anges i avsnitt 4.3.1. Det är upp till organisationen själv att definiera sina rutiner på det sätt den behöver vara beroende av utomstående organisationer för att efterleva sådana krav. Standarden ger flexibilitet för organisationen att definiera hur sådana rättsliga krav kommer att identifieras och vem som har ansvaret.

Detta innebär alltså inte ett ansvar för företaget själv att förfoga över egen direkt kunskap om de miljömässiga rättsliga kraven. Däremot innebär det ett ansvar för att säkerställa att sådan kunskap finns och att gällande krav efterlevs i andra länder, i den omfattning som företaget ifråga kan utöva inflytande.

Låt oss exemplifiera med några vanliga fall. Det förekommer regelmässigt att företag som exporterar produkter inom EU får frågor från kunden om vilka rättsliga regler som är tillämpliga. Ofta handlar det då om regler i EUs regelverk i form av förordningar och direktiv. Men det kan också finnas särkrav i olika länder. I de flesta fall har exportföretaget klart för sig vilka regler som gäller för exempelvis leksaker eller tryckkärl och kan då informera kunden om detta. I båda dessa fall har regelverket ett vidare tillämpningsområde än enbart för miljöfrågor men varken kund eller leverantör har i regel något intresse att i dessa fall göra en avgränsning till sådana frågor.

I de fall som produkten inte har fått slutlig utformning utan bearbetas vidare i leverantörsskedjan kan det uppstå svårigheter att lämna kundens kund relevant information. I dessa fall ger standarden vägledning - ansvaret finns så länge som exportföretaget i fråga kan utöva inflytande. I praktiken är detta inflytande rätt litet redan hos kundens kund för att längre ner i leverantörskedjan bli närmast obefintligt.

I de fall exportföretaget inte förfogar över egen kunskap om de rättsliga reglerna i det mottagande landet kan det vara lämpligt att låta det framgå av avtal, köpekontrakt eller annan dokumentation.

Fråga 20 - Vad menas med "åtagande om att följa tillämpliga legala och andra krav" i avsnitt 4.2 (c) i ISO 14001?

Svar - För att förstå vad som menas med "åtagande att följa tillämpliga legala och andra krav" måste standarden läsas som en helhet och sambandet förstås mellan de relevanta bestämmelserna i standarden. Förhållandet mellan ISO 14001 och regelefterlevnad tas upp i ett antal platser i ISO 14001 (bl a 4.2, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.2, 4.4.6, 4.5.3, 4.5.5).

Sammantaget innebär dessa bestämmelser att en organisation, som tillämpar ISO 14001, systematiskt måste identifiera och hantera kraven på efterlevnad. Detta system måste omfatta de komponenter som anges ovan och stödjas på ett korrekt sätt med tillräckliga resurser och definierat ansvar (avsnitt 4.4.1), dokumenteras (avsnitt 4.4.4 och 4.4.5), övervakas, utvärderas och revideras (avsnitten 4.5.1, 4.5.2 och 4.5.5) samt redovisande dokument upprättas och underhållas i tillräcklig grad som belägg för att kraven efterlevs (avsnitt 4.5.4). Den högsta ledningens åtagande om lagefterlevnad understöds av kravet på att högsta ledningen regelbundet ser över att miljöledningssystemet (avsnitt 4.6) är lämpligt och verkningsfullt.

Därför måste organisationen införa ett utarbetat system som klarar högsta ledningens åtagande om att uppfylla gällande legala krav. Detta betyder inte att den genomförande organisationen måste kontrollera att man efterlever kraven till 100% under 100% av tiden.

Fråga 21 - Kräver ISO 14001 (avsnitt 4.5.5) att organisationen genomför sina interna miljörevisioner av miljöledningssystemet så att de täcker alla element (dvs. fulla omfattningen) av standarden ISO 14001?

Svar - Det är revisionsprogrammet till miljöledningssystemet som bestämmer omfattningen av revisionerna. Revisionerna ska baseras på den miljömässiga betydelsen av den berörda verksamheten och resultaten från tidigare revisioner. För att vara heltäckande bör revisionen enligt ISO 14001 omfatta revisionskriterier, omfattning, frekvens och metoder, samt ansvar och krav för att planera och genomföra revisioner, rapportering av resultat och bevara tillhörande redovisande dokument. ISO 14001 kräver inte att alla kraven i ISO 14001 revideras varje gång en revision utförs. Dessutom, för att bestämma revisionsprogram för sitt miljöledningssystem, bör organisationen ta hänsyn till syftet med revisionen, det vill säga att avgöra huruvida miljöledningssystemet 1) överensstämmer med planerade åtgärder för miljöledning, inklusive kraven i ISO14001 och 2) har genomförts korrekt och kan bibehållas.

Fråga 22 - Är det tillåtet för en liten organisation att förklara att den inte har någon betydande miljöaspekt och ändå uppfylla kraven i ISO 14001?

Svar - Nej.

Även om det inte finns något uttryckligt krav i ISO 14001 att en organisation behöver identifiera en eller flera betydande miljöaspekter, finns det ett underliggande antagande att organisationen gör så.

I standardens första avsnitt, Orientering, sägs t.ex. "Denna standard anger kraven på ett miljöledningssystem som gör att en organisation kan utveckla och införa
en policy och upprätta mål som tar hänsyn till ... de betydande miljöaspekterna" och i avsnitt 1 Omfattning sägs "Denna standard specificerar krav på ett miljöledningssystem ... som tar hänsyn ... till kunskap om de betydande miljöaspekterna.Standarden gäller de miljöaspekter som en organisation identifierar som möjliga att styra och de som är möjliga att påverka." Standarden är följaktligen inte avsedd, och därför inte tillämplig, för organisationer som saknar sådan betydande miljöaspekter.

Avsikten med kravet på att avgöra vilka aspekter som en organisation överväger som betydande är att möjliggöra för organisationen att fokusera uppmärksamhet och resurser på sina mest betydande miljöaspekter, med följd att inte alla aspekter kräver eller förtjänar samma grad av insatser. ISO 14001 definierar inte "betydelse", inte heller identifierar den någon yttre eller absolut nivå för vad som ska betraktas som betydande. Betydelse är avsedd att vara ett relativt begrepp. Vad som är viktigt för en organisation behöver inte vara det för en annan, och vad en organisation anser vara en viktig aspekt kan förändras över tiden. Användningen av "betydelse" i ISO 14001 var avsedd att vara ett stöd för att kunna hantera ett brett utbud av miljöaspekter.

Det finns ingen särskild kategori av krav för "små" organisationer i ISO 14001. De krav som anges för ett miljöledningssystem enligt ISO 14001, inklusive sådana som gäller för betydande miljöaspekter, är avsedda att gälla för "... alla typer och storlekar av organisationer ...".

Fråga 23 - Företag A lägger ut (”outsourcar”) delar av sin produktion (t.ex. ytbehandling av metalldelar) till företag B. Företag B är ett separat företag beläget i en annan stad. Anses medarbetare i Företag B vara "personer som arbetar för en organisation eller på dess uppdrag" i förhållande till Företag A? Om så är fallet, vad kräver ISO 14001:2004 av företag A att göra när det gäller att säkerställa kompetensen hos företag B? Vad kräver ISO 14001:2004 av Företag A att göra när det gäller att identifiera utbildningsbehov för medarbetare i Företag B?

Svar - Den viktigaste frågan är om den till företag B outsourcade verksamheten ingår inom avgränsningen till företag A:s miljöledningssystem eller inte. Om den outsourcade verksamheten ingår inom avgränsningen av A: s miljöledningssystem, skall företag A kunna visa att det har kontroll över denna verksamhet enligt alla de standardkrav som är tillämpliga på den outsourcade verksamheten. Det gäller t.ex. miljöpåverkan, kompetens, lagefterlevnad, avvikelsehantering m.m. Om den outsourcade verksamheten ligger utanför avgränsningen för företag A:s miljöledningssystem eller om denna del är undantagen, skall företag A ställa (och följa upp) lämpliga krav på företag B enligt avsnitt 4.4.6 i standarden.

Innebörden av uttrycket "personer som arbetar för en organisation eller på dess uppdrag" är inte definierad i ISO 14001. Uttrycket används på tre ställen i standarden (4.2 och 4.4.2 på två ställen). Organisationen får själv avgöra vilka dessa personer är, baserat på de aktiviteter, produkter och tjänster som utförs inom ramen för det miljöledningssystem som fastställs av organisationen. Avsikten med uttrycket är att säkerställa att organisationen ser bortom dess direkta anställda och även betraktar andra personer som utför arbetsuppgifter som har betydelse för miljöpolicy, kompetens och medvetenhet. Uttrycket "att arbeta ... på uppdrag av" en organisation är inte avsett att ändra något rättsligt förhållande mellan organisationen och någon enskild.

Uttrycket täcker helt klart en organisations egna anställda, inklusive kontraktsanställda och tillfälligt anställda. Det kan också tillämpas på enskilda entreprenörer eller personer anställda av entreprenörer som arbetar för organisationen eller andra leverantörer av varor eller tjänster om dessa individer är engagerade i uppgifter som har betydelse för organisationens miljöledningssystem. Personer som omfattas av detta uttryck fastställs av organisationen från fall till fall.

Ett exempel på när anställda i företag B kan anses arbeta för företag A eller på dess uppdrag är om A lägger ut en bearbetningsprocess, t.ex. ytbehandling, och där A tillhandahåller metodiken, dvs. de rutiner och processbeskrivningar som B ska följa. Om dessa rutiner och processer innehåller moment, råvaror, kemikalier eller komponenter, eller kräver mycket energi, ska A ta hänsyn till dem när A identifierar vilka miljöaspekter som är betydande (se 4.3.1). Om detta resulterar i den utlagda processen hos B finns betydande miljöaspekter, eller aspekter som har betydelse för de betydande miljöaspekter som A identifierat, ska A se till att styrningen av processen utformas med hänsyn till dessa miljöaspekter (se i 4.4..6). A ska t.ex. säkerställa att den personal hos B som utför arbetet har/får den kompetens som behövs (se 4.4.2), samt säkerställa att det finns någon form av kontroll av att arbetet utförs enligt rutinerna (se 4.5.1) och att eventuella avvikelser rapporteras och åtgärdas på ett sätt som uppfyller kraven i A:s system för avvikelsehantering (se 4.5.3). Om det dessutom finns legala miljökrav för processen (vilket är vanligt vid ytbehandling) ska A dessutom identifiera dessa krav (se 4.3.2) samt utvärdera att processen hos B uppfyller de legala kraven (se 4.5.2).

Fråga 24 - Om en organisation med ett miljöledningssystem enligt kraven i ISO 14001 väljer att omfatta krav som rör arbetsmiljö inom sitt miljöledningssystem och planerar att låta även dessa delar revideras i samband med certifiering av miljöledningssystemet kan revisorerna då i certifieringsprocessen väcka avvikelser som relateras till arbetsmiljön i den utsträckning den ingår i organisationens miljöledningssystem?

Svar - En organisation kan välja att omfatta krav som rör arbetsmiljö och andra krav inom sitt miljöledningssystem. Organisationen kan däremot inte "välja" att låta dessa delar revideras i samband med revision av miljöledningssystemet, med mindre man har kommit överens med certifieringsorganet om detta. Detta blir i så fall en process som ligger utanför revision av miljöledningssystemet. Därmed kan inte heller arbetsmiljörelaterade avvikelser (mot "AFS'ar") skrivas på en miljörevision med mindre att det finns stöd i ISO 14001 för avvikelsen.

Däremot är det helt i sin ordning att revisorn i sin rapport skriver noteringar/observationer för att uppmärksamma organisationen på, att det finns brister/avvikelser inom arbetsmiljö eller andra sakområden.

Fråga 25 - Baserat på avsnitt 4.3.1 i ISO 14001:2004, förväntas en organisation styra eller påverka miljöaspekter i följande situationer:
• Förväntas en organisationens huvudkontor (eller huvudkontoret) styra eller påverka miljöaspekterna av sina operativa enheter?
• Förväntas en organisation styra eller påverka miljöaspekterna hos sina
leverantörer och entreprenörer?
• Förväntas en myndighet styra eller påverka de miljömässiga aspekterna hos andra organisationer med dess legala krav?

Svar - Avsnitt 4.3.1 i ISO 14001:2004 kräver av en organisation att ”identifiera de miljöaspekter som orsakas av aktiviteter, produkter och tjänster inom miljöledningssystemets omfattning som organisationen kan styra och de miljöaspekter som den kan påverka”.

Det innebär att frågan begränsas till de miljöaspekter som har samband med
aktiviteter, produkter och tjänster inom ramen för miljöledningssystemet. Denna avgränsning görs av organisation (se avsnitt 4.1). Av dessa miljöaspekter ska organisationen bestämma vilka den kan styra och inte. För de miljöaspekter som den inte kan styra ska organisationen bestämma om den kan utöva något annat inflytande (”påverka”).

Standarden definierar inte några kriterier som en organisation måste använda för att bestämma huruvida den kan styra eller påverka sådana miljöaspekter. Det är upp till organisationen att avgöra detta från fall till fall med hänsyn till sin egna specifika faktorer, såsom ledningsstruktur, lag eller avtal, policies, lokala eller regionala frågor, skyldigheter och ansvar gentemot berörda intressenter, tekniska frågor och konsekvenser för den egna miljöprestanda. Vad som kan vara lämpligt för en organisation behöver inte vara det för en annan. Det är viktigt att notera att det är möjligt för två olika organisationer eller två olika organisatoriska enheter att styra eller påverka "samma" miljöaspekt.

Sammanfattningsvis ansvarar en organisation fullt ut enbart för sina egna miljöaspekter, dvs de som härrör från aktiviteter, produkter och tjänster inom avgränsningarna för miljöledningssystemet och endast de aspekter som den kan styra eller påverka.

När det gäller de tre situationer som ställs i frågan:
1. Bestämma "styrning och påverkan" inom ett företag eller en annan hierarkisk organisation

Ja, delvis. För syftet att identifiera miljöaspekter är avgränsningen av miljöledningssystemet nyckeln. Den beskriver de aktiviteter, produkter och tjänster där miljöaspekter som kan uppkomma och för vilka organisationen måste överväga i vilken omfattning den kan styra eller påverka dessa.

Om miljöledningssystemet är begränsat till huvudkontoret avgränsas frågan om att styra eller påverka till de miljöaspekter som härrör från huvudkontorets verksamhet, produkter och tjänster. Det kan hända att vissa miljöaspekter inte ligger inom företagets huvudkontors inflytande utan istället styrs av en operativ verksamhet. I detta fall måste huvudkontoret överväga om det kan påverka de aspekter som är inom dess räckvidd och ändå styrs av operativa verksamheten.

Om miljöledningssystemets tillämpningsområde är begränsat till en operativ verksamhet avgränsas frågan om att styra eller påverka till denna verksamhet. Den kan bestämma att vissa miljöaspekter inte ligger inom denna operativa verksamhets inflytande utan styrs av annan operativ enhet (t.ex. högkvarter eller en teknisk avdelning). Det åligger då den operativa verksamheten att avgöra om det kan påverka de aspekter som ligger inom sitt miljöledningssystem omfattning men likväl styrs av en annan enhet.

Om miljöledningssystemet omfattar både huvudkontor och operativa verksamheter behöver båda överväga sin kollektiva styrning eller påverkan över de aspekter som uppkommer inom ramen för miljöledningssystemet.

2. Bestämma "kontroll och inflytande" med hänsyn till entreprenörer och leverantörer

Ja. En organisation ansvarar inte för miljöaspekterna hos dess entreprenörer eller leverantörer, den är endast ansvarig för sina egna miljöaspekter. Däremot kan en organisation ha miljöaspekter som är förknippade med verksamhet inom sitt eget miljöledningssystems omfattning men där verksamheten utförs av entreprenörer, eller miljöaspekter som följer av material eller tjänster som köps från leverantörer. För dessa miljöaspekter måste organisationen överväga vilken styrande inverkan den kan ha, t.ex. genom avtal, och vilken påverkan den kan utöva, t.ex. genom inköp.

3. Bestämma "kontroll och inflytande" för en myndighet

Ja. När en myndighet identifierar miljöaspekter i samband med dess verksamhet, produkter och tjänster, måste den överväga samma frågor som andra organisationer. Det innebär att den måste den bestämma graden av styrning eller påverkan över de identifierade aspekterna. Det är uppenbart att en sådan myndighet kan påverka eller till och med uppfattas styra vissa miljöaspekter som har samband med organisationer som den reglerar.

Det viktiga är att myndighet definierar miljöaspekter som uppstår från
aktiviteter (t.ex. att fastställa riktlinjer för vattenkvalitet), produkter (t.ex. tillstånd för utsläpp) och tjänster (t.ex., inspektion) inom sitt miljöledningssystems omfattning. Frågan om att bestämma vilka aspekter som är under myndighetens styrning eller påverkan följer samma logik som för andra organisationer.

Det kan tilläggas att lagen om offentlig upphandling styr hur miljökrav kan ställas i samband med statliga myndigheters upphandlingar. Lagen bygger på ett direktiv i EUs regelverk. Det förekommer också i statlig och kommunal verksamhet ramavtal som myndigheter är skyldiga att använda sig av, vilket också påverkar möjligheterna att formulera relevanta miljökrav.

Fråga 26 - Är det tillåtet att införliva det föreskrivna detaljerade miljömålet i det dokumenterade övergripande miljömålet för att inte uttryckligen identifiera det som ett detaljerat miljömål? Till exempel upprättar en organisation ett kalenderår målet att minska sina utsläpp i luften av förorening XXX från 1000 ton till 900 ton.

Avsnitt 4.3.3 säger att: "De övergripande och detaljerade miljömål skall vara mätbara, där så är praktiskt möjligt..." Är det då möjligt att ha ett detaljerat miljömål som inte är mätbart, det vill säga, när det kan visas att det inte är möjligt att mäta det?

Svar - Standarden hindrar inte en organisation från att inkludera det detaljerade miljömålet i det dokumenterade övergripande miljömålet.

Genom att inkludera förbehållet "där så är praktiskt möjligt", godtar ISO 14001:2004 att det kan finnas situationer då det kanske inte är möjligt för en organisation att mäta ett mål. Begreppet "mäta" bör ses i vid bemärkelse och kunna avse många olika former av uppföljning.

Fråga 27 - Beroende på avsnitt kräver ISO 14001 ibland en ”rutin” eller ett "förfarande" och andra gånger krävs en "dokumenterad rutin". ISO 14001 definierar en rutin som "förfarande eller angivet sätt att utföra en aktivitet". Definitionen innehåller anteckning, "rutiner kan vara såväl dokumenterade som muntliga". Vänligen förtydliga vad som menas med ett förfarande som inte är dokumenterat.

Svar -  I 2004 års översyn av ISO 14001 togs alla förekomster bort av termen "dokumenterad rutin" utom i avsnitt 4.4.6 om verksamhetsstyrning. Avsnitt 4.4.6 i ISO 14001:2004 kräver dokumenterade rutiner för att styra situationer där avsaknaden kan leda till avvikelser från miljöpolicy, övergripande och detaljerade mål.

"Dokument" definieras i klausul 3.4 som information och tillhörande medium (t.ex.papper, magnetiskt, registrerats elektroniskt eller optiskt i dator, på skiva eller annat medium eller fångats på ett foto).

En dokumenterad rutin är ett angivet sätt att utföra en aktivitet eller en process som till exempel överförts på papper, registrerats elektroniskt eller optiskt i dator, på skiva eller annat medium, eller fångats på ett foto. Formen för dokumentationen är alltså inte given utan kan återspeglas som mallar, lathundar, informationstexter, checklistor m.m. En odokumenterad rutin har inte överförts på något av de media som anges (till exempel att muntligt kommunicera stegen för att utföra en aktivitet eller process). För att säkerställa att odokumenterade rutiner fungerar som avsett är det vanligt att man går igenom dem i internutbildningar. Den/De som håller i utbildningen får därigenom också ett ansvar och kunskap som kan användas i de interna revisioner av odokumenterade rutiner.

Fråga 28 - Vad hänvisar begreppet "planerade åtgärder" (ISO 14001:2004, avsnitt 4.5.5 Internrevision, första meningen) till när det används i syfte att fastställa om miljöledningssystemet 1) överensstämmer med planerade åtgärder för miljöledning, inklusive kraven i denna International Standard ... "?

Svar - Termen "planerade åtgärder" som används i punkt 4.5.5 i standarden hänvisar till de krav som en organisation fastställt för sig själv när den genomför sitt miljöledningssystem. Dessa planerade åtgärder omfattar till exempel rutiner, processer och andra systemkrav. Därför kräver standarden att omfattningen av en organisations interna revisioner täcker organisationens bestämmelser och krav inom miljöledningssystemet (inklusive de som beskrivs i rutiner i organisationens miljöledningssystem och andra dokument som har tillförts miljöledningssystemet) som har upprättats och införts för att hantera kraven i ISO 14001:2004 samt de eventuella ytterligare krav som organisationen väljer att ålägga sig själv.

Fråga 29 - Företaget har har ett fungerande system för internrevisioner och för avvikelsehantering. I såväl i internrevisionen som avvikelsehanteringen har man noterat avvikelser, man har fastställt åtgärder som ska vidtas, utsett ansvariga och man är i fas med sin plan för att åtgärda avvikelserna.

Vid en externrevision bedömer de flesta revisorer då att systemet fungerar och att man har ett fungerande sätt att åtgärda avvikelserna och de skriver därför inga avvikelser baserade på de avvikelser företaget själva upptäckt och håller på att åtgärda.

Några revisorer betraktar dock dessa avvikelser, så länge åtgärderna inte är genomförda och stängda, som avvikelser mot standarden och noterar dem som avvikelser i sin externrevision. Ger standarden verkligen utrymme för denna tolkning?

Svar - Varken standarderna ISO 14001 eller 19011 ger någon tydlig vägledning till frågan. Men vi gör ändå en rimlig tolkning av andemeningen. Det finns flera parametrar i denna fråga och det går inte att säga generellt att externrevisorn skall eller inte skall skriva en egen avvikelse i dessa fall. Huvudprincipen bör dock vara att avvikelser från internrevision och de åtgärder som följer av detta inte behöver upprepas i externrevisorns granskning. Det är ju det internrevisioner går ut på, att verifiera systemet, hitta avvikelser och se till att dessa åtgärdas och förhindra att de upprepas. Om denna process fungerar visar det på ett väl fungerande miljöledningssystem. Ett miljöledningssystem med internrevisioner som inte identifierar några avvikelser kan misstänkas vara ineffektivt.

Men det finns situationer då detta inte gäller. Mycket beror t.ex. på hur effektivt organisationens eget system för korrigerande åtgärder fungerar eller hur allvarlig avvikelsen är för att miljöledningssystemet skall kunna fungera. Det kan vara så att någon av de interna avvikelserna är av allvarlig typ - en stor avvikelse. Då är det rimligt att den externa revisorn beaktar också denna stora avvikelse men inte sätter tidsramar och övervakar processen med åtgärder på samma sätt som för andra avvikelser. Det är också rimligt att externrevisorn tydligt noterar att avvikelsen var identifierad och godtagbart åtgärdsprogram initierats.

Ett förekommande förfarande i ett sådant fall är att certifieringsorganet skriver en liten avvikelse eller uppföljningsobservation i de fall organisationen själv hittat en stor avvikelse och hanterar den på ett effektivt och riktigt sett. Ett sådant exempel är en miljöincident som noterats som en avvikelse mot interna rutiner och som organisationen enligt gällande regler rapporterat till tillsynsmyndigheten.

Det kan också förekomma att en organisation accepterar långa tider för att åtgärda avvikelser från internrevision. Externrevisorn kan i sådana fall komma fram till att det är motiverat med en avvikelse också i sin granskning om det krävs för att systemet skall anses vara effektivt. Ett moment i avvikelsen bör då vara ett påpekande om långa "handläggningstider".

Fråga 30 - Kräver standarden att företag väljer interna revisorer som är certifierade miljöingenjörer/miljörevisorer, har en bakgrund inom miljöledningsområdet eller har tidigare arbetserfarenhet inom miljöområdet? Avsnitt 4.5.5 i ISO 14001:2004 säger bl a följande: "Revisorer skall väljas och revisioner skall genomföras på sådant sätt att objektivitet och opartiskhet i revisionsprocessen säkerställs". Jag tror att jag kan använda personal som är utbildade i revisioner, oavsett arbetserfarenhet inom miljöområdet. Jag tror att internrevisorn bör vara oberoende av den operativa miljöpersonalen för att garantera objektivitet och opartiskhet. Jag tror också att med rätt utbildning, att den grupp som utför internrevision av kvalitetsledningssystemet kan granska miljöledningssystemet. Kan ni ge några förtydliganden på denna punkt?

Svar - ISO 14001:2004 innehåller inte några specifika krav på certifiering, utbildning eller praktik för interna revisorer eller någon annan position. Avsnitt 4.4.2 om kompetens, utbildning och medvetenhet kräver av en organisation att "identifiera utbildningsbehov som har samband med miljöaspekterna och miljöledningssystemet", tillhandahålla utbildning eller vidta andra åtgärder för att tillgodose sådana behov "och" bevara tillhörande redovisande dokument ". Således är det avsikten med ISO 14001 som organisationen bestämmer vilken utbildning är lämplig för sitt internrevisorer.
[OBS: Även om det inte krävs av ISO 14001, vägledning om val och kompetens internrevisorer finns i ANSI / ISO / ASQ QE 19011S-2004, 7 klausul, kompetens och utvärdering av revisorer.]

I Sverige är det möjligt att certifiera enskilda personer enligt kraven i standarden för revision av ledningssystem, ISO 19011:2011.

Fråga 31 - Innebär avsnitt 4.3.2 (b) att en organisation måste visa på en koppling mellan varje aspekt och dess tillämpliga legala och andra krav? Om så är fallet, vilken dokumentation krävs?

Svar - Avsnitt 4.3.2 (b) i ISO 14001: 2004 kräver av en organisation ”att upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera och ha tillgång till legala och andra krav” som gäller för miljöaspekterna. Kravet innebär att en organisation inte bara måste identifiera och ha tillgång till krav som har samband med sina miljöaspekter, utan också känna till på vilket sätt dessa krav är tillämpliga på miljöaspekterna. Avsikten är att organisationen förstår dessa krav tillräckligt bra för att införa åtgärder för att motverka dem. Det finns inga särskilda krav för att upprätta en "koppling" mellan varje miljöaspekt och identifierade legala och andra krav.

När det gäller dokumentation finns det inga särskilda krav i punkt 4.3.2 (b) i ISO 14001 att dessa överväganden eller den resulterande informationen behöver dokumenteras. Avsnitt 4.4.4 (e) om dokumentation överlämnar frågan till varje organisation att avgöra vilka dokument, inklusive redovisande dokument, som är nödvändiga för att säkerställa effektiv planering, drift och styrning av processer som har samband med organisationens betydande miljöaspekter. Dessutom kräver avsnitt 4.5.4 om redovisande dokument att organisationen upprättar redovisande dokument i de situationer där sådan dokumentation behövs för att kunna påvisa överensstämmelse med kraven i sitt miljöledningssystem och ISO 14001 och de resultat som uppnåtts. Eftersom redovisande dokument inte är det enda sättet för att påvisa överensstämmelse, vilket bekräftas i bilagan not till A.5.4, måste organisationen bestämma i vilka situationer som kräver sådan dokumentation.

Fråga 32 - Finns det en förväntan i ISO 14001:2004 att efterlevnad av alla tillämpliga legala och andra krav kommer att bedömas för alla miljömedier (luft, vatten, mark) över en del tidsperiod (exempelvis 3-5 år) eller kan periodiska bedömningar om efterlevnad av kraven genom stickprov (utvalda på basis av
betydelse för miljön av aktiviteter, tidigare avvikelser och andra faktorer) betraktas som tillfyllest?

Svar - ISO 14001 kräver att organisationen regelbundet utvärderar att den följer alla tillämpliga lagstadgade krav (avsnitt 4.5.2.1) och andra krav (avsnitt 4.5.2.2) som kan hänföras till dess miljöaspekter. Den anger inte en viss metodik eller frekvens för detta. Periodiska bedömningar av efterlevnad som görs genom stickprov kan uppfylla detta krav om de tillsammantaget täcker alla tillämpliga legala och andra krav under en period som definieras av organisationen.

Fråga 33 - Kräver ISO 14001 (avsnitt 4.5.5) att organisationen bedriver sin interna miljörevision på årsbasis?

Svar - Nej. Avsnitt 4.5.5 kräver att de interna miljörevisionerna av en organisations miljöledningssystem ska genomföras med planerade intervall. Eftersom uttrycket "med planerade intervall" inte definieras i ISO 14001, kan dessa revisioner genomföras på årsbasis eller med något annat tidsintervall.

Det är alltså upp till varje organisation att planera sina revisioner så att det passar den egna verksamheten. De flesta organisationer kan finna det effektivt med tätare revisioner än årsvis.

För de organisationer som väljer att certifiera sitt system kan det ändå vara ändamålsenligt att välja åtminstone samma periodicitet som de externa revisionerna. Normalt kräver de ackrediterade certifieringsföretagen att interna miljörevisioner utförs åtminstone årligen. 

Fråga 34 - (4.3.2) Måste en reglerad miljöaspekt automatiskt betraktas som en betydande miljöaspekt?

Svar - Nej, avsnitt 3.6 anger att en betydande miljöaspekt har eller kan ha en betydande miljöpåverkan. ISO 14001 fastställer inte några kriterier för att bestämma betydelsen.

Ett exempel på ett sådant legalt krav är en organisation som har strikta krav på högsta bullernivå vid närmaste bostadsfastighet men där avståndet dit är så långt att kravet i verkligheten är ointressant.

Fråga 35 - (4.3.3) Måste varje övergripande mål ha ett mätbart detaljerat mål? Eller kan en organisation ha[r] ett övergripande mål utan ett mätbart detaljerat mål?

Svar - Ja, varje övergripande miljömål måste ha minst ett mätbart detaljerat miljömål. Definitionen av detaljerat miljömål (avsnitt 3.12) innebär
”…specificerade krav på prestanda … som följer av de övergripande miljömålen och som behöver fastställas och uppfyllas för att uppnå dessa mål".

Dessutom, anger avsnitt 4.5.1 om övervakning och mätning att organisationen måste
”… upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet övervaka och mäta sådant i verksamheten som kan ha betydande miljöpåverkan. Rutinerna skall omfatta dokumentering av uppgifter som redovisar organisationens miljöprestanda, tillämplig verksamhetsstyrning och överensstämmelse med organisationens övergripande och detaljerade miljömål”. Följaktligen måste detaljerade miljömål också vara mätbara.

Standarden hindrar inte en organisation från att ha inkludera det detaljerade miljömålet i det dokumenterade övergripande miljömålet.

Genom att inkludera förbehållet "där så är praktiskt möjligt", godtar ISO 14001:2004 att det kan finnas situationer då det kanske inte är möjligt för en organisation att mäta ett mål. Men i de flesta fall går det ändå att avgöra om en händelse har inträffat eller inte och på så sätt övervaka måluppfyllelsen.